火電廠EPC專案管理資訊的系統標準化論文
火電廠EPC專案管理資訊的系統標準化論文
前言
火電廠建設專案一般投資規模大，時間跨度長，專業技術要求高，涉及範圍廣。建設方既要面對地方各級政府部門、上級集體公司，也要面對施工分包單位、設計單位、裝置供貨商、監理單位、除錯執行單位。專案建設中，專案管理團隊要對設計、採購、施工、除錯等階段中的各個環節進行計劃、執行、控制、收尾管理，工作中涉及到合同管理、資金管理、進度控制、質量管理、安全管理等各個方面。以往傳統的生產建設管理方式不能適應這種情況，往往花費巨大、工期庸長、材料浪費、質量問題嚴重。為了促使建設專案能滿足安全、質量、進度和效益的要求，我國火電工程建設領域引進了國際上流行的EPC專案工程總承包管理方式(Engineering， Procurement，Construction總承包是指全面負責工程專案的設計、採購、施工、除錯、執行等全過程的專案管理，由總承包專案管理單位統一指揮各項建設)。這種EPC總承包管理方式自引進以來，在我國火電工程建設領域取得極大成功。目前化工、石油、住宅建築等領域的大型建設專案也開始普遍採用這種EPC總承包管理模式。
美國專案管理協會出版的《專案管理知識體系指南》 (Project Management Body of Knowledge，PMBOK)中為專案做的定義是:為創造獨特的產品、服務或成果而進行的臨時性工作。人們往往稱專案管理團隊是“特種部隊”。針對各企業、專案中出現的“特種”疑難雜症問題，臨時組建專案組團隊、管理組織結構簡單，組員工作能力強。EPC總承包模式下專案管理的這種“臨時”、“獨特”的特性不僅給企業內部的上級部門對專案團隊的監查，各職能部門的資訊流轉、專案管理群之間經驗相互借鑑等帶來困難;也在企業外部給各級政府部門對專案管理企業的審查，各參建單位之間資訊交流等製造的障礙。“特事特辦”並不意味著專案管理工作中什麼事情都可以隨意進行。EPC總承包專案管理如果建立在相互獨立、互不相容、傳輸距離庸長的資訊系統上，交流過程中充斥著龐大、複雜、無序、滯後、扭曲的資訊，再伴隨著混亂的工作流程、缺漏的裝置零件登記、殘缺的監督檢查記錄……，將會導致建設專案工程進度拖延，專案成本提高，產品質量失控，嚴重影響專案建設的順利進行。“特事特辦”的專案管理更應該遵規守矩、更應該制定標準化工作制度。在明晰責任分工、理順工作流程、完善檢查登記制度等基礎上建立標準化的資訊平臺。
1專案管理資訊標準化的發展歷程
專案管理資訊標準化的發展是隨著專案管理理念和資訊系統的發展而進行的。主要分成三個階段:第一階段，標準化伴隨專案管理理念提出和計算機單機資料處理開發而形成的起始階段。隨著專案管理概念的興趣和電子計算機普及，電子計算機開始應用在管理領域。當時僅僅是簡單的利用計算機這個工具編制常規報表、編寫計劃等的簡單工作。隨著各種單項表格的發展，在專案管理工作中逐步出現了標準化的各種表式。第二階段，管理綜合處理階段。從20世紀60年代中期到20世紀70年代中後期，這個階段專案管理集中化概念出現，資訊的整合化和集中化處理初步開始進入在專案管理領域。標準化專案管理軟體出現在單個建設工程的管理工作中，大大加速了專案建設步伐。第三階段，管理資訊系統網路階段。這個階段從20世紀80年代中後期開始至今，這是一個資訊處理的高階階段，資訊管理呈現網路化、叢集化、全面化狀況。不僅在單個專案中進行標準化構建，也在專案群以上的集團公司層面進行了全面的標準化。同國內缺乏對資訊系統有效研究的現狀不同，國外的.相關領域的研究無論在綜合層面、專業層面還是應用層面都比較多。如日本近年來大力推進建設專案全生命週期資訊標準化(即CALS/EC)。其特點是以電廠EPC建設專案群的全生命週期為物件，資訊全部實現電子化、標準化;利用因特網進行資訊的提交、接收;所有電子化資訊均儲存在資料庫實現共享、再利用，達到降低成本、提高質量、加快效率、提升專案管理能力和增強火電建設競爭力的目的。
