採購部管理制度（通用5篇）
採購部管理制度（通用5篇）
在當今社會生活中，越來越多地方需要用到制度，制度是維護公平、公正的有效手段，是我們做事的底線要求。那麼擬定製度真的很難嗎？以下是小編為大家整理的採購部管理制度（通用5篇），僅供參考，希望能夠幫助到大家。
採購部管理制度1
一、目的：
為了規範採購日常操作行為，以規範部門獎懲制度管理。堅持以獎勵、精神鼓勵和物質獎勵相結合；懲罰、思想教育和經濟懲罰相結合。
二、適用範圍：
採購部所有人員。
三、獎勵、處罰具體細則及標準如下：
（1）獎勵
採購員在採購工作中為提高公司經營效益、挽回公司損失等方面有突出業績、貢獻或表現出眾的（具體如下），視貢獻大小和業績情況給予100-500的現金獎勵，並在公司範圍內通報表揚：
1、在物料緊缺、原材料供應緊張的情況下，能提前完成採購任務，為公司解決困難，貢獻突出的；
2、對公司採購業務方面的工作能提出合理化且有價值的建議，經稽核評定確能給公司帶來效益且被採納的；
3、為維護公司利益，在對外經濟活動中能一次性為公司節約資金3000元以上或挽回經濟損失5000元以上，經核實的；
4、為維護公司形象和聲譽作出突出貢獻的；
5、對一貫忠於職守，積極負責，廉潔奉公，事蹟突出的。
（2）處罰
1、所有采購人員不得向供應商洩露公司資訊或機密，不得將物資的底價或競爭方的資訊透露，一經發現，對責任人處以100元的罰款。
2、對於多購或誤購的，造成經濟損失在5000元以下的，處以50元的罰款，5000-10000元的，處以200元的罰款，超過10000元的，作無薪開除處理。另主管領導管理不善，負連帶責任，處以雙倍處罰。
3、凡是因採購數量不足或未按要求完成採購的給生產上造成重大待料情況的，且已超過一天以上，處以責任人200元的罰款，另主管領導負連帶責任，處以雙倍處罰。
4、所訂購的物料在正常生產週期內不能按時購回的，必須說明原因及時上報給主管領導處理，未上報的造成生產待料的對責任人處以50元的處罰。主管領導處理不了的立即上報給部門領導或分管副總。
5、採購員不得接受供應商的禮品、現金、支票等有價證券，不得向供應商借款等，一經發現對受賄人處以2000元的罰款，情節嚴重的，給予無薪開除處理，並送交公安機關處理。
6、採購員不得與供應商會餐、娛樂，不得借用交通工具以及接受供應商提供的其它方便或款待等，一經發現，視情況處以200元的罰款。
7、採購人員在採購物資時必須“貨比三家”，在同等質量的情況下，選擇價格便宜的。公司內審人員若查實到相同物料的價格在採購時低於採購員所採購的價格，視情況對採購員按照差價的5-10倍進行處罰。
8、接到物料部或生產部等部門物料待料情況問詢時，必須在2小時內回覆具體的到貨時間。如有違反，處以50元/次的處罰。
9、在採購過程中，如發生原料物資價格漲幅高於上次採購價格5%時，為不影響生產的情況下必須要選擇價格高的供應商時，內採需以電話形式向主管採購總監確認後方可訂貨，且當日需及時填寫《採購價格異動表》，抄送相關部門及領導。未按此要求操作的予以50元/次的處罰。
10、採購部門應每月對現有供應商進行市場詢價，每月不得少於3家替換供應商，填寫《採購物資市場詢價表》，抄送相關部門及領導。未按此要求操作的予以50元/次的處罰。
採購部管理制度2
一、總則
為加強採購工作的管理，提高採購工作的效率，制定本制度，採購人員及相關人員均應以本制度為依據開展工作。
採購部應該根據公司的採購請求、庫存原材料的種類、數量，考慮物資材料供求形勢、供應商的交貨期和供貨率、運輸時間等因素，科學確定採購時間、採購批次、採購批次和報價，確保物資材料的及時供應，保證公司經營能夠連續進行及採購的最佳經濟效益。
二、目的作用
1.作為採購部開展工作的規範依據
2.作為公司領導考核採購部工作業績的衡量依據
3.作為採購部人員工作中相互監督與寫作配合的依據
三、採購部人員職責及管理制度
(一)採購總監：
1、負責採購中心的全面性管理，採購體系建設，製作並更新採購管理制度、工作流程標準並推動執行；
2、負責擬製部門職能戰略及採購工作計劃並組織實施
3、領導採購中心團隊，合理分配各部門各層級的業務。
4、負責採購成本控制，制定和實施採購降價目標和計劃；
5、負責各店採購需求的滿足，保障採購物品的數量、質量與供應的及時性；
6、負責供應商開發、評估，供應商稽核，供應商管理，主導做好供應商招標工作；
7、負責監督審查杭州及外地區域的市調定價管理工作；
8、負責與出品、驗收共同制定食材驗收標準，要求各品牌驗收標準的一致性
