小學檔案管理制度13篇
小學檔案管理制度13篇
在日常生活和工作中，制度使用的情況越來越多，制度泛指以規則或運作模式，規範個體行動的一種社會結構。這些規則蘊含著社會的價值，其執行表彰著一個社會的秩序。制度到底怎麼擬定才合適呢？下面是小編幫大家整理的小學檔案管理制度，供大家參考借鑑，希望可以幫助到有需要的朋友。
小學檔案管理制度1
為促進教育科研檔案工作規範化、科學化、制度化，不斷提高學校管理水平，使教育科研檔案更好地為教師服務，為提高教育質量服務，根據《中華人民共和國檔案法》和我校教育科研檔案工作實際，特制訂本制度。
一、立卷歸檔學校、區、市、省、全國級教育科研立項課題均要立卷歸檔。各級的立項課題結題二個月後由學校教科室負責人將所有材料（立項檔案、課題申報表、實施方案、實驗報告或結題論文，以及調查材料等）立為一卷。
二、裝訂成冊檔案按檔案內容進行分類並裝訂成冊，標題簡明確切，書寫整齊，編好明碼。
三、分類存放按明碼順序分類存放，擺放整齊，存放處有防火、防盜、防潮、防塵、防光、防黴、防鼠等設施。
四、保管期限省、國家級立項課題保管期限為永久，區、市級立項課題保管期限為長期，學校立項課題保管期限為短期。
五、借閱利用因工作需要借閱教育科研檔案，應履行借閱登記手續，用後及時歸還。查閱時不得汙損、卷折，不得在卷內劃線、打圈、批註和塗改。若需要影印，請示有關領導批准後方可影印。
小學檔案管理制度2
一、檔案室應以科學、堅固、安全為基本條件，標準溫度為14—24℃，標準相對溼度為45—60%，應裝備必要的防火、防盜、防潮、防塵、防強光、防高溫、防蟲等設施。
二、庫房的檔案櫃、架按要求進行排放，對接收來的檔案要進行分類、登記、統計和必要的加工整理。
三、檔案室應納入學校自動化管理系統，根據工作需要要逐步設定計算機、影印機、照相機等現代化管理裝置。
四、檔案部門應對檔案的安全定期組織檢查，記錄在案，發現問題，及時解決。
五、檔案室工作人員調、換工作時應有嚴格的交接手續。
六、非工作人員不得擅自進入檔案室，節假日加強保衛工作。
七、檔案保管工作，必須認真嚴格地按照各項規章制度辦事，不得徇私舞弊，翫忽職守。
小學檔案管理制度3
為了加強體育教學檔案管理工作，提高體育教學檔案的質量和科學管理水平，體現體育組的教學情況，實現教學檔案工作的標準化，規範化和現代化，更好地為體育組的教學服務，特制定本制度：
一、歸檔
體育教學檔案材料歸檔是指把體育組在教學過程中形成的具有儲存價值的資料和檔案，按照分類保管的辦法集中存放，以供檢索、查閱。
二、歸檔範圍
1、教育局及學校有關體育教學的檔案；
2、體育組人員組成及變動情況，教師業務情況登記表，教師基本情況材料（含學歷、學位、職稱、履歷、業務情況獎懲、科研成果等的原件或影印件）；
3、教學改革方案、計劃；
4、教材、教學參考資料，各種圖片、聲像資料；
5、典型教案、體育教師備課計劃及記錄；
6、教學進度表；
7、教學總結與考核；
8、運動會方案、比賽過程圖片、比賽結果；
9、學生考試成績及學生體質與健康測試達標情況；
10、學生在各類體育比賽中的獲獎證書。
三、歸檔程式
（一）形成積累
1、在教學過程中，各體育教師把自己的有關需歸檔的材料整理完畢並寫好目錄，裝訂後交體育組檔案管理員（如果沒有專職管理員的，一般由體育組組長兼任）歸檔；
2、體育組檔案管理員按檔案材料分類列表歸檔，並定期整理。
（二）整理組卷
1、檔案管理員要對檔案進行分類存放，並造冊存於電腦，以供查閱；
2、卷內密不可分的檔案材料應按正件在前附件在後，印件在前定稿在後的要求排列；
3、檔案製成要求材料質量優良、書寫字跡工整，文字清晰。文字書寫禁止使用紅墨水、鉛筆，非檔案專用圓珠筆及複寫；
4、檔案材料收集齊全、完整且稽核、簽發手續完備；
