人事檔案管理制度6篇
人事檔案管理制度6篇
在生活中，我們都跟制度有著直接或間接的聯絡，制度對社會經濟、科學技術、文化教育事業的發展，對社會公共秩序的維護，有著十分重要的作用。那麼制度怎麼擬定才能發揮它最大的作用呢？以下是小編為大家收集的人事檔案管理制度，歡迎大家分享。
人事檔案管理制度1
一、幹部人事檔案材料收集制度
1、幹部人事檔案材料形成部門,必須按照有關規定規範製作幹部人事檔案材料,在材料形成之日起一個月內按要求送交幹部人事檔案管理部門歸檔並履行移交手續,任何組織與個人不得以任何理由積壓歸檔材料。
2、幹部人事檔案管理部門應當建立聯絡制度,及時掌握形成幹部人事檔案材料的資訊,主動向幹部人事檔案材料形成部門、幹部本人與其她有關方面收集幹部人事檔案材料。
二、幹部人事檔案材料鑑別、歸檔制度
1、幹部人事檔案材料的鑑別歸檔工作,必須根據有關法律、法規與檔案精神,具體問題具體分析,根據形成材料的歷史條件、材料的主要內容、用途及其儲存價值,嚴肅認真地進行。
2、對幹部人事檔案材料在歸檔前必須經過認真審查、鑑別,必須判定材料就是否屬於所管幹部的材料及應歸入幹部檔案的內容,符合要求的才能歸檔。不準將規定歸檔範圍之外的材料擅自歸檔,不準將虛假材料與不符合歸檔要求的材料歸入檔案。對符合歸檔要求的材料要進行登記,在接收之日起一個月內放入幹部本人檔案,一年內整理歸檔。
3、幹部人事檔案材料的載體使用國際標準A4型(長297毫米,寬210毫米)或16開型(長260毫米,寬184毫米)的公文用紙,材料左邊應當留有20～25毫米裝訂。
人事檔案管理制度2
一、目的
為了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規範人事檔案的管理，特制定本制度。
二、範圍
本制度適用於對公司人事檔案的執行管理。
三、職責
3.1 人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、儲存、定期檢查核對、轉遞、保密、統計等工作。
3.2 人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門負責管理工作。
3.3 集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負責指導監督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實執行工作。
3.4 集團公司企業委員會負責本制度的審議及授權主管人籤核，總裁負責本制度的批准執行。
四、人事檔案管理的內容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應聘申請表》及相關證件（畢業證書、身份證、各類技術認證證書）影印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關資料）並及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進行鑑別，其次按新員工的所在部門以及職務、性別等進行分類並確定其歸檔的具體位置並且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關內容，最後將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以後的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況影印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務歸類。員工終止/解除勞動關係時，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。
4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關部門負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無遺留問題；員工相關檔案調入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉移單》及其它有關材料，轉至調入單位並歸檔。相關手續《員工入職試工轉正辭退作業管理制度》。