9、負責物料裝置的產品標準的制定
10、監督管理每年的供應商評估工作
11、負責監督公司年貨、月餅、粽子的採購及配送管理工作
12、定期參加國內食材物料裝置會展，開發新食材原料、物料產品與新供應商
（二）採購經理
1、負責食品及非食品的供應商尋找，資質評估，價格談判，品項確定，供應商實地考察等，簽署批次採購合同
2、根據需求計劃，制定採購計劃並實施；
3、負責進行市場調查，掌握市場行情資訊並彙總價格比對資料，並彙報至上級以便及時調整採購品項
4、負責處理各店的質量投訴；
5、負責供應商的評估；
6、負責及時完成上級交辦的其他臨時性工作
7、支援新開門店之採購工作，開發當地新的供應商
8、負責新品項的提報，安排出品試樣後的執行
9、負責統冠物流的工作對接，保證庫存供應
10、公司、上級分配的其他工作
（三）採購員
1、按採購制度及流程執行採購作業，嚴格遵守、保證採購工作的正常運作；
2、按時進行市場價格調查、供應商比價等工作
3、透過各種渠道尋找商品、供應商的資訊，提報採購中心總監；
4、透過原產地、市場、公司的實際參觀、考察、走訪，對供應商進行評估、篩選；
5、建立源頭供應商及商品資料的資訊庫，使之成為潛在的、備選的供應商及商品
6、完成食材原料現金採購工作（農都、勾莊、近江、銅川路市場等），完成物料現金採購工作及網購工作
7、配合物流進行食材及物料的每日配送工作。上級分配的其他工作
（四）物流駕駛員
1、負責在中心指導下擬製物流配送部的職能工作計劃並組織實施；
2、負責統籌安排配送線路，合理安排人員，保障配送物品的數量、質量以及到點的及時性。具體工作：
1)每月特價產品自行採購凌晨配送（農都，勾莊）6:00-7:00 2)東新冷庫進出貨，配送
川味觀毛肚.二荊條.冷菜紅油購買進總倉。
3)上午配送：13家門店配送（9:30-11:30）4)蕭山機場廣貨配送
5)下午提貨（各車站機場物流中心）進總倉，進統冠，進東新冷庫，統冠進庫（自購產品）
6)每星期一晚農都海鮮採購（安排兩人採購配送各門店）7)每月去上海銅川路水產市場海鮮採購8) ①海鮮牛肉醬川味觀原料貨物配送
②工程部材料，企劃部資料及財務部資料配送
9)端午節期間粽子配送、中秋節期間月餅配送、年末年貨配送10)特價菜採購配送（晚、凌晨）
（五）倉庫保管員
1、總倉驗收，保證貨物質量，杜絕質量不合格產品
2、每日按時發貨，開具送貨單，保證數量準確性
3、每月總倉盤點，統冠物流倉庫盤點，保證貨物數量賬目相符
（六）採購文員助理
1、每日接收各門店的報單申請並彙總
2、將所接收的報單再分別報給相應的供應商
3、負責公司G9系統的商品錄入、更新及維護
4、負責每月兩次的商品價格錄入及更新（杭州門店及Uncle5）
5、負責接收Uncle5門店統冠物流發貨的訂貨單，並在統冠系統裡下單。
6、統冠系統裡每次進貨、出貨，在公司G9系統的物流中心裡同步錄入
7、確保統冠系統的商品規格價格同我司G9系統的商品規格價格保持一致。
四、物品、原料管理制度：
（一）、物品、原料採購
1、物品庫存量應根據酒店貨源渠道的特點，以掌握在一個季度銷售量的一倍庫存量為宜。材料存量應以兩月使用量為限，物料及備用品量不得超過三個月的用量。
2、堅持“凡國內能解決的不在國外進口，凡本地區能解決的不到外地採購”的規定。
3、各項物品、商品、原材料的採購，必須遵守市場管理及外貿管理的規定。
4、計劃外採購或特殊、急用物品的採購，各部門知會財務部並報總經理審批同意後，方可採購。
5、凡購進物料，尤其是定製品，採購部門應堅持先取樣品，徵得使用部門同意後，方進行定製或採購。
6、高額進貨和長期定貨，均應透過簽訂合同的辦法進行。
7、從國外購進原材料、物品、商品等，凡動用外匯，不論金額大小一律必須取得總經理的批准，方予採購，否則財務部拒絕付款。
8、凡不按上述規定採購，財務部以及業務部門的財會人員應一律拒絕支付，並上報總經理處理。
（二）物品原料損耗處理
1、物品及原材料、物料發生變質、黴壞、失去使用（食用）價值，需要作報損、報廢處理；
五、食品採購管理制度：對價、比價
六、能源採購管理制度：能源採購；能源提運
七、供應商管理制度
採購部管理制度3
一、總則
為加強採購工作的管理，提高採購工作的效率，制定本制度。所有的採購人員及相關人員均應以本制度為依據開展工作。
採購部應該根據公司的採購請求、庫存原材料的種類、數量，考慮物資材料供求形勢、供應商的交貨期和供貨率、運輸時間等因素，科學確定採購時間、採購批次、採購批次和報價，確保物資材料的及時供應，保證公司經營能夠持續進行及採購的最佳經濟效益。