5、填寫案卷封面各欄目，標題要簡短、明確。
4、檔案的查閱
外單位人員要查閱、借閱、影印檔案的要經校領導批准，體育組檔案管理員要將檔案的查閱、借閱、影印情況進行詳細登記。
5、施行時間
本制度自20xx年1月1日起施行。學院實驗室工作檔案管理制度醫學院檔案管理辦法工程檔案管理制度
小學檔案管理制度4
檔案室安全管理制度：
1、檔案室是學校黨政文書資料、人事檔案、學生學籍檔案儲存使用的場所，列為學校安全管理要害部位，工作人員應特別做好安全工作。
2、檔案室是機密部位，非工作人員未經批准，不得隨便進入室內。
3、各類資料進入檔案室，必須嚴格登記制度、借還制度，機密資料、人事檔案嚴防丟失、嚴防洩密事件的發生。
4、檔案室應通風、透氣、乾燥，做好防溼、防蟲蛀的工作。
5、室內消防器材、報警裝置常年完好，效能良好有效。
6、嚴禁將任何火種帶入室內，任何人不準在檔案室內吸菸。
7、門窗堅固防盜，工作人員隨手關窗鎖門，假期、節日要特別加強看護，確保安全。
小學檔案管理制度5
一、檔案管理人員要主動及時地收集各種檔案資料，對接收來的各種檔案要及時進行登記，統計、分類、編號和整理、鑑定。
二、按不同檔案分專櫃存放，做到勤檢查、勤調整、防震、防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光。
三、嚴格保密，維護檔案的完整和安全。
四、按規定及時承辦鑑定和銷燬已過保管期限和無儲存價值的檔案。
五、檔案室鑰匙專人保管，門窗及時關鎖，閒人嚴禁入內。
六、保持檔案室的整潔衛生。
七、建立對檔案工作的監督，發現問題及時改進。
八、檔案人員調動時，必須進行檔案全面清點，做好交接工作。
九、建立電腦資料庫，實行微機管理。
十、借閱檔案要做好保管，不得損壞、丟失或修改，檔案員要做好借閱記錄。
小學檔案管理制度6
根據集中統一管理檔案的原則，為保證歸檔檔案材料的齊全、完整，使之系統、準確地反映教育、教學管理和教學研究各項活動的真實內容和歷史過程，便於檔案的充分利用，特制定本制度。
一、歸檔辦法
1、本校在教學活動中形成的全部檔案材料，均由各處、室負責人和部門專（兼）職檔案員專人負責做好日常檔案材料的積累收集、整理工作。根據歸檔時間和範圍，做到鑑定後歸檔，達到及時、齊全、完整、準確的要求。
2、學校辦公室對各部門檔案材料的形成和歸檔工作必須進行指導、監督、檢查。
二、歸檔範圍
（一）黨群工作類
1、上級黨委召開的需要貫徹執行的主要檔案材料；
2、上級黨委普發的、非本單位主管業務但需貫徹執行的法規性檔案；
3、上級黨委下發的對本單位黨委工作的指示、規定、意見和本單位黨組織的請示、上級批覆；
4、黨支部（黨委、總支）工作計劃、總結、支委會、支部大會的會議材料；
5、黨員名冊、年報表、黨內幹部任免檔案；
6、組織史資料；
7、黨內獎勵材料；
8、黨內處分材料；
9、組織關係介紹信；
10、學校行風、教風建設材料；
11、教工政治學習材料、政治思想工作計劃、總結；
12、退休幹部工作材料；
13、紀檢、信訪工作材料；
14、民主黨派材料；
15、教代會材料；
16、上級團委召開的需要貫徹執行的會議的主要檔案材料；
17、上級團委普發的、非本單位主管業務但需要貫徹執的檔案材料；
18、上級團委下發的關於本校團組織工作的批示、意見、規定等材料；
19、團組織工作計劃、總結、發展情況及有關活動材料；
20、團員名冊、報表；
21、少先隊員名冊、工作計劃、總結及有關活動材料；
22、學生會幹部名冊、工作計劃、總結及有關活動材料。
（二）行政管理類
1、上級行政部門召開的需要貫徹執行的會議的主要檔案材料；
2、上級行政部門普發的、非本單位主管業務但需要貫徹執行的法規性檔案；
3、上級行政部門下發的對本單位政務工作的指示、規定、意見和本校的`請示、上級批覆；