4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進行檢查核對並在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查核對：突發事件後，如被盜、遺失、或水災火災之後；對有些檔案發生疑問之後，如不能確定某份材料是否丟失；發現某些損失之後，如發現材料變酶、發現蟲蛀等；檢查完畢後必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。
4.3 轉遞（員工異動）：檔案轉遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案並在檔案帳冊上登出該員工的人事檔案並填寫《轉遞人事檔案通知單》，按發文要求包裝、密封。在轉遞過程中應遵循保密原則並且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷燬，並且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
4.5 統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統計並填寫《員工人事檔案統計表》。
4.5.1人事檔案統計分類：履歷及相關證件材料、鑑定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統計資訊要及時更新，人力資源部根據人員流動情況每月25日必須將相關人事檔案的統計情況更新並填寫《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監稽核。
五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關規定。
查閱員工人事檔案應經人力資源部總監（或總裁）批准，並辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、塗改、洩露檔案材料內容。
六、相關支援檔案及記錄
員工應聘申請表
轉遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統計表
公司員工人事檔案管理制度
第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供資訊和依據，特制定本制度。
第二條、本制度適用於公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。
第四條、新員工第一次建檔後，日後所有有關個人人事資料都隨時歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報到後按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書
3、學歷證、職稱證、計算機等相關資格證的影印件。
4、身份證影印件
5、照片
6、員工轉正申請表
7、聘用合同
8、獎懲材料
9、任免、升降、調薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應由專人負責並建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動情況。
第七條、要做到分類準確、編號規範、排列有序、定期核對。
第八條、所有人事檔案都屬秘密檔案，應妥善保管，不得隨意洩密。
第九條、人事檔案不允許無關人員查詢。部門負責人有權查閱本部門員工的檔案。總經理有權查閱任一員工的檔案，除總經理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得塗改、拆散、抽出、圈劃、汙損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。
第十三條、離職人員檔案儲存期為一年。
人事檔案管理制度3
為了提高檔案管理水平，有效地保護和利用人事檔案，更好地為我校人事工作服務，根據黨的幹部工作方針、政策和《中華人民共和國檔案法》、《幹部檔案工作條例》，特制定本制度。
一、保密制度
1.認真貫徹執行黨和國家有關保密工作的方針、政策和規定，嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》，做好人事檔案的保密工作。