二、目的作用
1、作為採購部開展工作的規範依據。
2、作為公司領導考核採購部工作業績的衡量依據。
3、作為採購部人員工作中相互監督與協作配合的依據。
三、採購部崗位職責
1、廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀，勤儉節約，講究職業道德。
2、建立材料採購供應渠道，進行供應商的擇優選擇。建立牢固、可靠的供應基地，並不斷進行新產品、新材料供應商的尋找、資料收集及開發工作，以保證材料供應的不間斷性。
3、採購員在工作中要多跑、多對比、多總結，邊學習邊實踐不斷提高自己的採購業務水平。
4、負責物料訂購及交期控制，積極追蹤未完成採購料件，及時處理各種異常情況，確保採購計劃能如期、如質、如量的完成。
5、加強與使用材料部門的聯絡，控制好各部門所需的各種材料確保生產及銷售能順利進行。
6、在購進材料時發生質量、數量異常情況下，應立即採取緊急措施，並與有關部門進行協商處理。
7、每年度對原有合格供方進行復審，淘汰不合格的供應商。
8、及時跟蹤掌握原材料市場價格行情變化及品質情況，以提升產品品質及降低採購成本。
9、大宗材料採購必須要求供應商提供合格證明，嚴禁購進質量不合格材料，同時監控材料使用狀況，控制不合理材料的採購與浪費的情況發生。
10、負責與供應商以及其他部門的協調工作，協助檢驗部做好進貨以及檢驗事宜。
11、定期彙總所進的採購資料，協助財會進行成本核算。
12、積極參與緊急的、臨時的採購工作。
13、完成領導交辦的其他任務。
四、採購原則
1、詢價比價原則
物品採購必須有三家以上供應商提供報價，在權衡質量、價格、交貨時間、售後服務、資信、客戶群等因素的基礎上進行綜合評估，並與供應商進一步議定最終價格，臨時性應急購買的物品除外。
2、一致性原則
採購人員定購的物品必須與請購單所列要求、規格、型號、數量一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下，採購人員須及時反饋資訊供申請部門更改請購單或作參與。如確因特定條件數量不能完全與請購單一致，經稽核後，差值不得超過請購量的5—10%。
3、低價搜尋原則
採購人員隨時蒐集市場價格資訊，建立供應商資訊檔案庫，瞭解市場最新動態及最低價格，實現最最佳化採購。
4、廉潔原則
（1）自覺維護企業利益，努力提高採購物品質量，降低採購成本。
（2）廉潔自律，不收禮，不受賄，不接受吃請，更不能向供應商伸手。
（3）嚴格按採購制度和程式辦事，自覺接受監督。
（4）加強學習，廣泛掌握與採購業務相關的新材料、新工藝、新裝置及市場資訊。
（5）工作認真仔細，不出差錯，不因自身工作失誤給公司造成損失。
5、招標採購原則
凡大宗或經常使用的物品，都應透過詢議價或招標的形式，由企管、財務等相關部門共同參與，定出一段時間內（一年或半年）的供應商、價格，簽訂供貨協議，以簡化採購程式，提高工作效率。對於價格隨市場變化較快的物品，除縮短招標間隔時限外，還應隨時掌握市場行情，調整採購價格。
6、審計監督原則
採購人員要自覺接受財務部或公司領導對採購活動的監督和質詢。對採購人員在採購過程中發生的違紀違法的行為，公司有權對相關人員依照公司《員工獎懲制度》等進行處罰直至追究其法律責任。
五、採購流程
（一）採購申請與稽核
1、請購經辦人員應根據生產或經營的實際需要，依存量管理基準、用料預算，參酌庫存情況開立《請購單》，《請購單》要求註明名稱、規格型號、數量、需求日期、參考價格、用途等；若涉及技術指標的，須註明相關引數、指標要求。採購量以滿足每週使用為標準，個別情況除外，但一次不應超過每月採購量。
2、需求日期相同，屬同一供應廠商供應的物資商品，請購部門應以請購單附清單，一單多品方式提出請購。
3、《請購單》由各部門領導稽核經總經理簽字批准後遞交採購部門採購。各稽核環節對採購申請提出議異者，應及時將意見反饋給採購申請部門。
4、緊急請購時，由請購部門填寫《緊急請購單》並在“說明欄”註明原因，以急件遞送；採購部門收到《緊急請購單》後應優先處理。
5、遇公司生產、生活急需的物資，可以電話或其他形式請示公司總經理口頭審批，徵得同意後提報採購部門，簽字確認手續在後期按採購流程補齊。
6、無法按請購部門的需求日期到貨的物資，採購經辦須及時反饋給請購部門。
（二）請購遞交
