專案管理中控制系統研究的論文
專案管理中控制系統研究的論文
一，專案控制的理論研究
各類控制工作都是技術很強的工作，而且要有理論的支撐。管理控制是靠決策、計劃、組織、程式、過程等環節來實現的，理想狀態是達到剛性目標，故對專案控制理論的研究與探討就顯得十分重要。
1.專案是可以控制的
專案是否可控，既是一個認識問題，也是一個理論問題，更是專案實施所面臨的問題。無數成功的專案實施案例回答了這個問題：在一般情況下，專案是可按預定目標進行控制的。人們一般的認知是再難的工作總是可以控制的，專案經理更要認識到透過堅持不懈的努力，專案是可控的，是可以達到預期目標的。
2.控制的可能性空間
控制論的黑箱方法是研究專案管理的有效工具，這也為研究專案控制提供了一種很好的思想和方法。對於專案的具體實施者來說，力求將可控空間也就是專案實施的全過程變成一個“白箱”。“白箱”是對該事物的瞭解已經達到了全知全能的境界。相反，若對一個研究的事物全無所知，那麼它就是“黑箱”。專業人員對專案進行結構分解，使專案結構層次化、透明化，專案的各方面情況和組成明確、清晰，這對於專案管理層和專業人員來說就接近於白箱。若對研究的事物不是十分了解，則稱之為“灰箱”。對於眾多的專案參與者及利益相關者，瞭解專案的概況，但對專案具體情況，如專案構成與設計、實施技術、管理過程等又非全部瞭解，這就呈現出灰箱的特點。對於非專業人士的專案業主、投資者和客戶等，投入資金，得到和享有專案的最終成果，這基本上就接近於黑箱。在專案實施過程中，其關鍵是構建專案的可控性空間，可控性空間越小，標誌著所需要的控制能力就越強。
3管理控制
專案控制具有過程控制、多目標控制、控制物件具有可分解性、多種控制模式並用、控制具有相關性等特點。專案控制既包括控制人，也包括控制物。故管理控制是不可或缺的重要方面。維納的《控制論》是研究生命體、機器和社會的內部或彼此之間的控制的科學。而人的控制，即參與者行為的控制是專案控制理論研究的核心問題，也是管理控制要關注的重要方面。專案控制是複雜而綜合的，不是純粹的機械裝置控制，不是剛性的，在黑箱理論、反饋理論和比較理論三種控制技術並用的基礎上，還必須要輔之以管理控制。
二，專案控制的機理
控制思想的產生和控制技術的運用由來已久，而將控制技術運用於管理來研究，其歷史並不長，應用於專案管理則是人們近幾十年才重視起來的問題。
1.專案控制是整個專案得以順利完成的重要保證
專案控制是指專案管理者根據跟蹤專案所提供的資訊，對比原計劃（或既定目標），找出偏差、分析成因、研究糾偏對策、實施糾偏措施的全過程。有效的專案控制應落實到專案全生命週期的各個環節，即專案前期策劃、中期實施和後期運營等。在此基礎上，藉助進度、質量、費用和風險等控制機制對專案進行有效管理。
2.專案控制是人員、過程和技術共同作用的結果
專案控制的實施是一項艱鉅而複雜的任務執行過程，在這個過程中，人員和技術共同發揮著作用。人員是根本，技術不可或缺。集中控制的程度越高，就越不合個人的口味，越需要各級人員來籌劃、來實施。技術則包括了幾層含義，既有控制技術和相關的科學技術，還應包括體現在管理過程中的管理技術，這三個技術共同作用而完成控制任務。技術方案、施工工藝等方面有問題，無論管理人員再努力，控制措施多麼完善，質量、成本、進度等仍然會失控。同樣，再完美的技術方案，沒有人員來實施管理，或沒有實施系統的控制職能，專案照樣會失控。例如，專案產出物的質量是靠專案的工作質量保證的，而專案的各項工作都是依靠人來完成的。同時，技術控制的強度越高，透過個人酌情處理的靈活性就越低。大量的規則、制度和措施可能使人與組織兩者都產生機能失調的後果。
三，專案控制的關鍵是進行人的管理和控制
