辦公室檔案管理制度（精選6篇）
辦公室檔案管理制度（精選6篇）
在現實社會中，很多場合都離不了制度，好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預計目標。大家知道制度的格式嗎？下面是小編為大家收集的辦公室檔案管理制度，希望能夠幫助到大家。
辦公室檔案管理制度1
為加強校研究生會辦公室檔案的科學管理，保證檔案資料的系統性與完整性，現結合實際情況，特制定本制度。
一、立卷、歸檔
第一條各部門平時要做好檔案的收集、整理，檔案的整理、上繳工作是各部門的一項重要任務，必須認真做好。
第二條各類檔案材料由辦公室負責整理立卷、歸檔。辦公室對各部門檔案立卷工作進行監督和指導，並做好應歸檔檔案案卷的接收歸檔工作。
第三條檔案立卷歸檔範圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種檔案(包括收、發文電，內部檔案，各種會議檔案，檔案彙編，簿、冊、圖表，出版編輯物原稿、磁碟等)，均屬立卷歸檔範圍。
第四條立卷的原則。遵循檔案的自然形成規律，保持檔案之間的歷史聯絡，區分檔案的儲存價值，便於保管和利用。
第五條立卷方法。根據立卷原則、檔案的分類，分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。
1、分年度。將檔案按其形成或針對的年度分開。
2、分級別。將檔案按其重要性分成公文和一般檔案。
3、分問題。將檔案按其內容所反映的問題分開。
4、分期限。根據檔案的不同儲存價值，將檔案按不同的保管期限分開。
5、保管期限分為永久、長期、短期三種。
(1)永久儲存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的(例如章程、申請批文等)有長遠利用價值的檔案，劃為永久儲存。
(2)長期儲存。凡是在相當長時間內部門需要查考的檔案，劃為長期儲存。長期儲存為15年至50年。
(3)短期儲存。凡是在較短時間內部門需要查考的各種檔案，劃為短期儲存。短期儲存為15年以下。
第六條檔案的組合。組合的基本作法如下：
1、法規性檔案，如制度、辦法、條例、規定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批覆、轉發件與原件，應組合在一起。
2、會議檔案應單獨組合。
3、統計、報表、名冊等各類表格檔案，應組合在一起。
4、工作計劃、總結等檔案，一般可按部門或社團名稱組合。
5、特殊性檔案材料，可根據具體情況進行組合。
第七條檔案袋內檔案的排列。檔案袋內檔案應區分不同情況進行排列，密不可分的檔案依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在後;正件在前，附件在後;印件在前，定稿在後;案件材料中結論性材料在前，依據性材料在後。其它檔案按檔案的重要程度或形成時間先後排列。
第八條檔案歸檔份數。一般歸檔1份，重要的和經常使用的檔案歸檔2份或3份。對無儲存價值和重份檔案，需要辦理銷燬手續。
第九條歸檔時間。部門應於活動後一週內，將應立卷歸檔的檔案整理立卷，向辦公室移交歸檔。
第十條歸檔檔案案卷的要求。部門移交歸檔檔案案卷，應符合下列要求：
1、歸檔檔案齊全、完整。
2、每個案卷必須填寫案卷檔案目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。
3、檔案袋的名稱要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內檔案的內容和成份。
第十一條案卷檔案一式兩份，一份作為紙製文件儲存，另一份電子文件儲存在辦公室,電網檔案盒。
二、檔案的管理和利用
第十二條辦公室按照校研究生會對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統計等工作。
第十三條經鑑定失去儲存價值需要銷燬的檔案，應經分管主席審查批准後，按程式進行檔案銷燬。
第十四條辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結合”的原則。經常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、複製，保護檔案的安全與完整。
第十五條檔案的利用。利用檔案人員，按規定辦理檔案利用審批手續與有關登記表，檔案用完後應及時歸還。
第十六條借用檔案人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自塗改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。歸還檔案時，辦公室人員要仔細檢查,檔案盒，發現對檔案有損壞或洩密者，應及時向分管主席報告，按有關規定處理。
第十七條辦公室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。
第十八條平時彙集，按實際順序或內容分類、收集、整理，應保持檔案、材料之間的來源、時間、內容方面的聯絡。若遇有上級漏發文件，應及時請求補發或取得影印件,幹部檔案盒，以便存檔和查閱。
第十九條確保檔案、材料的安全，做好保密工作。
辦公室檔案管理制度2
第一部分：檔案工作總的要求
1、貫徹執行黨和國家關於檔案工作的法律法規和方針、政策。
2、對本校各部門和有關人員形成的各種檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進行監督和指導。
3、集中統一管理本校各種門類和載體的檔案，積極提供利用，為本校各項工作服務。
4、為國家積累檔案財富，按規定的時間和要求把具有長期儲存價值的檔案，向上級檔案館移交。