1、請購經總經理批准後，由請購部門委派一名專業人員陪同採購，以防採購失誤；請購部門的專業人員僅作採購物資檢驗，不得為採購經辦人員指定供應商。
2、若請購部門無法委派專業人員陪同採購，則應在遞交請購單時同負責採購人員詳細溝通採購物資的規格、引數及其它技術指標，務必保證採購物資的準確性。
（三）請購撤銷
1、請購的撤銷應立即由請購部門通知採購部門停止採購，同時於《請購單（採購）》聯加蓋紅色“撤銷”的戳記及註明撤銷原因。
2、採購部門辦妥撤銷後，將原請購單退回請購部門。
3、原請購單未能撤銷時，採購部門應及時通知原請購部門。
（四）採購作業處理期限
採購部門應依採購地區及市場供需，分類制定商品採購作業處理期限，通知各有關部門以便參考，遇有變更時，應立即修正。
1、單次採購金額預算在1萬元以下的零散採購專案，如無特殊物資，採購週期不超過5天。
2、單次採購金額預算在1萬元以上20萬元以下的專案由採購部進行比價採購，採購週期不應超過15天。
3、單次採購金額預算在20萬元以上100萬以下的專案採購部自行招標採購，採購週期不應超過40天。
4、單次採購金額預算在100萬元以上的專案可委託招標公司代理招標，採購週期不應超過60天。
（五）詢價
1、採購經辦人員接獲《請購單》後應依請購案件的緩急，並參考市場行情及過去採購記錄或廠商提供的資料，進行詢價並填寫《詢價記錄表》，按低價原則進行採購。
2、採購部門接到請購部門以電話聯絡的緊急採購案件，主管應立即指定經辦人員先行詢價、議價，待接到請購單後，按一般採購程式優先辦理。
3、詢價前應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，瞭解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通。
4、所有采購專案必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則上不透過其代理或各種中介機構詢價；除經核准得以電話詢價之外，另需精選3家以上的供應商進行比價或經分析後議價。
5、若廠商報價的規格與請購材料規格略有不同或屬代用品者，採購經辦人員應檢附資料並於《請購單》上予以註明，需經使用部門或請購部門審批後方可繼續採購流程，並儘可能提供樣品供使用部門確認。
6、樣品提供和確認：
（1）若須進行樣品提供和確認的，須確定送樣週期，由採購經辦人員負責追蹤，收到樣品後，須第一時間送交需求部門進行確認，必要時需會同財務部等部門相關人員予以確認。
（2）對於需要儲存樣品的，須作封樣處理，以便日後作收貨比較。
7、詢價時對於相同規格和技術要求，應對不同品牌進行詢價；至少對5家以上的供應商進行詢價。
8、比價採購或招標採購應以詳細的詢價表或擬定完整的招標檔案格式進行詢價。
9、採購經辦人員在詢價時遇到特殊情況應及時報請上級領導批示。
（六）比價、議價
1、收到供應商第一次報價或進行開標後應向公司領導彙報情況，設定議價目標或理想中標價格。
2、對於合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出。
3、要弄清供應商報價是否含稅，並確認供應商能否開具增值稅專用發票，對能開具增值稅專用發票的供應商應優先考慮；對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認。
4、比價採購或招標採購所邀請的單位均應具備一定資質和實力，具有提供或完成我公司所需物資和專案的能力；重要專案應透過一定的方法對目標單位的實力、資質進行驗證和審查，如透過進行實地考察瞭解供應商的各方面的實力等。
5、參考目標或理想中標價格與擬合作單位或擬中標單位進行價格及條件的進一步談判。
6、除固定資產外，單次採購金額在1萬元以下專案可自行採購；單次採購金額預算在1萬元以上的所有專案都應邀請至少5家上的供應商參與比價或招標採購；單次採購金額預算在20萬元以上100萬元以下的專案應由採購部組織招標，公司相關領導參與監督；單次採購金額預算價格在100萬元以上的專案由公司領導決定是否委託第三方機構代理招標。
（七）比價、議價結果彙總
1、比價、議價彙總前應彙報公司相關領導，徵得同意後方可彙總。
2、比價、議價結果彙總應按照《招標彙總表》的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一稽核。
3、如比價、議價結果未透過公司領導稽核，應進行修改或重新處理。