4、學校行政會議記錄；
5、校史、大事記；
6、學校工作計劃、總結、行事曆；
7、學校內部機構設定、撤併、名稱更改等檔案材料；
8、學校目標管理材料；
9、學校榮譽記載；
10、學校制定的各項規章制度；
11、幹部任免材料、學校領導、教職工名冊、統計報表；
12、幹部職工錄用、調整、轉正、調資、定級、退休、死亡等材料；
13、教職工職稱評定、考核、專業技術職務聘任材料；
14、教職工獎勵、處分材料；
15、教職工調動行政關係、工資介紹信；
16、財務管理辦法、意見、規定、措施、制度、計劃預算；
17、政府、社會對學校的綜合評價；
18、安全保衛、依法治校等的工作計劃、總結材料；
19、計劃生育材料；
20、學校醫療、衛生工作材料。
（三）教育教學管理類
1、上級教育行政機關召開的需要貫徹執行的會議的主要檔案材料；
2、上級教育行政機關普發的、非本單位主管業務但需要貫徹執行的法規性檔案；
3、上級教育行政機關下達的關於學校教育工作的方針、政策、規定、辦法；
4、學校制訂的教學常規、計劃、總結；
5、學校的各科教學制度、辦法、規定、守則；
6、教研工作計劃、總結、教改計劃、教學實驗材料；
7、學校教育、藝術、科技、勞技等各學科教育方面的工作材料；
8、學生各科考試成績；
9、教學統計報表、教師任課表；
10、課程表、作息時間表、課外活動安排表；
11、班主任工作手冊、計劃、總結及有關活動材料；
12、試卷、參考答案、計分標準、試卷分析；
13、學校各類高中、高校招生、考生花名冊、上線名單等材料；
14、學校資料（簡訊、校刊）；
15、圖書新增表、圖書工作計劃；
16、學校運動會、體育工作有關材料；
17、醫療保健衛生教學計劃。
（四）教師業務類
1、教師教學基本情況登記表、教學鑑定、教學成績、業務考核成績、業務進修材料；
2、教學業務交流、觀摩課、公開課、研究課等材料；
3、教研成果、學術論文、個人獎勵等材料；
4、教案評議記錄、教研手冊、教研活動材料；
5、教師在教育改革方面的成績、經驗總結材料；
6、各學科興趣小組活動獲獎記載；
7、新聞報道、先進報道宣傳材料。
（五）學籍管理類
1、學生名冊、轉學、畢業材料；
2、學生學籍卡、學生學籍變更情況；
3、學生成績冊、學生獎懲材料；
4、學生體質測試、行為規範達標材料；
5、學生社會實踐活動有關材料。
（六）裝置類
1、學校教學儀器、開箱記錄；
2、學校辦公裝置；
3、使用說明書、裝修單、保修卡、安裝使用除錯記錄；
4、裝置維修計劃、記錄材料；
5、報廢裝置申請、批覆有關材料；
6、固定資產明細表。
（七）基建類
1、基建專案前期形成的文字、圖紙、計算材料；
2、預、決算書；
3、優質工程申報、驗收材料、竣工驗收材料；
4、建築設計圖、施工圖、竣工圖；
5、維修計劃、方案、記錄。
說明：新建專案與改建維修專案分別立卷。
（八）會計憑證類
1、原始憑證
2、記帳憑證
3、彙總憑證
（九）會計帳簿類
1、總帳
2、明細帳
3、日記帳
4、固定資產卡片
5、輔助帳簿
（十）財務報告類
1、月、季度財務報告
2、年度財務報告（決算）
（十一）其它類
1、會計移交清冊
2、會計檔案保管清冊
3、會計檔案銷燬清冊
4、銀行餘額調節表
5、銀行對帳單
（十二）聲像類
1、學校各項重大活動、工作成果的照片、底片、錄音、錄影帶
（十三）磁介質類
1、學校各項重大活動、工作成果光碟、磁碟。
（十四）實物類
1、獎牌、證書、贈品、錦旗、題詞、書畫、印鑑。
二、不歸檔範圍
1、重份檔案材料；
2、討論未透過、徵求意見、未定稿的檔案材料；
3、無查考利用價值的一般事務性、臨時性的檔案；
4、一般的群眾來信或建議；
5、本校工作人員兼任外單位職務形成的檔案材料；
