關於圖書館績效評價指標研究論文
關於圖書館績效評價指標研究論文
【論文關鍵詞】知識管理圖書館績效評價
【論文摘要】作為知識資源的管理和服務部門，圖書館正積極推廣和應用知識管理，以產生巨大的價值。然而，目前基於知識管理的圖書館績效評價方面的研究卻很少涉及。透過對基於知識管理的圖書館績效指標的各影響因素的分析，在此基礎上構建了基於知識管理的圖書館績效評價指標體系。
1圖書館知識管理與圖書館績效評價
知識管理(KnowledgeManagement，KM)這一概念，最初來源於管理學領域，是針對企業解決企業競爭力的一種管理。知識管理是以知識的發展、傳播和利用為基礎，以科學技術和管理為核心，透過對人創造的知識和擁有創造知識能力的人的管理來實現知識價值的最大化為其基本內涵。基於知識管理的圖書館管理是指應用知識管理理論、技術與方法來改善圖書館管理工作，提升圖書館管理職能，實現圖書館管理目標的過程。它是知識管理在圖書館管理中的具體應用與實踐。
績效評估方法最初用於企業管理，20世紀60年代後期至70年代初，美國圖書館界首次把它引入圖書館。關於圖書館績效，國內外圖書館界有多種定義。在比較多種定義的基礎上，筆者傾向於國際標準化組織的定義，即“圖書館績效”是“圖書館提供服務的效能以及撥款和資源利用在提供服務中的效率”。也就是效能和效率的有機契合。“效能”(Effectiveness)是指對所設定目標完成程度的測評，即一項活動最大限度地達到設定的結果，便是有效能的。“效率”(Efficiency)是指在既定目標實現中對資源使用情況的測評，即在一項活動中最小限度地使用資源或在使用相同資源的情況下能做出更多成績，被視為有效率。“評價”是指對服務或裝置的效能、效率、利用及適應的測評程式。可以看出，圖書館績效評估就是對照統一的指標，採取一定的方法，對圖書館投入的資金和資源，對圖書館管理者和從業人員在～定時間內經營圖書館所取得的業績和圖書館在一定時間內提供各項服務中所獲得的效益進行評價和測評。簡言之，圖書館績效評估就是對圖書館各項資源的投入和產出效益的比較。
基於知識管理的圖書館管理的目標是否實現，管理的效率與效益如何?這就需要對基於知識管理的圖書館管理活動進行評價，最終需要一個體系進行檢測。績效評價是基於知識管理的圖書館管理的一個重要環節，對基於知識管理的圖書館績效進行評價有助於改進管理實踐，可以使圖書館管理者瞭解管理中存在的不足之處，瞭解影響組織發展的關鍵因素所在，從而能有效地改進圖書館管理的現狀，為圖書館管理的順利實施打下基礎。
2基於知識管理的圖書館績效評價指標的影響因素
2．1知識資源結構
知識資源結構是基於知識管理的圖書館績效評價指標的重要有機組成之一。知識資源結構包含兩方面內容，一方面指圖書館以使用者需求為依據，以圖書館型別、目標和任務為依據，經過系統化、長期化採集、加工而形成的具有不同學科內容、不同型別資源、不同級別收藏、不同媒介的資源的綜合體系，包括紙本、多媒體、縮微、電子以及數字資源等多種形式。另～方面指圖書館員工、使用者、供應者、夥伴等所擁有的知識以及長期管理實踐中所積累的工作總結、研究成果和經驗教訓等，包括個人隱性知識(如專門知識、創造力和無法解釋的訣竅等)和個人顯性知識(如可以解釋的個人技能和知識)，以供員工、使用者隱性知識與顯性知識的相互轉化、共享與利用。
2．2組織結構
組織結構是組織的骨架及粘和劑，是組織實現知識管理的關鍵。在組織結構上，知識管理採取開放的、扁平式管理的學習型組織模式，以發揮人力資源的創造性為目標，致力於將組織內員工的智力資本轉化為更大的生產力、競爭力與新價值。為了挖掘人力資源，組織必須更多地運用員工的知識。組織結構功能之一就是建立一系列類似資料庫一樣的體系，在這個體系中鼓勵員工相互溝通和學習。除了加強人員聯絡外，組織結構還有另外一個重要的功能。許多管理者已經意識到，越來越多有價值的東西存在於人們的頭腦中，一旦人員離開，這些價值也就隨之而去。管理者一直在尋找解決這個問題的方法，即尋找即使發生人員流失圖書館仍然可以留下和利用這些知識(隱性知識)的方法。組織結構利用設立標準和程式可以達到這一目的，即創造一種隱性知識與顯性知識互動的機制與平臺，從而創造出新的知識去滿足社會發展的需要。