（八）、選擇供應商
採購人員須建立供應商資訊臺帳並及時完善更新，供應商應從以下幾點出發擇優選擇：
（1）具有合法經營主體；
（2）具有相應資質的供應商；
（3）具有良好的信譽；
（4）具有良好的品質、交貨期、價格、服務等條件。
（九）簽定合同
採購買賣條件一經協議後，即可由雙方將協議細節、權利與義務在書面協議書上詳細記載簽訂合同，以取得法律的保障。採購合同通常由主要條款、基本條款、附件三部分組成。
1、主要條款包含合同雙方名稱、地址，合同編號，法定代表人或代理人姓名，合同文字份數，有效期限，簽訂時間、簽訂地點及合同雙方當事人的簽名蓋章。
2、基本條款注意事項
（1）採購物品、專案的名稱、規格、數量/工程量、單價、總價及合同總額，清單、技術檔案與確認圖紙是合同不可分割的部分；
（2）質量條款中應注意產品的技術標準，明確規定供方對產品質量的條件、期限及檢驗的期限，成套產品還要規定對附件的質量要求；
（3）缺陷責任條款中採購方應就採購物資的合格保證期進行談判，應考慮由誰來支付與處理缺陷物品、包裝和將物品運回供應商處等有關的費用和附帶成本；
（4）價格條款中應注意貨幣單位，如涉及國際採購的還應注意匯率變化，考慮匯率變化對合同的影響；
（5）應注意採購物資的包裝標準。產品包裝要按國家標準或專業標準規定執行，沒用國家或專業標準的可按雙方商定的.包裝標準在合同中寫明；
（6）採購物資的驗收標準按國家規定的計量方法執行，特殊情況可按合同規定計量方法執行。質量驗收所採用的質量標準和檢驗方法，都必須在合同中明確規定，並寫明檢驗的地點及提出異議的期限。
3、採購方在簽訂合同時的注意事項及規定
（1）如涉及到技術問題及公司機密的，買賣雙方都應注意保密責任；
（2）擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低；
（3）為防止合同工程量追加或追加無依據，打包採購時要求供貨方提供分項報價清單
（4）遇貨物訂購數量較多且價值較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協助清點；
（5）質保期一定要明確從什麼時候開始，並應儘量要求廠商延長產品質保期；
（6）詳細約定發票的型別及提供時間和要求；
（7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如裝置類的合同一般應按照預付款、驗收款，除錯服務款、質量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等；
（8）與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款；
（9）供應商經送樣審查合格後，由採購部門與選定的供應商簽訂合同。
（10）比價、招標彙總表巡簽完畢後方可進行合同的簽訂工作；
（11）合同簽定時應按照《合同審查批准單》的格式對合同初稿進行巡籤審查；
（12）合同巡籤審查通過後應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效；
（13）簽訂的所有合同應及時報送財務部門。
（14）交易發生爭執時，依據合同的核定條款進行處理。
（15）合同應明確規定交貨期限、交貨地點和交貨方式，須寫明交貨具體日期，是一次性交貨還是分批交貨及每次交貨的數量；
（16）合同須明確規定支付方式和結算的時間及條件，對於高價值合同和長期合同，應謹慎對待，儘量使用階段性付款、分期付款；
（17）合同應禁止供應商將訂單分包給其它單位，如確有必要分包的，應在合同中明確規定；
（18）一般採購合同簽訂後以不再變更為原則，但若因作業錯誤經調查原始技術資料可予證實的，或因製造條件改變導致賣方不能履約，或以成本計價簽約而價格有修訂必要，解除合同對買賣雙方都不利時可協議修改合同；
（19）在履約期間若因天災人禍或其他不可抗力因素使得一方喪失履約能力時，買賣雙方均可要求終止合同；若因發現供應商報價不實有圖謀暴利，或嚴重損害國家利益，或履約督導時發現嚴重缺點經要求改善而無法改進以致不能履行合同，或發現有違法行為經查證屬實時，採購方可要求終止合同；
（20）合同應明確規定違約條款和違約金，違約責任一定要詳細、具體；
（21）合同須明確規定合同終止的賠償責任。
（十）下訂購單
1、採購經辦人員在接到稽核確認的請購單後，在採購下訂單前應確認採購需求，熟悉物料專案、確認價格、質量標準及物料需求量，制定訂單說明書。