第二部分：檔案的.保管
1、學校檔案包括文書檔案、教學檔案、學籍檔案、教師業務檔案、財務檔案、教學儀器裝置檔案和基建檔案等等。
2、檔案室負責全校檔案（不含人事檔案）的管理工作，有關部門按規定立卷後向綜合檔案室移交。
3、實行科學管理，檔案庫房內櫥具、裝置放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理分明，編號科學規範、查詢方便。
4、定期對檔案進行檢查、修復、整理，保持整潔完好。
5、檔案的接收和移出都必須手續完備，室藏檔案必須賬物相符。
第三部分：檔案立卷歸檔
1、凡記錄反映本校職能活動情況、具有日後查考利用價值的各種文字、圖表、材料，均列為歸檔範圍。
2、各部門兼職檔案員應根據歸檔範圍將材料收集齊全，按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查後，再編排頁號，填寫卷內目錄，擬出案卷標題，裝訂。
3、編號抄目要嚴肅認真，案卷標題要簡明扼要，正確反映卷內內容，由檔案室統一書寫。
4、凡立卷材料必須紙質優良，規格統一，書寫規範，字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書寫，也不能用複寫紙複寫。對不符合要求的要返工重製。
5、每年7月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務
第四部分：檔案的鑑定與銷燬
1、對檔案要認真進行鑑定，確無儲存價值或保管期滿的檔案，可確定銷燬。
2、檔案的鑑定、銷燬工作必須有組織、有領導地進行。在校長辦公室主任的'主持下，由綜合檔案室和有關立卷單位人員組成檔案鑑定、銷燬小組，負責檔案的鑑定、銷燬工作。
3、經過鑑定，需要銷燬的檔案，必須編造銷燬清冊，經校有關領導批准後，方可銷燬。
4、銷燬檔案時，必須由兩人以上在指定地點監督銷燬，監督銷燬人員必須在銷燬清冊上簽名蓋章，並註明銷燬方式和日期。
5、銷燬檔案清冊要妥善保管，並將所銷燬檔案在目錄中登出
第五部分：檔案室的安全保密
1、檔案室是機要部門，非本室人員未經許可不得入內。
2、未經批准，不得將檔案帶出檔案室，檔案內容不得私自摘抄、影印和隨意傳播
3、經常檢查庫房和檔案的安全，發現問題及時向領導報告，認真處理。
4、檔案管理人員要模範遵守黨和國家的保密規定，嚴守機密。在調換工作時，對所管的檔案要辦理交接手續，離職後對所瞭解的機密情況，不得洩漏。
第六部分：檔案的統計
1、要及時地對檔案的收進、移出、整理、鑑定、保管、利用、銷燬以及檔案工作人員、機構、經費、庫房、裝置等情況進行登記，每年一次對各方面進行認真統計，做好年報表
2、嚴格執行國家和系統內所規定的統計計量單位和報表格式，做到數字準確、字跡工整，不得潦草和塗改，使檔案統計工作標準化。
3、檔案工作人員要加強檔案統計工作的責任心和使命感，建立科學的檔案統計工作制度。
第七部分：檔案庫房的管理
1、檔案庫房門窗牢固，及時關閉上鎖。鑰匙要專櫥保管，不準隨身攜帶。
2、非本室工作人員不得擅入庫房，因工作需要進入庫房時，必須有本室人員陪同。
3、庫房要配備好“六防”設施（防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強光），庫房內嚴禁吸菸和存放易燃易爆物品及其他無關物品。
4、庫房內櫥具排列要整齊合理，要經常打掃和擦拭，保持室內清潔衛生。
5、做好室內外溫溼度記錄，除溼、降溫。
第八部分：文書的立卷歸檔
1、公文必須實行由文書部門或業務部門立卷的制度，這是提高案卷質量的一個重要措施，文書立卷歸檔工作，是文書處理工作的重要環節。立卷歸檔工作的好壞，直接影響到案卷的質量，文書人員必須認真做好。
2、本校黨、政、工、團各職能科室均為立卷單位。
3、各立卷單位必須指定專人（兼職）負責本科室的立卷工作，各科室領導要加強對立卷工作的領導，將其納入本部門工作範圍。
4、凡本校在工作活動中形成的，具有儲存價值的檔案材料，均由立卷單位進行整理、立卷。各級領導人和承辦人員辦理完畢的檔案材料，均應及時交有關部門整理立卷，不得私自儲存應立卷的檔案材料。立卷人員應及時收集整理，防止檔案材料的散失。如遇到檔案材料短缺或承辦手續不完備及其他不符合要求等情況，應補辦齊全，保證檔案材料準確、完整。
5、各部門立卷歸檔的檔案材料以本部門形成的為主，與本部門工作有直接關係的上下級來文也需立卷，以保證歸檔材料的齊全、完整。本校黨組織和行政形成的檔案及上級來文分別由校長辦公室立卷。
6、文書立卷歸檔的具體要求：
（1）立卷前把本部門一年內形成的全部檔案材料統一收集整理，核對清楚，以保證歸檔的檔案材料齊全、完整。
（2）立卷歸檔的檔案材料，應保持它們之間的內在聯絡，區分儲存價值，分類整理立卷。
（3）把檔案按年度分開，不同年度的檔案，不能混在一起立卷，年度工作計劃和下一年形成的本年度總結，放在本年度檔案內，長遠規劃放在所針對的開頭一年；連續幾年的工作總結放在所針對的最後一年；跨年度的檔案歸於結束的年代。
（4）把檔案按級別分開立卷，但上級對本校的批覆、批轉和本校對下級的批覆、批轉檔案應在本校卷內，本校的檔案材料在前，上、下級的檔案材料在後；其餘按上、下級檔案分開立卷。
（5）按內容分開立卷，把一個問題或一項工作、一次會議、一個案件所形成的檔案材料作為有聯絡的一個整體立卷。
（6）把檔案按永久、長期、短期三種保管期限分開立卷。
（7）卷內檔案按一定的規律進行排列。其目的是保持檔案之間的聯絡，使卷內檔案系統化地反映問題。排列完畢的檔案材料要拆去金屬訂物，在右上角用鉛筆編寫頁號，如正反兩面都有文字或圖表的檔案材料，兩面都編頁號，反面編在左上角並填寫好卷內目錄。
（8）案卷標題要簡明確切，正確地反映卷內檔案主要內容，各立卷單位負責草擬所立案卷的標題，劃定保管期限，由綜合檔案室統一填寫。