2．3知識管理系統
為了推動知識管理的實施，應該建立一個良好的設計且易於操作的知識管理系統，最新的資訊科技必須儘可能地被運用上去。知識管理系統是採用計算機技術、網路技術、知識倉庫等現代技術手段實現知識管理的系統，是一個有助於知識的收集、組織和在圖書館內部員工之間傳播的知識管理技術集合，在這個系統裡包含了對人的管理和對知識的管理。它的核心是網路技術和知識倉庫。知識管理系統的本質是一個軟體框架或工具箱，能夠幫助使用者更容易、更精確地創造、組織、理解和交流思想；知識管理系統又是一個整合的多功能系統，它能夠支援所有主要的知識管理與處理活動，包括知識獲取、組織、分類與理解、除錯與編輯、搜尋與檢索、傳遞與共享等。
建立圖書館知識管理系統的目標是透過對各種知識的連續動態管理，增進員工對知識的捕獲、開發、利用、創新的意識和水平，透過知識生產率的提高帶動圖書館管理效率的提高。知識管理系統有四項基本功能：發現知識、顯性知識交流、隱性知識交流和知識應用。館內網際網路必須能夠用於支援知識管理的功能，使之能夠共享文獻、作品、學習課程的出版物以及最佳實踐等，廣域網際網路也必須用於使用者、知識分子(大學教授、研究員和專案專家)、出版者、政府機構、商業和工業組織提供知識交換的機會。
2．4使用者滿意度
使用者滿意度是指圖書館使用者對圖書館形象、服務質量以及其它方面認識的資訊，往往可以透過使用者訪談、使用者調查和使用者意見簿(包括網上意見簿)等方式得到。這些資訊可以幫助圖書館管理者及時和準確地瞭解本館知識管理的使用者效應，發現其中存在的問題，並找到解決該問題的辦法。
2．5圖書館形象
圖書館形象主要是指圖書館的使用者、學校其它部門、其它圖書情報機構、社會公眾以及與圖書館有業務往來關係的客戶等對圖書館、圖書館行為、圖書館各項活動的綜合評價。這些關係與圖書館的發展水平、領導能力、國內外影響：力以及與外界交流程度密切相關，直接反映的是圖書館的影響因子和圖書館知識服務能力的大小，圖書館影響力的提高有助於其所在學校知名度的提高。
2．6員工競爭力
圖書館員工的知識以及所積累的經驗構成了各類圖書館的智慧資產，應該受到重視和共享。員工競爭力是指圖書館內部所有成員的知識、能力、技術、經驗等的集合。它可以從員工素質和員工滿意度等兩方面來進行衡量。員工競爭力是圖書館最重要的資產，也是圖書館知識管理能力最強的資本。基於知識管理的圖書館管理就是要儘可能有效地挖掘員工的潛能和專長，這對組織創新具有戰略性的意義。員工價值取向是構成圖書館競爭力的一個很重要的部：分，如果員工的工作態度是積極向上的，那麼他們就會有意無意地向用戶傳遞這種資訊，提高圖書館形象。
3基於知識管理的圖書館績效評價指標體系的構建
3．1指標的選取原則評價指標體系的建立是進行綜合評價的基礎。從績效評價指標的影響因素分析可以看出，影響基於知識管理的圖書館績效的要素很多，評價指標的選取是否適宜將直接影響綜合評價的結果。因此，評價指標體系的建立要遵循以下幾項原則：
3．1．1科學性原則
指標體系的科學性是確保評價結果準確合理的基礎，一項評價活動是否科學很大程度上依賴其指標、標準、程式等方面是否科學。評價指標的設計既要考慮到評價研究的任務，也要符合客觀現象本身的特點、性質及其運動規律，要遵循“實事求是”的原則，使評價指標的定量描述以定性認識為前提。
3．1．2系統性原則