2、訂單說明書應附有必要的圖紙、技術規範、檢驗標準等。
3、完成訂單的準備後方可按標準訂單格式製作《材料訂購單》，採購訂單相關引數（物料名稱程式碼、單位、數量、單價、總價等）及交易條件、交貨期、運輸方式、付款方式須明確。若屬分批交貨者，採購經辦人員應在《材料訂購單》上署名“分批交貨”以供識別。
4、採購訂單審批須注意合同與採購環境的物料描述是否相符，所選供應商是否為合格供應商，價格是否在允許價格之內，到貨期是否符合訂單計劃要求。
5、採購訂單簽訂後採購經辦人員應及時跟進訂單進度，必要時聯合其它部門進行催單。
6、如因生產計劃改變，對採購物料的需求量有更改的，應及時向供應商發出《訂購更改通知單》，以使供應商及時更改生產計劃。
7、緊急訂單易造成品質降低、價格偏高等損失，平時採購部門應協同其它部門做好存貨管理、生產計劃，避免緊急訂單的情況發生。
（十一）採購進度控制
1、為確保準時交貨，採購人員應提前採用電話、傳真或親自到供應商處跟催，以確保物品（物資）能適時供應，以《採購進度控制表》控制採購作業進度。
2、採購經辦人員未能按既定進度完成作業時，應填制《進度異常反應單》並註明“異常原因”及“預定完成日期”，經呈主管核示後轉送請購部門，依請購部門意見擬訂對策處理。
3、若採購物品（物資）無法在預定時間內交貨的，應主動與供應廠商聯絡催交，確定新的交貨期，並開立“進度異常反應單”記明異常原因及處理對策，通知請購部門，並依請購部門意見處理。
（十二）報驗入庫
1、達到質檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質檢部門進行質檢、驗收；驗收標準參照公司質檢部門的相關規定執行。
2、供應單位已經履行完畢的合同，採購部應及時的通知質檢部門進行驗收；
3、質檢部門在接到採購部報驗通知後應及時報驗，並出具報驗結果證明書，對於質檢不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況質檢部門應負主要責任；
4、合同標的物在運達公司後採購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運；
5、質檢部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單後應將其作為暫存物資接受；
6、質檢部門已經驗收的產品倉庫應及時的入庫，並及時出具入庫清單；
7、外協加工件應按照原材料入庫；
8、質檢合格後的固定資產及服務按照公司財務規定決定入庫與否。
（十三）對帳付款
採購物品（物資）辦理入庫後，由採購經辦人員憑《入庫單》經採購主管、財務及總經理審批後，按合同或約定的付款方式辦理付款手續。
採購部管理制度4
一、請購及其規定
1. 請購的定義
請購是指某人或者某部門根據生產需要確定一種或幾種物料，並按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。
2. 請購單的要素
完整的請購單應包括以下要素：
請購的部門； 請購物品所屬專案； 請購的用途； 請購的物品名； 請購的物品數量；
請購的物品規格； 請購物品的樣品、圖紙或技術資料等； 請購的物品的要求時間；
請購如有特殊需要請備註； 請購單填寫人； 請購部門主管； 請購單稽核人； 採購副總稽核；
財務稽核人； 公司總經理。
3. 請購單及其提報規定
⑴ 請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導稽核批准後報採購部門；
⑵ 固定資產申購按照附表一(固定資產購置申請表)的格式進行填寫提報；
⑶ 其他材料裝置及工程專案申購按照附表二(物資採購申請表)的格式填寫提報；
⑷ 日常零星採購按照公司印製的按照附表三(物資採購審批單)的格式填寫提報；
⑸ 請購部門在提報請購單是應要求採購部簽字接收人請購部門備份；
⑹ 涉及到請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的單子文件也需一併提交；
⑺ 遇公司生產、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，徵得同意後提報採購部門，簽字確認手續後補。
⑻ 如果是單一來源採購或指定採購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明。