6、參加非教育主管部門召開的會議帶回的不需要貫徹執行和無查考利用價值的檔案材料；
7、越級報送或非隸屬部門抄送的一般性的不需要辦理的檔案材料；
8、上級主管機關、黨政機關及有關部門任免、獎懲非本校工作人員的檔案材料；
9、非本校形成的無查考利用價值的簡報及參閱檔案材料；
10、普通一般的儀器、裝置報損單；
11、一般無查考利用價值的學校教學教育方面的材料；
12、沒有儲存價值的錄音、錄影和照片材料。
三、歸檔時間
1、黨群類、行政管理類、裝置類、基建類形成的檔案材料，圖紙材料，一般應執行公曆年度（每年1月1日至12月31日止）歸檔，次年4—5月整理完畢入庫；基建工程或其它技術專案在竣工驗收後即歸檔。
2、教學管理類、教師業務類、學籍管理類應執行教學年度（本年9月1日至次年8月31日止）歸檔，次年11—12月整理完畢移交入庫。
3、會計檔案類應執行公曆年度（第年1月1日至12月31日止）歸檔，次年4—5月整理完畢，隔年移交入庫。
4、特種載體檔案隨時形成隨時歸檔；
5、凡合同、協議具有法律效用的檔案生效之後立即歸檔；
6、凡涉及重大機密、特殊意義的檔案材料隨時形成隨時歸檔。
7、行政管理人員或教師因公外出參加學習、考察和參加各種會議，帶回的檔案材料要按照歸檔範圍的規定及時向辦公室歸檔。
四、歸檔要求
1、歸檔材料要求完整、齊全、成套。底稿（定稿）與正本、請示與批覆（批覆在前、請示在後）成套歸檔、一個專案（課題）成套歸檔。
2、凡有錄音、錄影、照片的文字材料要與各載體的檔案一併歸檔。計算機軟盤根據有關規定要複製一份文字材料一併歸檔。
3、歸檔材料內容真實、可靠、保持原始性。紙張質量和規格符合規範要求，字跡材料具有耐久性，杜絕圓珠筆、鉛筆、彩色等和純藍墨水筆書寫的檔案歸檔。
4、歸檔檔案材料必須經過系統整理、遵循檔案材料形成的規律和特點，保持檔案材料之間的有機聯絡，經過鑑定，劃分保管期限，便於保管和利用。
5、各處室形成的檔案要經過該處室負責人審定，檢查後方可移交綜合檔案室。
小學檔案管理制度7
1、學校營養餐工作建立檔案，由分管此項工作老師專人管理。
2、上級主管部門關於營養餐工作下發的檔案、通知、通報、講話、檢查情況記錄、整改意見、措施等必須歸檔備查。
3、學校制定的營養餐工作各種管理制度，突發安全事故應急預案和組織領導機構等材料都要裝訂歸檔。
4、學校接收、發放營養餐情況等材料必須及時歸檔，按自然月份存放。
5、對於突發事故，應同步介入收集相關材料歸檔備查。
6、學校營養餐工作檔案實行借還登記制度，按檔案管理條例進行管理。
7、管理人員隨時搞好營養餐工作檔案的保管，注意防盜、防火、防遺失。
8、管理人員隨時注意收集整理營養餐工程材料並及時歸檔。若發生遺漏和失誤要追究管理者的責任。
9、檔案的資料必須真實、準確，為各級主管部門檢查營養餐工程落實情況提供詳實的資料依據。
10、借閱檔案須經學校領導同意，並辦理借閱登記手續，借閱人要愛護檔案原件，用後及時歸還。
小學檔案管理制度8
1、在辦公室主任的領導下，負責檔案室的全面工作。
2、負責組織學習、傳達、貫徹黨和國家有關檔案工作的規定。
3、負責制訂檔案工作的工作計劃、管理辦法、規章制度等檔案工作規範。
4、負責集中統一管理學校各種門類和載體的檔案、資料，確保檔案的安全。
5、根據所保管的檔案資料情況和工作需要，編寫適用的檢索工具和參考資料，積極主動為學校各項工作服務。
6、負責做好檔案的口常查、閱、借工作，對全校檔案工作人員進行培訓和業務指導。
7、按有關規定，及時做好檔案的收集、整理、統計、保管、移交、銷燬等工作。
小學檔案管理制度9
一、檔案的建立
(一)建立健全校各類檔案，目的主要在於為學校領導、上級有關部門領導全面分析、總結、部署及排程學校工作作出決策提供科學可靠的依據。