2.加強組織紀律，堅守工作崗位。
3.人事檔案管理部門應設立專用檔案庫房(室)，配備鐵質檔案櫃，妥善保管人事檔案。
4.人事檔案庫房(室)必須具有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應當經常檢查，保持庫房的清潔和溫、溼度，發現問題，立即報告，及時採取措施。
5.人事檔案庫房(室)和檔案櫃，應明確專人管理。管理人員變動時，必須辦理好交接手續。
6.無關人員一律不得進入檔案庫房(室)。
7.嚴禁用電話、電報索取或提供有關人員的全面材料和涉及個人政治歷史問題或其他重要問題的材料，嚴禁任何人攜帶人事檔案材料進入公共場合和娛樂場合，不得在電話或公共場所中談論或汲及到有關人事檔案材料的內容。
8.對利用人事檔案的人員，進行保密宣傳，以防邊閱檔案邊議論檔案內容。
9.人事檔案材料的轉遞，嚴格密封，透過機要傳遞或專人送達，儘量避免本人自帶。
10.人事檔案工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按密紙處理或銷燬。
11.人事檔案一般不外借，但領導或有關人員因工作需要借閱時，要嚴格辦理借閱手續，借閱期限一般不得超過五天。
12.屬歸檔的材料，及時轉入本人檔案，須轉遞的檔案，做好移交簽字登記手續。
13.嚴禁任何人私自保管他人檔案，人事檔案管理人員不得保管本人和親屬的檔案。
14.發現洩密事件，認真處理。
二、歸檔制度
1.按照《幹部人事檔案收集歸檔規定》，經常透過有關部門收集工作調配、幹部任免、組織發展、職稱評聘、考察、考核、培訓、獎懲、學歷變更、工資套改等工作中形成的反映個人德、能、勤、績、廉的檔案材料，充實檔案內容。相關部門應配合人事處及時做好人事檔案材料的整理、歸檔工作;材料歸檔範圍具體見附件。
2.校屬各單位要建立主動送交人事檔案材料的工作制度，並確定1-2名專兼職人員負責收集本單位的歸檔材料，屬於歸檔範圍的人事檔案材料，在材料形成後，經有關部門審查簽章後送交人事檔案室歸檔。
3.每年引進畢業生及調入人員的人事檔案必須在報到之日起兩個月內轉至我校，沒有特殊情況而逾期不到或材料不全的，學校將緩發其工資與津貼，並暫停兌現其他相關待遇。
4.收集的人事檔案材料，必須經過認真的鑑別，屬於歸檔的材料應真實準確，完整齊全，格式規範、文字清楚，物件明確，手續完備、具有儲存備查價值。需經有關部門審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章簽字後方能歸檔。
5.不屬於檔案範圍的材料，不得擅自歸檔，經過鑑別，可分別情況予以處理。凡銷燬材料需經人事處負責人批准，由專人負責監銷。
6.人事檔案材料，須統一使用十六開規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍色墨水和複寫紙書寫。
7.每年引進人員要填寫幹部履歷表或補充表，充實幹部人事內容。
8.對收集的材料，要做好收集登記和交接手續。
三、鑑別制度
1.收集的材料必須經過鑑別，未經鑑別，不得隨意歸檔或擅自銷燬。
2.鑑別工作分別在接收材料歸檔時和整理過程中進行。
3.鑑別要以有關檔案規定為依據，嚴肅認真，確保真實、完整、精煉、實用。
4.歸檔的材料必須真實完整，字跡清楚，物件明確，手續完備;對不該歸檔的材料，要區別處理，凡銷燬材料，必須詳細登記，並報主管負責人審查批准。
5.人事檔案材料應按照《幹部檔案整理工作細則》進行整理立卷。
四、整理制度
1.整理人事檔案，要先對缺少的幹部人事檔案材料進行補充，並備齊卷皮(盒)、目錄紙、襯紙、切紙打孔機(縫紉機)等必備的物品和裝置。
2.整理要做到：幹部人事檔案材料鑑別和分類準確，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊。
3.整檔人員必須熟悉黨的幹部工作方針、政策和檔案工作的專業知識，掌握整理人事檔案的有關規定和基本方法技能，認真負責地做好整理工作。
4.必須認真執行《檔案法》、《保密法》、《幹部檔案工作條例》等有關法規，嚴格遵守安全保密制度，保守黨和國家的秘密。
5.人事檔案按新《條例》和《幹部檔案整理工作細則》規範地整理，零材料及時裝訂入卷。
6.不得擅自塗改、抽取或偽造檔案材料。按規定剔出的檔案材料，必須認真登記，需銷燬的材料，經主管領導批准按規定銷燬。