⑼請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字後報採購部。
4. 公司物資請購單的提報部門
⑴ 公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他專案由生產部門提報；
⑵ 公司生活及辦公的物資、固定資產、服務或其他生活及辦公專案由辦公室提報； ⑶ 公司各部門專用的物資由各部門自行提報。
二. 請購單的接收及分發規定
1. 請購的接收要點
⑴ 採購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請
購單是否經過公司領導審批；
⑵ 接收請購單時應遵循無計劃不採購，名稱規格等不完整清晰不採購，圖紙及技術資料不全不採購，庫存已超儲積壓的物資不採購的原則；
⑶ 通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；
⑷ 對於不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。
2. 請購單的分發規定
⑴ 對於請購單採購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；
⑵ 對於緊急請購專案應優先處理；
⑶ 無法於請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；
⑷ 重要的專案採購前應徵求公司相關領導的建議。
3. 採購週期的規定
⑴ 單次採購金額預算在1萬元以下的零星採購專案或預算在1萬元以下可市區採購的物資及產品的採購週期不應超過5天；
⑵ 單次採購金額預算在1萬元以上的專案比價採購，採購週期不應超過15天；
⑶ 請購部門應按照以上規定的時間提前提報請購單採購部如未能按時完成採購任務
時應向領導說明原因；
⑷ 遇到緊急採購應彙報公司領導採取快速優先採購的策略。
三. 詢價及其規定
1. 詢價前應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，瞭解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通；
2. 屬於相同型別或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包採購；
3. 對於緊急請購專案應優先處理；
4. 所有采購專案上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則能不透過其代理或各種中介結構詢價；
5. 對於請購部門需求的物資或裝置如有成本較低的替代品可以推薦採購替代品；
6. 詢價時對於相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價；
7. 在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。
四. 比價、議價
1. 對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認；
2. 對於合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；
3. 收到供應單位第一次報價後應向公司領導彙報情況，設定議價目標或理想中標價格。
4. 重要專案應透過一定的方法對於目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如透過進行實地考察瞭解供應商的各方面的實力等；
5. 參考目標價格與擬合作單位進行價格及條件的進一步談判。
五. 比價、議價結果彙總
1. 比價、議價彙總前應彙報公司相關領導，徵得同意後方可彙總；
2. 比價、議價結果彙總應按照附表六(比價/招標彙總表)的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一稽核；
3. 如比價、議價結果未透過公司領導稽核應進行修改或重新處理。
採購部管理制度5
為使酒店的採購工作走上制度化、規範化，合理控制成本，加強內部工作協調和提高工作效率，特制定本採購管理制度:
一、採購管理部門
酒店設立專職採購部，隸屬酒店財務部管理，接受財務總監、成本控制、集團稽查部及其它部門的監督，全面負責酒店的採購工作.
