企業檔案規範化管理及其建議論文

企業檔案規範化管理及其建議論文

　　企業檔案是指對企業生產經營活動的各項歷史記錄，以文字、影象等形式儲存下來的。檔案的規範化管理是將各種有儲存價值的文字材料按一定要求進行科學分類整理，其目的是實現檔案的有效利用。企業檔案規範化管理是現代檔案管理的要求，對於保證企業的工作質量，提高工作效率，建立檔案資訊中心，最大限度地管好用活庫藏檔案，充分發揮檔案在企業兩個文明建設中的作用，都具有重要的意義。

　　一、當前企業檔案規範化管理存在的問題

　　（一）檔案意識薄弱。在企業，很多領導幹部認為，經濟建設是硬道理，而檔案管理是軟工程，是做給外人看的，可有可無。這些幹部的思想落後，檔案意識較差，體現在檔案工作上就是管理鬆懈、規範性不強，有些企業沒有正規的檔案室、檔案員；有些企業雖然建了檔案室，但設施、裝置等硬體條件差，使檔案室的服務功能成了擺設。沒有場所、人員做保障，檔案工作也就無所謂規範化、標準化了。

　　（二）檔案管理從業人員素質較低。很多企業檔案管理人員文化程度較低，專業知識老化，知識面較窄，計算機及外語水平不高，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展，導致資訊化的檔案管理裝置閒置。也有部分檔案工作者對於自身工作所面臨的巨大挑戰認識不足，或者滿足於自己已掌握的知識，在接受新的技能後不懂得如何將其應用於實際工作中，或者缺乏應用的動力，不願花費時間和精力來整合提高新的.技能。這一現狀極大地制約了檔案工作的創新與發展。

　　（三）檔案管而不用現象嚴重。目前，很多企業建有檔案室，也制定了檔案管理制度，但是這些往往多流於形式，尤其是很多領導幹部認為，檔案工作相比於經濟發展來說，顯得不是那麼重要，因此，很多企業的檔案室就是個面子工程，僅僅是作為保管檔案的地方，檔案被束之高閣，沒有被利用起來。少數檔案室雖然建立了制度，但流於形式，檔案利用、庫房管理、檔案檢查等沒有按制度落實，檔案管理工作沒有真正實施。

　　（四）檔案管理的資訊化水平較低。檔案管理資訊化既是推動檔案管理規範化、統籌發展的必要舉措。然而目前大多數企業仍然沿用傳統的紙質版處理、檔案材料，工作效率慢，成效低，對企業的發展以及檔案管理水平造成不利影響。隨著計算機在檔案應用中日益成熟，而今的檔案管理工作已經不能只侷限於收集、整理、歸檔中，它需要現代科學管理手段來管理檔案。

　　二、加強企業檔案管理規範化的建議

　　（一）統一對檔案進行規範化處理。企業應該將檔案規範化管理工作作為一項中心工作來抓。有學者提出，規範化是當前檔案管理工作標準化建設的前提條件。因為現代檔案工作已不再屬於一個部門，而是一個企業、一個地區甚至一個省市檔案資訊交流的組成部分。因此企業的檔案工作要有長遠打算，做好檔案檔案的收集、整理、編目、檢索，以及檔案室的溫溼度控制、防黴防蟲、保密保管等基礎性工作；並根據國家紙質檔案、檔案管理、電子檔案管理的標準和規範進行歸檔。有些企業在檔案管理方面做得比較到位，如江西省安義縣公司透過全面加強檔案管理組織建設，完善檔案管理制度，以檔案管理達標工作為抓手，整體提升全系統檔案工作水平。同時，公司辦公室還計劃進一步加強對基層單位檔案管理工作的業務指導和督促檢查，使公司系統檔案規範化管理工作邁上了一個新的臺階。

　　（二）提高企業檔案管理人員的素質。當前對企業檔案管理從業人員的要求是：他們必須具有紮實的專業理論基礎，掌握檔案工作的方法和規律，精通檔案業務，在熟悉檔案工作的基礎上，豐富計算機知識，實現檔案工作由傳統的手工操作向現代化管理的轉變。此外，對於一個不斷髮展的企業而言，從事檔案管理的人員還應具有創新意識，能夠把握機遇，解放思想，以新思維對待新問題，以新思路和新對策解決出現的問題，努力把檔案管理工作提高到一個新水平。

　　（三）提升檔案管理資訊化水平。檔案管理的資訊化是適應新時期的必然需求，也是更好地服務於企業發展的必要條件。因此，對現代企業而言，應該將檔案資訊化建設作為提升檔案管理水平的重點工作來抓，在文書檔案實行資訊數字化後，積極推進各種實物檔案的資料庫建設，分別建立電子檔案，有效提高檔案的使用效率和觀賞性，為檔案的調閱利用提供便利，同時也為檔案管理實現標準化、規範化奠定基礎。

　　（四）正確處理好檔案保密與利用的關係。保守國家機密是每個公民應盡的義務，更是檔案管理工作人員的神聖職責。日常工作中，檔案管理人員應重視檔案保密，工作盡心盡職，對檔案管理專用計算機進行更新，定期維護影印機、印表機，加固檔案室防盜門，添置防磁櫃，為檔案資源的安全保管提供保證。

　　（五）充分利用檔案資源。傳統的檔案保密主要是將檔案加固，甚至束之高閣，很多不去動，這種做法，在保護檔案的同時，也使一些有價值的檔案不能得到充分的利用，甚至變成廢紙垃圾，這是檔案資源的嚴重浪費。保而不用就失去了保的真正意義，也使檔案失去了保護的價值，這不是檔案保護的初衷。因此，應該對檔案進行有效的利用，切不可失之偏頗。

　　參考文獻:

　　[1]張潔.淺談三資企業檔案資訊的流失[J].陝西檔案,2005(03):12-13.

　　[2]杜慧玲.探討如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].辦公室業務,2014（(05):171-172.

　　[3]馬英.中小企業辦公室檔案管理工作現存問題及解決策略[J].黑龍江史志,2014(21):229.

　　[4]李威.更新觀念是檔案管理資訊化建設的關鍵[J].檔案天地,2015.(06):35-36.