專案的實施以人為本，人是第一要素。越來越多的研究表明，專案參與者的行為是決定專案成敗的重要因素。專案的技術層面是可以模仿的，如專案策劃過程、實施過程和實施方式等，但效仿一支知識水平和工作積極性較高的專案團隊是極為困難的。很多專案的成敗差異都表現出這一點，即是否擁有高素質的專案參與人員，對專案參與者的管理和控制也是必不可少的內容。有效的人員管理會對專案的成功打下堅實的基礎，起到積極的正向作用；與此相反，不當的人員管理必定會使整個專案產生極大的負效應。在控制人的基礎上，同時也要對專案的技術進行有效控制。控制的基本任務，是要在理論上找到技術系統與生物系統之間在某些功能上的相似性、統一性，以便在技術上研製出模擬人的行為和功能（尤其是智慧）的技術裝置。不管是對人的控制還是對技術的控制，制訂專案實施方案時，都必須結合專案的實施情況，從技術、組織、管理等多個方面進行全面分析，選擇適當的方法技術，力求專案方案技術達到可行性強、經濟合理、操作方便、成本低廉的目的。專案控制是對人與技術的共同控制，這樣的作用機理表明，專案控制最重要的是實施對專案參與人員的控制，使專案參與者的行為更加規範化和標準化，其次才是技術控制。對於一個專案是否成功，起決定性因素的是人的控制，即對參與者的行為控制。
四，實現專案的控制必須具有更廣闊的視角
專案的全過程管理包含很多內容，其控制範圍有文化、管理、技術、行為等幾個方面的內容。對專案控制的探究離不開專案參與者對專案的認知、自身的態度和價值觀，文化是在人觀念基礎上所表現出來的具體形式，文化層面是專案管理與控制的底蘊，是整個專案的基礎；對於管理層面，以專案管理知識體系中十大知識領域和管理科學中的職能與方法為基礎，目的在於規範專案管理人員的管理行為；技術層面的特點在於科學技術是專案實施的支撐，很多專案的實施過程，都包含了專案參與者的知識和技能，技術層面在控制中主要在於規範專案參與者操作的規範性，即行為的規範；行為層面是整個專案實施時的具體體現，文化、管理和技術最終都要體現在行為上，即專案的實現歸根結底是靠人的行為來完成和實現。
五，控制方法與控制系統
1.功能模擬方法在專案控制中的應用
在維納的控制論體系中，基本方法有三種，即黑箱方法、功能模擬方法、反饋方法。一般研究工程控制、專案控制的文獻中多分析、探討反饋的方法。本文試圖對功能模擬方法在專案控制中的應用做初步分析。
2.模擬方法的發展歷史控制論把模擬方法發展到功能模擬的新階段。功能模擬方法是模擬方法的高階形式，它集中體現了控制論的思想特點。功能模擬方法既是控制論的基本方法，又是具有相對獨立性的科學研究方法。所謂功能模擬方法，簡單地說，就是以功能和行為相似為基礎，用模型模仿原型的功能和行為的一種方法。模擬方法隨著人類實踐活動的深入和科技水平的提高而不斷髮展。模擬方法的具體形式，從人類認識的不同階段中產生，在不同的條件下應用，並在生產和科研中發揮著不同程度的作用。維納等人大膽地拋棄了把動物和機器相等同的觀點，保留了動物和機器相類比的舊形式。藉助這一形式，拋開機器和生命機體不同的物質基質和結構，只在行為和功能方面尋找二者的統一性和相似性，從而創立了控制論這門新科學。控制論的創立，基於傳統類比和模擬方法，又在功能模擬上達到了新的突破。
3.功能模擬方法的特點功能模擬強調模型和原型在行為、功能上具備相似性，且重在模擬有目的性的行為；功能模擬源自傳統模擬，而又有質的增進，傳統模擬在於認識生物原型本身，而功能模擬要求在認識生物原型的基礎上，創造出具有類似生物目的行為特徵的機器；功能模擬使用黑箱方法，不需要透徹分析系統內部的執行機制，也無需強迫模型與原型在結構上完全相同，重在確保模型系統整體上的功能有效。
4.功能模擬方法的意義功能模擬方法使模擬由單純認識原型的手段，發展成為改造世界的直接手段，這一點具有重大的理論和實踐意義。首先，以功能模擬方法的創造為起點，人們開始借鑑模仿生物行為。控制論運用功能模擬方法，將相應的生物行為與機器行為聯絡在一起，透過模仿生物行為，創造高新技術，由此奠定了仿生學的科學基礎。其次，功能模擬為人工智慧的研究提供了有效方法。智慧是高度發達的物質—人腦的特殊機能，它集中表現為記憶、判斷、推理、選擇、演算等思維活動。最後，功能模擬的發展必然帶來認識和實踐手段的新飛躍。