畢業生就業電子檔案歸檔的難點與對策管理學論文

畢業生就業電子檔案歸檔的難點與對策管理學論文

　　畢業生就業電子檔案管理領域，主要包括：畢業生就業管理系統業務管理電子檔案和畢業生就業管理電子檔案歸檔兩大類。其中，畢業生就業管理系統業務管理電子檔案簡稱為畢業生就業電子檔案。畢業生就業管理電子檔案主要包括準備階段電子檔案、監理電子檔案、實施電子檔案、數字化電子檔案和驗收電子檔案。

　　一、開展畢業生就業電子檔案歸檔工作的必要性

　　1、開展畢業生就業管理電子檔案歸檔工作，是現代館藏檔案規範管理的要求。目前，應逐步轉向紙質、電子檔案接收並重的階段。今後，各級各類檔案館應著重加強對電子檔案的收集，將電子檔案的收集工作列入長遠規劃。

　　2、開展電子檔案歸檔工作，是檔案館數字化管理畢業生就業檔案資訊的需要。如果現在還未開始研究電子檔案的接收問題，就會出現各級各類檔案館將大量的精力、財力投入到檔案的數字化工作中的情況。

　　二、畢業生就業管理電子檔案歸

　　檔工作中面臨的.技術問題1、畢業生就業管理電子檔案原始性的認定問題。原始性是檔案價值存在的基礎，也是其發揮憑證作用的依據。電子檔案的原始性認定相對來說較為複雜，必須藉助於機器裝置和一定的技術手段來鑑別和認定。由於無法判斷電子檔案的真偽，在利用過程中就不能將其作為依據和憑證使用，而只能起參考作用。因此，只有解決了電子檔案原始性的認定，它才能真正發揮作用。

　　畢業生就業管理電子檔案的資料交換格式標準問題。接收畢業生就業管理電子檔案的核心，是統一畢業生就業管理電子檔案的標準格式，保證移交給檔案管理部門的電子檔案格式統一。畢業生就業管理電子檔案，因其內容不同，種類也不同。因此，要透過軟體技術實現不同標準間的自動生成功能，充分利用現有國際、國內公認的成熟的協議、標準等技術。以國際標準或國內標準為基準，透過科學化、規範化的軟體化繁為簡，將不同處理手段形成的資料、版式，透過軟體自動轉化成國際、國內標準。

　　三、開展畢業生就業管理電子檔案歸檔工作的對策

　　1、各級各類檔案館應當根據畢業生就業管理電子檔案的人工非直讀性、資訊與載體的可分離性、易複製性、資訊的不穩定性特點，採取相應措施，積極履行職責，研究和解決當前畢業生就業管理電子檔案歸檔工作中遇到的問題，切實加強畢業生就業管理電子檔案歸檔工作。

　　2、採取各種技術措施，確保畢業生就業管理電子檔案的原始性。根據現代資訊科技的特點和社會各方面對電子檔案的需要，建立這樣一個“原始性”的概念是適當的和必要的。因為，它是電子檔案轉化為電子檔案，是電子檔案具有憑證作用和法律效力的基礎。因此，作為電子檔案的製作者、管理者，以及電子檔案檔案工作者都應積極採用有關技術措施，確保電子檔案的原始性。一是在電子檔案傳送系統中，亦採用“雙金鑰碼”對電子檔案進行加密，第三者很難從截獲的密文中破解原文內容，能夠保證電子檔案在傳輸過程中的原始性、真實性。二是積極應用光筆簽名和數字簽名，表明電子檔案簽署者的權力和責任，為電子檔案發揮憑證作用奠定基礎。三是透過訊息認證技術、身份驗證技術、防火牆技術及各種防護措施，保持電子檔案的原始性和真實性。

　　四、積極開展畢業生就業管理工

　　程電子檔案歸檔試點工作

　　1、建立畢業生就業管理便捷高效的遠端電子檔案歸檔系統。從各級各類檔案館的數字化觀點來看，其業務工作就是對畢業生就業電子檔案檔案資訊的處理與加工，並最終形成的產品——標準格式的資料資訊。而畢業生就業管理遠端電子檔案歸檔系統，可以實現畢業生就業電子檔案檔案的全過程處理與加工，實現畢業生就業資訊工作記錄、電子檔案與檔案的整合化、動態化管理。有了這樣一套系統，各級各類檔案館就可以透過對電子檔案的前端控制，對各項管理物件、資源要素實現全方位、全範圍和全階段的最佳化，實現電子檔案檔案來源、管理過程、對外服務等方面的數字化，充分提升各級各類檔案館的服務功能。

　　2、加強各類標準規範的畢業生就業電子檔案歸檔管理。開展畢業生就業管理電子檔案歸檔工作，必須建立起各類標準規範。包括：管理性標準、業務性標準和技術性標準。實施畢業生就業管理電子檔案的 歸檔工作，對檔案館的管理電子檔案具有重大的影響，會產生社會效益和經濟效益。因此，作為畢業生就業管理電子檔案的保管主體，各級各類檔案管理部門必須抓住發展的機遇，早日實現畢業生就業管理電子檔案歸檔的數字化。