（9）各立卷單位應按各類檔案的具體要求每月月底向綜合檔案室移交。文書檔案在下一年的6月底以前移交完畢，並履行移交手續。
7、為了保證案卷質量，綜合檔案室負責督促、檢查和業務指導，協助各部門做好文書立卷工作。
辦公室檔案管理制度3
(一)檔案管理制度
第一條管理要點
1、為使檔案管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用。
2、檔案管理的範圍包括：上級下發檔案、公司各類制度檔案、外部傳真檔案、政策指導類檔案、各類合同檔案等。
3、制度類檔案按照公司文件統一格式進行編寫，統一頁首、頁尾，寫明公司全稱及檔案性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等資訊;措辭規範，表達無歧義。
4、根據檔案屬性、類別，對所有檔案進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。
第二條制度規範
1、檔案的起草、收發、列印、歸檔整理、借閱銷燬等由辦公室人員負責執行。
2、公司上報下發正式檔案的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。
3、公司對內公開檔案由行政人事部負責起草和稽核，總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的檔案由各部門負責起草，行政人事部負責稽核，稽核無誤後行政辦公室列印，列印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式列印，由總經理蓋章，簽發。
4、凡寄至公司的檔案、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。
5、機密檔案由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性檔案進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。
6、各部門因工作需要可借閱一般性檔案，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的檔案，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閱。
7、辦公室管理人員對檔案借閱情況進行登記，做好借閱記錄並限期清退。
8、按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、根據存檔時間及存檔的必要性對檔案進行銷燬，需上報行政人事主管簽字批准，按照檔案管理制度進行處理。
第三條檔案管理流程設計
1、內部檔案管理流程：起草檔案→審查編號→審批、簽發→列印檔案→下發檔案→檔案存檔
2、外部檔案管理流程：外部收文→檔案整理→檔案存檔→清退→檔案存檔→檔案銷燬
3、借閱流程：提出申請，辦理手續→批准→借閱→清退→檔案存檔→檔案銷燬
(二)文書管理制度
第一條管理要點
1、為確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。
2、文書管理範圍包括：一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編)、行政人事部發文文書(學習資料、各類簡報)、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。
3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁首頁尾，文字內容可根據文書具體內容進行調整。
4、根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，保持紙質文件與電子文件的同步更新。
第二條制度規範
1、根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。
2、按照文書管理範圍，行政人事部的發文根據需要填寫《發文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。
3、行政辦公室發出的學習文書，需附上學習進度表;閱讀者需認真學習並簽名備註。
4、按時間、內容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。
5、根據文書的時效性和儲存的價值性，對文書進行整理銷燬;須上級審批同意，方可銷燬。
6、辦公室負責人為第一責任人，若發現文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。
7、違反以上規定者按照相關規定予以懲處。
第三條流程設計
起草文書→填寫《發文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷燬
(三)檔案管理制度
第一條管理要點
1、為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。
2、檔案管理範圍：公司各類證照及各類檔案、文書資料、其他應存檔的資訊資料。
3、根據文書整理和檔案整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備註，並存入專門的檔案檔案櫃保管。
第二條制度規範
1、應歸檔的檔案、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批覆、定稿等。