二、採購部工作基本要求
1.所有采購專案均需董事會籤批授權及酒店財務部批准同意
2.所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質，月結類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單
3.所有采購物品的品質須保持一慣穩定
4.採購部工作人員須對自己採購物品的價格和品質負責
5.採購部須每半個月一次透過電話、傳真、外出調查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格資訊並整理成價格資訊庫，以書面形式彙報給酒店財務部及董事會
6.所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品採購部須登記歸檔並妥善保管，有人員變動時須全部列入移交.上述資料及採購人員自購物品價格資訊採購部每天須錄入至採購部價格資訊庫.
7.採購時間要求:一般物品採購時間為3天;急用物品當天必須採購回來;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單採購
8.採購部禁止採購任何未下申購單的物品，否則財務部將不予以報銷
9.禁止使用部門自行採購物品或私自與供應商洽談採購事宜
10.採購部負責跟進各協作廠商的貨款及時籤批支付事宜.對到期的應付帳款，酒店應及時支付，以建立酒店良好形象，維護酒店財務信譽，同時也為日後的採購工作提供便利.
三、採購審批程式
1.申購單審批程式:
使用部門經理(倉庫主管)資產會計複查董事同意採購部詢價財務總監稽查部行政辦
董事會申購單返回採購部
2.單位價值1000元以下或批次價值在20XX元以下的由採購部現金自購的物品，採購部須事先貨比三家，並在申購單上註明詢價結果和選定的供應商，經董事會最後批准後方可採購.酒店財務部和集團稽查部將對價格及品質進行不定期抽查.
2.單位價值1000元以上或批次價值在20XX元以上的物品採購審批程式:
採購部尋找至少三家廠商比較價格品質評定小組確定供貨商採購部與供貨商共同草擬合同或採購協議
財務審批行政辦審批董事會審批蓋章或簽字
執行合同或協議
(評定小組由採購部、使用部門、財務部、主管副總、集團稽查組成)
3.賒購(月結)物品採購審批程式
蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果由各廚主廚直接下單至採購部叫貨.其它物品按上述第1、2、3款程式執行.
各月結供應商選定辦法:採購部每月每類物品均應邀請至少三家供應商報價，採購部、使用部門、主管副總、財務部和集團稽查部組成供貨商評定小組，通力合作，進行價格及質量的比較和討論，選定供應商。採購部及上述相關部門可分頭或聯合組織市場調查，根椐市場調查的價格，與供應商確定固定的一個月的供應價，在此確認期間內，供應商將按此固定價格提供酒店所需的物料.
四、採購監督
採購成本的控制由財務部、採購部、使用部門及集團稽查部共同完成，平時各部門應及時到市場上了解價格行情，以促進酒店採購成本的控制與監督.
五、供應商管理
1.財務部應定期(每月或每季度)牽頭，組織財務部、採購部、使用部門及集團稽查部對供應商進行評估(酒店每類物品須有至少三家供貨商)，淘汰部分不合格供貨商.
2.選用供應商角度採用1+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品一個主供應商、2個輔助供應商、N個考察供應商。這類商品只有一個主要供應商，大約70%的物資從他手中購買。2個輔助供應商提供大約20%的物資，一旦主供應商出現問題能有其他供應商立即頂替。數量不限的考察供應商既是輔助供應商的後備力量，也使酒店在採購極其特殊物資時無購買死角。
3.採購部要做好同供貨商的聯絡和接待等工作，維護酒店形象。