7.整檔過程中，要切實做好防火安全保密工作，整理室內嚴格吸菸，嚴防丟失和匯漏檔案內容。
五、借閱制度
1.查(借)閱人事檔案的人員原則上是黨委組織部、人事處幹部或二級單位書記、主任，必須是中共正式黨員。
2.查(借)閱人應在借閱前認真填寫《幹部人事檔案查(借)閱登記表》。
3.影印借出人事檔案材料應認真核實簽署意見並加蓋“河南城建學院人事處”公章，方能有效。校外單位和本校工作需要查用檔案，須在人事處領導同意後，方可查(借)閱。
4.查(借)閱檔案，嚴禁塗改、圈劃、撤換檔案材料。查閱時不得洩露或擅自向外公佈檔案內容，違反者視情節輕重，予以批評教育直至紀律處分。屬於假公濟私者，按照《中華人民共和國檔案法》處理。
5.查閱檔案的單位或個人，不得擅自-拍攝複製檔案內容。因工作需要從檔案中取證的，必須請示人事檔案主管部門審查批准後才能複製(拍攝)。
6.檔案不外借，如必須借出使用時，要說明理由，經主管部門負責人批准，並嚴格履行登記手續，限期歸還，不得擅自轉借他人。
六、轉遞制度
1.遞人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。
2.人事檔案應透過機要交通渠道轉遞或派專人傳送，一般情況下，不準公開郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取，必須持人事部門出具的介紹信，一般介紹信不予辦理。
3.遞檔案時，必在轉出手續完備的前提下，須經人事處
有關負責人同意簽署意見並由主管人事工作校領導同意後方可轉出。有關部門同時把本人的現實表現、體檢表或技術檔案轉入人事檔案室，由人事檔案室統一轉遞，不得扣留材料或分批轉出。檔案轉出後，逾期一個月未見對方退回回執應寫信或電話催回，以防丟失。
4.使人事檔案能夠隨著我校的人事變動，幹部職務變動而及時調整，人事處及組織部應將人事變動情況、幹部調動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調而轉出檔案後，人事處有關負責人應及時通知人事檔案室此人是否商調成功，如未商調成功有關部門負責人應在一個月以內追回檔案，最多不超過三個月。
5.職工因辭職、退職、自動離職或被學校解除合同、終止合同、除名、開除等，在沒收到接收單位人力資源管理部門轉來的轉遞檔案通知單前，其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達之日算起，按有關部門的收費規定收取檔案保管費。自動離職人員的人事檔案必須在外調手續完備的情況下，方可轉出。
6.校各部門應積極配合人事檔案室做好教工檔案的轉遞工作。
7.不屬於在職人員的代管人事檔案，在檔案轉出時，按照學校有關檔案規定收取管理費用和其他費用。
8.是轉出的幹部人事檔案或材料要嚴密包封，並加蓋機密章，有關人員認真填寫《幹部人事檔案轉出登記表》。
七、核查制度
1.事檔案管理部門對所管理的檔案要定期的進行檢查核對，一般每半年核對一次，發現問題，及時解決。
2.提供利用的人事檔案，再回收時，要嚴格檢查，經核對無誤後，方可入庫。
3.理好的人事檔案入庫前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對，發現錯誤，及時糾正。
4.出和接收人事檔案時，應將材料與目錄檢查核對一遍，防止張冠李戴或缺少材料。
5.收集的人事檔案材料，應檢查是否屬於歸檔材料，是否齊全完整，是否符合歸檔要求，是否手續完備。
人事檔案管理制度4
第一條人事檔案的內容。
員工人事檔案是關於員工個人及有關方面歷史情況的材料。其內容主要包括：
1、記載和敘述員工本人經歷、基本情況、成長曆史及思想發展變化程序的履歷，自傳材料；
2、員工以往工作或學習單位對員工本人優缺點進行的鑑別和評價，對其學歷、專長、業務及有關能力的評定和考核材料；
3、對員工的有關歷史問題進行審查、甄別與複查的人事材料；
4、記錄關於員工在所工作或學習單位內加入黨派組織的材料；
5、記載員工違反組織紀律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。
第二條人事檔案保密規定。
公司人事部對接收員工原單位轉遞而來的人事檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷燬，並且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