2、所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先後順序再按同一專案文書材料集中整理，並貼上標籤。
3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。
4、各部門需借閱相關檔案，須由行政人事部主管簽字，稽核通過後方可借閱，不得抄錄、複製或借出。
5、檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，特別是員工個人資訊、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。
6、檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。
第三條流程設計
根據檔案、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退
辦公室檔案管理制度4
1、學校公章由校長辦公室作為機密件由專人管理，並掌握使用。
2、以學校名義上報、外送、下發的檔案、資料、報表等，憑校長簽發原件加蓋公章。
3、工作證、結業證、離退休證、職務（稱）聘書等，由教育局或相關部門統一辦理。
4、以學校名義簽訂的合同、協議、訂購單等，審計部門審計後憑主管校長批准簽字後方可蓋印。
5、因公出差、聯絡業務、參加教學會議、研討會議等必須憑證明並經校領導批准方可開具。
6、校長工作用章（私章）必須經本人同意方可使用。
7、私人取款、取物、掛失、駕駛員辦證等，需用單位介紹信，由校辦公室主任批准並嚴格登記手續。
8、凡私蓋公章或利用公章舞弊者，一經發現即予嚴厲懲處。
辦公室檔案管理制度5
1、檔案管理在校長、副校長的領導下，由辦公室具體抓好檔案建設工作。
2、檔案管理人員要認真學習有關檔案管理的法律法規，學習並熟悉檔案管理。
3、檔案管理人員要嚴守有關檔案機密，確保檔案工作的嚴密性。
4、檔案管理人員要堅守工作崗位，按時登記和整理相關資料歸檔，確保來件及時收存、及時歸類。
5、學籍檔案、“兩基”檔案、教師業務檔案、行政檔案等按習水縣教育局關於檔案管理的相關要求，制定管理措施，分門別類地完善工作，特別是加強教師業務檔案的完善工作，確保學校檔案能真實、客觀地記載教職工的工作情況。
6、學校檔案分門別類專櫃管理，劃撥一定資金添置檔案設施，力求各類檔案放置有序、查詢方便、管理順當。
7、每學期期末是整理和完善檔案的終結時間，各部門、各處、要認真收集開展工作的相關文字資料、圖片、表冊等整理，移交辦公室存檔。
8、檔案管理人員必須熟悉檔案的建設情況，對外調檔案做到：“取一件、記一件、還一件、裝一件”，並負責追回外調時間較長的檔案，保證檔案不流失。
辦公室檔案管理制度6
一、分管檔案工作的局領導職責
1、組織全域性性的宣傳、貫徹、執行《中華人民共和國檔案法》和上級關於檔案工作的各項方針政策的活動。
2、加強對局檔案工作的領導，將檔案工作納入局的整體發展計劃，列入局議事日程，督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應做的工作。
3、關心檔案工作和檔案室的建設與發展，從人力、物力、財力上給予支援，及時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項工作協調發展。
二、局檔案員職責
1、貫徹實施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規，建立健全檔案管理制度。
2、對各有關處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監督和指導。
3、負責收集出國考察人員應當歸檔的有關材料和照片，收集領導同志外出開會的發言材料和帶回的帶有密級的材料。
4、負責管理全域性各種門類和載體的檔案，維護檔案的完整、準確與安全，併為本單位各項工作的需要提供服務。
5、按時向上級主管部門報送檔案工作統計材料。
6、按規定向檔案館移交應進館的檔案。
三、分管檔案工作的各處（室）領導職責
1、配備具有較好政治業務素質的專（兼）職檔案人員，並保持相對穩定。
2、將檔案工作納入本單位的議事日程（每半年研究一次檔案工作），幫助專（兼）職檔案人員解決工作中的實際困難。
3、組織本單位人員學習檔案法規，執行局檔案工作的規章制度。
4、疏通渠道，嚴格制度，督促有關人員注意平時各類檔案材料的形成積累，積極配合專（兼）職檔案人員的歸檔工作。
5、協同檔案室監督、檢查本單位檔案材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑑定工作。
6、負責檢查本單位專（兼）職檔案人員履行檔案崗位職責情況。
四、各處、室專（兼）職檔案人員職責
1、堅持平時整理。根據本單位不同種類檔案材料的形成特徵，制定案卷類目，合理分類存放，便於利用和歸檔。
2、負責本單位檔案材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔檔案材料完整、準確、系統。
3、歸檔案卷做到組卷合理，頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。
4、保管好本部門應歸檔的案卷，注意檔案材料的安全和保密。
5、主動接收局檔案員的業務指導和督促檢查，按規定時間向檔案室移交。
6、積極參加業務學習，不斷提高檔案工作水平。
7、按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目，並編制檢索工具。
8、按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統計年報表。