人類知識活動系統是物質再生產、知識再生產、智力再生產的統一體。基於知識管理的圖書館管理的基本職能作為人類知識活動系統的縮影，同樣是智力再生產、知識再生產、物質再生產的統一體。因此，作為以基於知識管理的圖書館績效為出發點的評價體系也應該是一個綜合的系統。因此在建立基於知識管理的圖書館績效指標體系時需要把圖書館作為一個綜合系統進行分析，使該指標體系具有高度的系統性和概括性。
3．1．3客觀性原則
系統、準確地反映基於知識管理的圖書館管理活動的客觀實際情況，克服因人而異的主觀因素的影響，評價指標設計要本著簡明扼要、定義明確、分類界限清楚的原則，逐步完善以知識管理為基礎的`圖書館績效評價指標，這是評價的基本要求。
3．1．4可比性原則
評價指標在設計中要注意使評價指標具有可比性。按照這一原則，要求這～套指標體系是對多個基於知識管理的圖書館績效狀況進行綜合評價，因此，該指標體系的設計必須充分考慮到各圖書館間統計指標的差異。在具體指標選擇上，必須是各圖書館知識管理共有的指標涵義，統計口徑和範圍儘可能保持一致，保證指標的可比性，以增強評價指標的分析功能。
3．1．5代表性原則
所謂代表性是指我們在選取指標時應抓住問題的實質，即抓住主要矛盾。影響基於知識管理的圖書館績效的要素範圍很廣，指標體系不可能把與基於知識管理的圖書館管理有關的一切要素都包含在內，這就決定了應該選取那些最具代表性的要素和那些代表性強、綜合性強的指標，從而較為準確地刻畫出知識管理的本質特徵。在建立指標體系時，指標並非越多越好，相似的指標過多，容易造成資訊的重複，影響評價效果。而且指標數目過多，將會加大計算量，且不能夠突出重點。因此，指標的代表性是關係到評價效果好壞的一個重要問題。
3．2指標的設定
評價指標的設定，是對基於知識管理的圖書館績效進行綜合評價的前提和基礎。指標設定得是否合理和準確，直接影響著評價結果的科學性、可靠性和準確性。因此，基於知識管理的圖書館績效綜合評價的首要任務就是根據評價物件的性質、評價目標以及評價決策要求等，按照基於知識管理的圖書館績效評價指標的設計原則，建立能夠全面、準確地反映評價問題全貌的綜合評價要素指標體系。
如前文所述，基於知識管理的圖書館績效主要由圖書館的知識資源結構、組織結構、知識管理系統、使用者滿意度、圖書館形象和員工競爭力六個方面來反映，這些組成了績效評價的一級指標。所以，對基於知識管理的圖書館績效的考察及評價，必須立足於這六個基本方面。而這六個方面又是由不同的要素來體現的，每一種要素都有表徵其屬性特徵的指標。這些要素指標的組合就構成了基於知識管理的圖書館績效評價的二級指標(見表1)。
3．3指標的權重
在上表基於知識管理的圖書館績效綜合評價指標中，由於下層各指標對上層某一指標的相對重要程度並非一樣，即一些指標的影響程度要大於或超過另一些指標。因此，為了衡量下層各指標對上層指標的相對重要性，需要確定評價指標的權重係數，即績效指標在考評體系中的重要性或績效指標在總分中所應占的比重，是每個績效指標在整個指標體系中重要性的體現。各個績效指標相對於不同的考評物件來說，會有不同的地位與作用，因此要根據不同的考評主體、不同的考評目的、不同的考評物件、不同的考評時間和不同的考評角度，以及各績效指標對考評物件反映的不同程度而恰當地分配與確定不同的權重。
常見的確定權重係數的方法有：主觀經驗判斷法；專家調查法或專家評分法；等權重法；統計試驗法；變權重法；層次分析法(或稱為AHP決策分析方法)。一般而言為了保證確定的權重係數的客觀性、公正性和科學性，常常可將上述幾種方法結合起來使用。透過打分篩選等方式，來確定各級評價要素指標的權重係數。
透過對績效評價指標的設定和權重的賦值，一個完整的圖書館績效評價指標體系就構建完成了。一個具有可操作性、切實有效的圖書館績效評價指標體系的建立能有效改善圖書館效率低下的現實，調動全體館員的積極性，強化全體館員的凝聚力。