(二)全面系統地建立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案。
二、檔案立卷歸檔
(一)凡是本單位具有查考價值的檔案材料均屬歸檔範圍。
(二)檔案人員應按檔案資料收集範圍及時收集各種檔案資料，並將篩選後的資料分類、編制目錄，進袋入檔。
(三)凡檔案資料收集範圍目錄中未編入，但確有使用、儲存價值的其他資料，學校可根據需要自行決定是否儲存。
三、檔案補充
(一)教職工考核、晉升專業技術職務，獲得獎懲等材料要及時收入個人檔案。
(二)檔案、函件由檔案人員統一分類編號登記，交校有關領導閱後即立卷歸檔。
(三)校內印發的檔案是檔案補充的重點，平時校長室、教務處、德育處、總務處、工會、團隊等部門應將有關材料分類儲存，每學期結束時，集中交檔案人員立卷歸檔。
四、檔案查閱
(一)校內人員借閱業務性檔案、學生學籍檔案須經有關領導同意後方可查閱，並要辦理登記手續，在規定期限內完好無損地歸還。
(二)凡未經整理、登記完畢的檔案，一律不得外借或查閱。
五、檔案安全保密
(一)嚴守有關保密守則，加強檔案管理人員的組織紀律。
(二)檔案資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔乾燥，自然通風，嚴禁吸菸。
小學檔案管理制度10
為了加強學校檔案的科學管理，保證檔案的系統性與完整性，有效地為學校管理服務，結合本校實際情況，特制定本制度。
一、總則
第一條學校成立檔案管理工作領導小組，明確一位校領導分管檔案工作，負責協調、解決檔案工作中存在的問題。
第二條學校設立綜合檔案室，隸屬教導處領導，統一管理學校各部門形成的各種門類和載體的檔案，並負責指導其他各部門做好當年的檔案管理工作。
第三條根據檔案工作實際需要，綜合檔案室配備專職檔案人員負責檔案的接收、管理，提供利用等工作，各部門設兼職檔案人員，負責部門檔案材料的形成、積累、整理，並按規定向綜合檔案室移交。
二、立卷、歸檔
第四條各部門平時要做好檔案、資料的收集、整理，檔案、資料的整理、上繳工作是各部門的一項重要任務，必須認真做好。
第五條各類檔案、資料由綜合檔案室負責整理立卷、歸檔。
第六條檔案、資料立卷歸檔範圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種檔案（包括上級檔案，內部資料，活動資料及簿、冊、圖表，出版物、照片、光碟等），均屬立卷歸檔範圍。
第七條立卷的原則。遵循檔案、資料的自然形成規律，保持檔案、資料之間的歷史聯絡，區分檔案、資料的儲存價值，便於保管和利用。
第八條立卷方法。學校檔案按文書、教學（含學籍和教師業務檔案）、會計、基建分類，聲像檔案獨立編目組卷。
1、文書檔案按保管期限、年度分類，由檔案管理員組卷歸檔。
2、會計檔案，按會計憑證、會計帳簿、會計報表和其會計檔案材料分別排列，由財務室整理歸檔。
3、學籍檔案，按教學年度、屆分類，按年級、班級組卷，由學生處負責收集、整理歸檔。
4、教師業務檔案，以人為單位分類、整理，由教務處負責收集、整理歸檔。
5、基建檔案，按基建專案組卷，由總務處收集、整理，工程竣工後移交檔案室。
6、聲像檔案，按載體性質、形狀分類排列，由電教室人員整理、歸檔。
7、學校各部門每學期工作計劃、總結及制定的各種規章制度等年終移交綜合檔案室。
第九條保管期限分為永久、長期、短期三種。
1、永久儲存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的有長遠利用價值的檔案，劃為永久儲存。
2、長期儲存。凡是在相當長時間內需要查考的檔案，劃為長期儲存。長期儲存為15年至50年。
3、短期儲存。凡是在較短時間內需要查考的各種檔案、資料，劃為短期儲存。短期儲存為15年以下。