第三條員工個人情況變更規定。
1、員工進入公司後，由員工本人填寫《員工登記表》，其內容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯絡電話、家庭情況、個人興趣愛好、學歷、工作經歷、特長及專業技能、獎懲記錄等專案。
2、專案內容如有變化，員工應以書面方式及時準確地向人事部報告，以便使員工個人檔案內有關記錄得以相應更正，確保人事部掌握正確無誤的資料。
第四條員工人事檔案的使用。
員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本資料，併為人事統計分析提供資料。公司人事決策人員可以透過對有效資料的分析，瞭解公司人員結構的變動情況，為制定公司人力資源發展規劃提供依據。公司要認真做好員工檔案材料的收集、鑑別、整理、保管和利用，充分發揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規範化管理奠定紮實的基礎。
人事檔案管理制度5
第一章總 則
第一條人事檔案工作是人力資源管理工作的重要基礎工作之一，是檔案工作的重要組成部分。人事檔案是員工個人經歷和社會實踐的記錄，是歷史、全面地考察瞭解和正確選拔、用人的重要依據。
第二條 員工人事檔案由人力資源部集中保管，其任務是：收集、保管、鑑別、整理員工人事檔案材料，辦理檔案的查詢、借用和轉遞，建立科學的檔案檢索工具。調查研究檔案工作情況，逐步實現人事檔案管理的科學化和現代化。
第三條貫徹執行國家關於員工人事檔案工作的法令、政策和規定，結合我司的實際情況制定員工人事檔案工作的規章制度，並負責組織、監督、指導和檢查執行情況。
第四條嚴格執行員工人事檔案使用借閱規定，嚴格執行保密制度，同時確保檔案的安全。
第二章 人事檔案歸檔範圍和要求
第五條歸檔範圍
(一)在人力資源工作中形成的履歷表、簡歷表、自傳和屬於自傳性質的材料。
(二)鑑定、考核、考察工作中形成的有關材料;民主評議幹部的綜合材料，組織審定的考察材料等。
(三)審計工作中涉及個人的有關處分材料。
(四)成人教育(大中專)、黨校、學生(學員)登記表、考生登記表、學習成績表、畢業生登記表、鑑定表、授予學位的材料、學歷證明書、學習鑑定、博士後研究人員工作期滿登記表等材料。
(五)評聘專業技術職稱工作中形成的有關材料：專業技術職稱任職資格申報表、聘任專業技術職務審批表及考核材料等。
(六)政審工作中形成的材料：調查報告，審查報告，上級批覆，本人對結論的意見，檢查交代或情況說明材料;作為結論依據的調查證明、證據材料：甄別、複查結論(意見、決定)、調查報告、批覆及有關的主要依據材料。
(七)更改姓名、民族、出生日期、國籍、入黨入團時間、參加革命工作時間等工作中形成的有關材料;個人申請、組織審查報告及所依據的證明材料，上級批覆等材料。
(八)黨、團組織建設工作中形成的有關材料：
1、中國共產黨入黨志願書(已批准轉正的)、入黨申請書、預備黨員轉正申請書、自傳、綜合性政審材料及有關的證明、考察材料;團員登記表、民主評議黨員中認定不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要事實的依據材料;取消預備黨員資格的組織意見，退黨材料。
2、中國共產主義青年團入團志願書、申請書、團員登記表、退團材料。
3、加入民主黨派的有關材料。
(九)表彰獎勵活動中形成的有關材料：
勞動模範、先進工作者、優秀黨務工作者、優秀黨、團員等審批表，立功、嘉獎、通報表揚等以及在其他工作中形成的表彰材料。
(十)紀律檢查、監察、法律部門和行政管理部門工作中形成的有關材料;處分決定，免予處分的意見，上級批覆，核實(調查)報告，本人檢查、交待、對處分決定的意見;撤消處分的有關材料;法院判決書;複查甄別報告，決定(結論)、上級批覆等。
(十一)任免、調動、軍隊幹部轉業安置工作中形成的有關材料：任免審批表;考察材料;軍隊轉業幹部審批表;授予(晉升)軍(警)銜審批表;轉業鑑定;定職、定級材料;離退休審批表等材料。
(十二)考試錄用形成的有關材料：錄用審批表，聘用審批表和合同書，政審結論和有關證明材料，辭退材料，辭職審批材料等。
(十三)辦理工資、待遇等工作中形成的材料：轉正定級審批表、各種工資變動審批表，提職晉級和獎勵工資審批表;享受專家特殊津貼的呈報表;解決各種待遇問題的審批表，批覆材料等。