隨著功能模擬向智慧模擬發展，智慧機器的不斷完善和廣泛運用，必將帶來人們的認識和實踐手段與方法的質的飛躍。智慧機器作為人腦的自然“延長”，不僅在認識活動的感性階段充當人工認識器官，而且已經跨入人類認識的理性階段，並無限地逼近人類智慧。它帶來人類認識能力的突破性發展，使人類認識躍進到現代科學認識的新階段。功能模擬方法基本原理和特點的幾點啟發，一是模型和原型在功能和行為上需具備相似性，這是功能模擬方法的基礎。這裡的功能，可以理解為原模型的功能，也可以理解為已完成專案的管理功能。行為易於理解，專案控制就是要規範參與者行為。在理解了功能和行為相似之後，可以設想一種專案管理過程的模擬思路，即借鑑以往成功控制專案的管理經驗，成功的方面保持併發揚，不足的地方予以改進。二是這一方法和黑箱方法有內在的`聯絡，一般地說，採用功能模擬方法是因為不認識或完全不認識研究物件的結構，才從功能研究入手。這對於理解和應用這兩種控制方法大有裨益。三是可以探索一種專案管理綜合管理系統。這要以專案管理系統為平臺，借鑑功能模擬方法，特別是人工智慧技術，同時結合組織學、心理學、行為學的研究成果，結合專案管理十大知識領域和五個具體過程，來提高大型專案的管理水平和控制能力。
六，專案控制系統與實施過程
1.對控制系統的認識對控制系統的認識，有一個前提，即要分析清楚控制系統是有形的還是無形的。很多專案控制系統是與專案管理組織、各級專案管理負責人、各種管理與技術指標、各種管理規章制度交織在一起的。大型的、重要的專案，其控制系統必須是有形的，是有意建立的。它包括了賦予專案有關管理部門或小組以明確的任務，包括建立各種規章制度及監控體系，各任務小組分項、分類控制措施，即建立一個全面的控制體系，形成控制系統。而中小型專案，其控制任務則包括在管理職能中，是半顯性或是隱形的，但其功能始終存在。
2.專案控制系統的執行專案控制是一項複雜的、綜合的工作。現代大型專案的基本特徵是所需資源量大且成本不斷增加，技術條件複雜，涉及的人員、機構和職能相互依存的程度高、風險大。構建一個能對專案資訊和活動進行管理和控制的系統，是專案成功的關鍵。專案的控制工作主要透過控制系統完成，控制系統有三大要素，即措施、資訊和反饋。這一控制系統就是專案組織為了滿足專案週期、預算和質量的目標要求，而建立的運用時間、資金、人力、材料和資訊等資源來規範專案實施的保障體系。
3.專案控制的基礎是知識體系經過半個多世紀逐漸建立起來的專案管理知識體系和專案管理實施的固定模式就是為了規範專案實施的具體過程。也就是說，凡是被稱為“專案”的任務、工作，就可以“套用”專案實施的規範動作。正是有了知識體系，專案控制的實施，控制系統的執行才有了一個完整的框架，控制過程與專案實施過程才能融合，控制的目標與專案的目標才能一致，控制的指令、體系、措施才能落到實處，才能使專案實施一步步走向成功。
4.專案控制要著眼全域性專案控制的實施是一個全方位的、全過程的任務。對於一些極度複雜的專案而言，如大型化工廠的建造或新型武器系統的研製等，往往需要更為周密而系統的控制。控制論著眼於從控制系統與特定環境的關係來考慮系統的控制功能。也就是說，控制系統的控制功能是在系統與環境之間的相互作用中實現的。這裡的環境自然包括了專案實施的內部環境和外部環境。專案實施控制是一個積極的、持續改進的過程。控制的目標不僅僅是監督和責任落實，而是為了持續改進專案的實施過程，進行新的控制，包括採用新措施，開展持續的專案監督。具體的專案控制中，容易陷入控制系統及技術系統，關注各類資料、報表。這種局面也要防止，要胸懷專案整體目標和專案實施的方方面面，要有大局觀。
七，結語
要進行有效的專案整體管理，專案經理首先需要分析清楚專案所處的內外部環境和整體情況，特別是要對專案主要的關係人進行分析和管理。其次，要設計好專案的控制系統，包括專案的組織架構、專案變更控制系統、衝突處理系統。最後，要按照專案管理知識體系的專案整合管理的規範過程來對專案進行整體管理。只有這樣，專案控制的目的才能成功實現。