第十條檔案的組合。組合的基本作法如下：
1、法規性檔案，如制度、辦法、條例、規定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批覆、轉發件與原件，應組合在一起。
2、會議檔案應單獨組合。
3、統計、報表、名冊等各類表格檔案，應組合在一起。
4、工作計劃、總結等檔案，一般可按部門名稱組合。
5、特殊性檔案材料，可根據具體情況進行組合。
第十一條檔案盒內檔案的排列。檔案袋內檔案應區分不同情況進行排列，密不可分的檔案依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在後。其它檔案按檔案的重要程度或形成時間先後排列。
第十二條檔案歸檔份數。一般歸檔1份，重要的和經常使用的檔案歸檔2份或3份。對無儲存價值和重複檔案，需要辦理銷燬手續。
第十三條歸檔時間。
1、階段歸：凡專項工作、基建工程中形成的檔案、材料，在任務完成後，相關部門一個月內要將應歸檔的檔案、材料收集齊全、分類整理好，由專項負責人審定後，交綜合檔案室歸檔。
2、隨時歸：上級檔案、通知，人事調動材料，在落實好檔案精神或辦好調動手續後交綜合檔案室歸檔。
3、年度歸：各項管理中形成的檔案、材料，各部門一律在次年第一季度內，將應歸檔的檔案、材料收集齊全、分類整理好，由各部門負責人審定後，向綜合檔案室移交。
第十四條歸檔檔案案卷的要求。各部門移交歸檔檔案案卷，應符合下列要求：
1、歸檔的檔案、材料必須準確地反映學校各項活動的真實情況和歷史過程。
2、歸檔檔案、材料必須系統齊全、完整。
3、每個案卷必須填寫案卷檔案目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用黑色筆書寫或列印，字跡要工整、清晰。
4、檔案盒的名稱要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內檔案的內容和成份。
第十五條案卷檔案一式兩份，一份作為紙製文件儲存，另一份以電子文件儲存。
三、檔案的管理和利用
第十六條綜合檔案室按照學校對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統計等工作。
第十七條綜合檔案室的管理貫徹“以防為主，防治結合”的原則，切實做好“六防”工作，即：防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防盜。經常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、複製，保護檔案的安全與完整。
第十八條檔案的利用。利用檔案人員，按規定辦理檔案利用審批手續與有關登記表，檔案用完後應及時歸還。
第十九條借用檔案人員必須做到：
1、調閱人員應自覺維護檔案的完整、安全與保密。不得擅自塗改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。
2、調閱的檔案只限在檔案室室查閱，借用前必須登記，用後應及時歸還，歸還時要進行清查、核對和登出。
3、調閱一般檔案由教導處主任批准。調閱帶密級或重要的管理檔案，須經校領導同意方可進行。只有在上一級黨政領導機關或司法機關必須以檔案原件作為證據或者學校某項工作必須的特殊情況下，經學校檔案管理工作領導小組批准，方可將檔案原件借出室外使用。
4、調閱人員摘抄、複製檔案時，應徵得檔案管理人員同意。
第二十條檔案室工作人員應做到：
1、接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。