(十四)辦理出國(出境)審批工作中形成的有關材料：因公出國(出境)審批表、備案表;因私出國(出境)審批表等材料。
(十五)參加區縣級以上(包括區縣級)黨代會、人代會、政協會議和工、青、婦等群眾團體代表會，以及民主黨派代表會議的代表登記表等。
(十六)健康檢查和處理工傷事故工作中形成的有關材料：有嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表，工傷致殘診斷書，確定致殘等級的有關材料，新錄用人員體檢表等。
(十七)其它起重要依據作用的材料。
第六條收集方法
(一)為了使員工檔案能夠適應人力資源管理工作的需要，要經常透過有關部門收集員工任免、調動、考察考核、培訓、獎懲等工作中新形成的反映員工德、能、勤、績、廉的材料，充實檔案的內容。
(二)建立主動送交員工檔案材料歸檔的工作制度，及時地將新形成的員工檔案材料送交人力資源部歸檔。
(三)有計劃地佈置填寫員工履歷表、鑑定、自傳等，並及時將這些材料補充進員工檔案。
(四)人力資源部要嚴格執行中組部有關人事檔案收集歸檔的各項規定，主動和有關部門協調好檔案的收集方法和程式，以使員工檔案材料及時完成歸檔。
人事檔案管理制度6
一、幹部人事檔案查（借）閱制度
1、查（借）閱人員必須是2名中共黨員，持有《查閱幹部檔案審批表》和《查閱幹部檔案介紹信》，不得憑藉“調查證明材料介紹信”和其它聯絡工作介紹信查閱幹部人事檔案。
2、幹部人事檔案管理部門，應根據規定，確定是否提供和提借什麼材料，並對提供查閱的檔案進行登記。
3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的幹部人事檔案。
4、查閱人員必須嚴格遵守保密制度，不得洩密或擅自向外公佈檔案內容。
5、查閱人員要愛護幹部人事檔案，嚴禁在檔案材料上圈畫、批註、塗改、摺疊，不得抽換、拆散檔案材料。
6、未經檔案主管部門同意不得複製幹部人事檔案材料，不允許把檔案內容抄在筆記本上。摘錄的材料要細緻核對，經檔案主管部門簽署意見蓋公章後，方可使用。
7、幹部人事檔案一般不借出。因特殊需要（幹部死亡、辦理退休允許借一次）須按查（借）閱幹部人事檔案的審批手續辦理（必須是正科級單位政工人員），並填寫借出登記。借出的檔案要妥善保管，不得交無關人員翻閱，不得轉借，不得複製，限期歸還。（最多不超過15天）
二、幹部人事檔案計算機管理制度
1、愛護機器裝置，熟悉機器效能，按程式規範操作。
2、充分發揮《幹部人事檔案管理資訊系統》的功能，建立完整的檔案資訊資料庫，利用該系統完成檔案查借閱、轉遞、目錄及零散材料的管理和“四統一”管理。
3、以幹部人事檔案和幹部人事工作中形成的'正式檔案為依據採集資訊並及時維護，確保資訊內容的準確、完整和新鮮。
4、新進幹部檔案和零散材料的資訊錄入在三個月內完成；幹部檔案索引每半年列印一次；日常管理資訊每年彙總一次，並做好有關資料的立卷工作。
5、對新維護的檔案管理資訊要及時備份，並登記備份的時間和主要內容。
6、不得隨意使用外來磁碟，確需要使用時要進行病毒檢查，防止機器故障造成資訊的損壞或丟失。
7、未經批准不得提供、複製幹部資訊，無關人員不得檢視幹部資訊，貯有保密資訊的載體嚴禁外傳。軟體應由專人保管。
8、利用幹檔資訊對幹部隊伍進行綜合分析，為領導決策提供服務。
三、幹部人事檔案材料收集補充制度
1、按照中組部《幹部人事檔案收集歸檔規定》，經常透過有關部門收集幹部任免、調動、考察考核、培訓、獎懲、工資、入黨等工作中新形成的幹部材料，充實檔案內容。
2、收集的幹部人事檔案材料必須是組織上形成的，或者是組織上審定認可的材料，未經組織同意，個人提供的材料不得收集。
3、凡新參加工作的國家幹部、地方新安置的部隊轉業幹部，都應填寫“幹部履歷表”和“幹部自傳”，稽核後，補充進幹部人事檔案。
4、幹部人事檔案材料的形成部門，在材料形成後的一個月內，將材料主動送交主管幹部人事檔案的部門歸檔。
5、掌握形成幹部人事檔案材料的資訊，及時、主動地向有關部門索要應歸檔材料。
6、注意做好材料收集中的安全保密工作，不得洩露材料內容。
7、認真辦理幹部人事檔案材料收集登記和交接手續。
四、幹部人事檔案材料鑑別歸檔制度
1、對收集的幹部檔案材料必須根據中組部的有關規定進行認真鑑別，不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。
2、歸檔的材料必須真實、完整、文字清楚，物件明確，手續完備。