2、要仔細檢查歸還檔案，發現對檔案有損壞或洩密者，應及時向分管領導報告，按有關規定處理。
3、確保檔案、材料的安全，做好保密工作。
4、平時彙集，按實際順序或內容分類、收集、整理，應保持檔案、材料之間的來源、時間、內容方面的聯絡。若遇有上級漏發文件，應及時請求補發或取得影印件，以便存檔和查閱。
四、檔案的鑑定與銷燬
第二十一條建立由分管檔案的領導、主要部門負責人員參加的鑑定銷燬領導小組，負責學校檔案鑑定、銷燬。
第二十二條制定各類檔案保管期限，作為檔案鑑定銷燬的依據。
第二十三條銷燬檔案程式
1、對已到保管期限的檔案，經鑑定確無儲存價值的要擬寫銷燬報告並登記造冊。
2、會計檔案的銷燬，應經上級主管部門的批准。
3、其他檔案銷燬應由學校鑑定領導小組簽字，兩人以上參加銷燬，密件按規定要求銷燬。
4、銷燬的檔案要造冊存檔備查。
五、建立檔案保密制度，維護檔案的完整和安全
第二十四條檔案管理員要認真學習《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》及有關法規，嚴格遵守國家統一制發的“保密守則”和本單位有關保密規章制度。
第二十五條檔案工作人員必須做到對涉及黨和國家以及本系統、本單位的機密守口如瓶。
第二十六條非檔案人員未經許可，不得進入檔案庫房。
第二十七條借閱檔案必須嚴格執行保密制度，認真履行借閱手續。
第二十八條利用檔案中的密件，必須經校領導批准，在調閱室內閱讀，不準帶走。
小學檔案管理制度11
一、檔案建立
（一）建立健全學校退管工作檔案，目的主要在於為上級相關領導部門以及學校分析、總結、部署及排程學校退管工作和對該工作作出決策提供準確、可靠的依據。校領導對此應高度重視，並由校長親自具體負責和指導資料的收集、分析、篩選、整理、立卷、歸檔建檔工作。
（二）學校建立的退管工作檔案資料由學校檔案員管理。
二、檔案立卷
（一）檔案人員應按檔案資料收集範圍及時收集各種檔案資料，並將篩選後的資料分類、裝訂、編制目錄，進袋入檔。檔案案袋、檔案卷的規格要符合上級有關部門統一要求。
（二）卷宗必須註明儲存期限，凡註明“暫存”的資料一般以一年為限；註明“短期”的一般五年為限；註明“長期”的由學校根據實際需要決定儲存期限。
（三）凡檔案資料收集範圍細目中未編入，但確有使用、儲存價值的其它資料，學校可根據需要自行決定是否留存。
三、檔案查閱
（一）校外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經學校主要領導批准後方可到檔案資料室查閱檔案；查閱者不得摘抄檔案材料，經同意摘抄的材料須經檔案資料室人員仔細核對簽署意見；查閱者不得將檔案材料拿出檔案資料室。
（二）校內相關人員借閱檔案須經有關領導同意後方可查閱，並要辦理登記手續，在規定期限內完好無損地歸還。
小學檔案管理制度12
一、檔案工作制度
（一）學校檔案管理工作有辦公室負責。檔案管理人員要熟悉所藏檔案的情況，根據學校工作的需要，編制必要的檢索工具，充分利用檔案資訊資源，為教育、教學工作服務；
（二）凡利用檔案資料者必須確保檔案的安全，不得遺失、塗改、勾畫、批註、剪裁、拆卷和摺疊；
（三）利用檔案工作結束後，利用者須如實填寫《檔案利用效果登記表》，及時交檔案室存查；
（四）歸還檔案時，檔案管理人員必須當面嚴格檢查核對，如發現與原卷不符或其他問題，應及時報告；
（五）檔案管理人員要注意收集檔案利用效果的反饋意見，不斷總結經驗，做好檔案開發利用工作。
二、檔案保密制度
（一）檔案管理人員必須嚴格執行黨和國家的保密法規及檔案管理的規章制度，確保檔案的安全；
（二）保密檔案的保管和利用，密級的變更和解密，必須按照國家有關保密的法律和行政法規辦理；