3、不屬歸檔範圍的材料，可分別情況，予以處理。凡銷燬材料，必須詳細登記，並報主管負責人審查批准。
4、幹部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水書寫的材料，必須經過複製方可歸檔。
5、歸入的幹部人事檔案材料均應按照《幹部檔案整理工作細則》進行整理立卷。
五、幹部人事檔案轉遞制度
1、轉遞幹部人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。
2、縣及相當於縣經上的黨委組織、人事部門，可以直接轉遞幹部人事檔案。
3、轉出的檔案必須完整齊全，並按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。
4、幹部人事檔案應透過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄或交幹部本人自帶。
5、轉遞檔案必須填寫“幹部人事檔案轉遞通知單”，辦理登記手續。
6、接受單位收到檔案後，應認真核對，並在“幹部人事檔案轉遞通知單”的回執上簽名蓋章，立即退回。逾期一個月未退回，轉出單位要查詢，以防丟失。
7、幹部人事檔案應隨著幹部的工作調動或職務的變動及時轉遞，避免人檔分離。
8、凡是轉出的幹部人事檔案或材料均應嚴密包封，並加蓋機密章。
六、幹部人事檔案檢查核對制度
1、幹部人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期地進行檢查核對，一般每半年核對一次，發現問題，及時解決。
2、凡提供利用的幹部人事檔案，在收回時，要嚴格檢查，經核對無誤後，方可入庫。
3、整理好的幹部人事檔案入庫前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對，發現差錯，及時糾正。
4、轉出和接受幹部人事檔案時，應將材料與目錄檢查核對一遍，防止張冠李戴或缺少材料。
5、凡收集的幹部人事檔案材料，應檢查是否屬於歸檔材料，是否完整齊全，是否符合歸檔要求，是否手續完備。
6、輸入計算機的幹部人事資訊須與幹部人事檔案核對無誤後方可使用。
七、幹部人事檔案保管保密制度
1、嚴禁按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》，做好乾部人事檔案的保管保密工作。
2、幹部人事檔案管理部門，應設立專用檔案庫房（室），配置鐵質檔案櫃，妥善保管幹部人事檔案。
3、幹部人事檔案庫房（室）必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應經常檢查，保持庫房的清潔和適宜的溫、溼度。
4、幹部人事檔案庫房（室）和檔案櫃，應明確專人管理。管理人員工作變動時，必須辦理好交接手續。
5、非管理及無關人員一律不得進入檔案庫房（室）。
6、嚴禁用電話、電報索取或提供有關幹部的全面材料和涉及幹部政治問題或其它重要問題的材料。
7、不得向無關人員談論洩露有關幹部人事檔案的內容。
8、嚴禁任何人攜帶幹部人事檔案材料進入公共場所和娛樂場所。
9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按保密紙處理或銷燬。
八、送交幹部人事檔案材料制度
1、各組織人事、紀檢監察、教育培訓、審計、統戰等部門，應建立送交幹部人事檔案材料歸檔的工作制度。
2、幹部人事檔案材料的形成部門，應在材料形成的一個月內，主動送交幹部人事檔案管理部門歸檔。
3、任何組織與個人，不得以任何理由積壓、滯留應歸檔的。材料。
4、幹部人事檔案管理部門，應與各有關部門建立聯絡制度，保持收集材料的渠道暢通。
5、幹部人事檔案管理部門，對未能按時遞交檔案材料的部門，應主動與有關部門聯絡。
6、發現遞交歸檔的材料，不符合歸檔要求的，及時通知有關部門補送或補辦手續。
九、幹部人事檔案管理人員職責
1、按照幹部管理許可權，保管應管幹部的人事檔案，為國家積累檔案史料；
2、收集、鑑別和整理幹部人事檔案材料。
3、辦理幹部人事檔案的查閱、借閱的轉遞；
4、登記幹部職務、工資的變動情況；
5、為有關部門提供幹部的情況；
6、做好乾部人事檔案的安全保密、保護工作；
7、調查研究幹部人事檔案工作情況，制定規章制度，搞好乾部人事檔案的業務建設和宏觀業務指導；
8、推廣、應用幹部人事檔案現代化管理技術；
9、定期向檔案管（室）移交死亡幹部的檔案；
10、辦理其他有關事項。