（三）保密檔案要嚴格限制查閱利用範圍，查閱利用須經領導批准。利用保密檔案，嚴禁影印、摘抄、塗改、偽造、圈劃、抽換、批註、折縐，如發現此類情況，應及時追查並報告領導；
（四）保密檔案要專人管理，定期檢查。嚴格執行保密紀律，對失密、洩密事件要及時報告並認真查處，情節嚴重者要追究法律責任；
（五）檔案管理人員要嚴守秘密，不得將保密檔案私自帶出檔案室，言談通訊中不得涉及保密檔案事宜。
三、檔案保管制度
（一）檔案室由專人管理，未經工作人員許可，不得擅自進入檔案室；
（二）嚴格執行檔案查閱、借閱、歸還登記制度，個人不得私自儲存檔案；
（三）檔案保管工作要做到四不：不散、不亂、不丟、不壞；
（四）檔案閱覽室及檔案室（庫）內嚴禁吸菸，嚴禁在其周圍堆放易燃易爆物品；
（五）檔案室（庫）要保持衛生清潔，做到“八防”：防潮、防塵、防光、防火、防高溫、防盜、防蟲、防鼠，確保檔案的安全；
（六）隨時檢查庫房消防裝置、電器電源及門窗等設施裝置的安全情況，發現問題要立即向領導報告，並採取有效措施及時解決[本文由網站
四、檔案查閱、借閱制度
（一）查閱檔案，必須在檔案室進行；
（二）查閱檔案，如需影印或摘抄，需經局檔案管理領導同意。影印材料由檔案管理人員負責辦理。摘抄的材料，由檔案管理人員認真審查核對，不得有誤；
（三）檔案一般不外借，如有特殊情況需借閱時，經局檔案管理領導批准，履行借閱手續；
（四）借閱檔案時間最長為一個月，如不能按時歸還，應辦理續借手續。借閱的檔案必須妥善保管，不得洩密、遺失或轉借他人，更不得在材料上塗改、汙損或作任何標記；（五）歸還檔案時，檔案管理人員必須詳細檢查檔案材料是否完整無損，並在借閱登記簿上註明歸還時間。
五、檔案鑑定和銷燬制度
（一）學校行政辦公室及有關人員負責對本校儲存的檔案進行鑑定；
（二）學校檔案鑑定小組每年年初對各處室交回的檔案材料進行鑑定，對不符合要求的檔案材料重新整理。每年年終根據《檔案保管期限表》的規定，對超過保管期限的檔案進行鑑定，決定銷燬確無利用價值的檔案；
（三）銷燬檔案需逐卷、逐件登記造冊，經學校檔案管理領導簽字批准，在指定地點銷燬。銷燬時必須由兩人以上監銷。監銷人員要認真負責，防止在銷燬過程中遺失材料，保證絕對安全。
六、檔案統計制度
（一）檔案統計工作由檔案管理員負責；
（二）檔案統計要實事求是，如實反映客觀情況，做到準確、及時、完整、系統；
（三）統計內容主要有：檔案機構人員情況，儲存檔案、資料狀況，檔案資料收進和移出數量，檔案利用情況，檔案庫房、裝置情況以及上級機關和檔案部門要求統計的其他內容；
（四）上級機關和檔案部門要求報送的各種統計報表、資料，必須按照要求統計、填寫，經領導審批後方可報出；
（五）各種檔案統計報表、資料、情況分析均應存檔。
小學檔案管理制度13
一、各類檔案負責人要隨時做好檔案資料的收集、管理、歸檔工作。
二、檔案室除檔案管理員外，他人不得擅自入內。
三、管理員要堅守崗位，認真負責，要定期檢查防水、防盜設施效能。檔案室和櫥櫃的鑰匙不得隨意轉讓他人，特殊情況由領導批准，要注意關好門、窗、鎖、燈。
四、檔案室內不準接待客人，不準吸菸，禁止使用明火照明。
五、管理員在接收檔案時，要嚴格履行接交手續，填寫移交檔案清單，並做好整理、分類、保管和統計工作。
六、管理員按規定將檔案分類排放，排列整齊，檔案的整理符合基礎教育管理要求和“兩基”要求。
七、管理員要熟悉檔案存放情況，對檔案的保管定期進行檢查、校對，做到帳物相等，對破損和字跡退色的檔案，應及時複製。
八、檔案室要經常保持清潔整齊，切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光等工作。
九、切實做好檔案借閱記錄，對借出檔案要登記造冊，並在一定時間內收回。
十、檔案管理人員不許私自銷燬檔案，要經學校領導同意方可銷燬相關檔案。