上世紀80年代以後，我國通訊資訊科技水平逐步上升，使得這一問題的解決可以獲得良好基礎平臺的支援。我國大型電站的EPC專案管理就可以以現代資訊科技為基礎，在先進的管理理念指導下，對EPC專案的資金、進度、質量、合同、技術、安全、裝置採購等環節制定標準化流程、編寫標準化表式、打造的標準化資訊平臺，在公司集體的專案群建設全過程實現統一的、標準化的資訊管理。這一資訊系統能夠將專案實施中出現的各種資訊進行整合、預處理和自動加工，使得EPC專案中的繁多資訊規範化、有效化、層次化、標準化，各單位、各階層的資訊需求方都能夠直觀、準確的獲得自己所需要的資訊。火電EPC專案管理的資訊標準化對火電EPC專案總承包企業的發展、經營經費的節約，管理經驗的積累、資訊傳遞的迅暢等都具有積極意義。
2資訊系統建設的標準化開發
子曰:“工欲善其事，必先利其器。”，擁有先進管理理念、完善的網路環境僅僅是進行好EPC專案管理工作的基礎，還需要在這個基礎上根據目標要求進行標準化的開發。目前我們的EPC專案管理正處在學習、發展階段，國內還沒有一套成熟、完善的管理資訊系統。各公司根據自身的公司管理理念、管理架構、專案目標也建立了一些專案資訊處理平臺。但是，每個公司建立一個平臺，每個專案建立一套系統，每個步驟建立一個流程……這實際上僅是把資訊交流從打電話、會議的形式轉變成網路上的交流形式，管理理念還是侷限在小集體、小公司的範圍，這和EPC總包專案管理要求在各種環境下，協調各個單位，統一各種資源，快速、集中處理問題的目標相矛盾。當前，我們要針對火電EPC總承包專案管理的特點，依託網路資訊科技，在多年來電力行業已有的成熟管理經驗、電力行業標準的指導下，制定確定標準化組織結構，劃分標準化任務分工表、規範標準化工作流程、編制標準化表式，建立功能涵蓋從專案策劃到竣工決算之間各管理環節和功能的整個工程建設期的管理資訊系統。使得在整個工程建設過程中，能全面、準確、及時地收集各種資訊和資料，計劃、指揮、控制和協調的管理功能協同進行，有效調動遍佈各地的資源，加快資訊的縱向和橫向流動，實現跨組織、跨地域、跨文化的系統共同配合，保證屬於不同組織、地域和文化背景的人員統一完成各項工作，為各級政府、公司部門及各參建單位準確及時的提供工程建設管理資訊，提高工程建設管理效率，實現工程建設管理的科學化、現代化、標準化，為提升EPC工程管理能力提供有力保障。
2.1資訊交流和工作門戶平臺標準化
人們日常生活中光顧的市場有兩種:一個是擺放雜亂、汙水橫流的街頭自由市場;一個是分門別類、乾淨整潔的大型化超市。人們往往會選擇去大型超市購物，不僅是寬敞整潔的購物環境給人帶來愉悅心情，也因為在這種超市中能快速找到自己需求的商品。EPC總承包專案管理涉及的類別非常龐大，雜亂的門類間的轉換給人們造成迷惑;不同架構的門戶間轉換，增加了人們適應門口網站的時間消耗;同時，檢索EPC專案管理涉及的大量資訊也給人們帶來了困難。建設一個和大型超市類似的統一、圖形化、標準化專案資訊交流和公共工作門戶平臺，將極大的提升企業品牌形象、同時也會為減小工作資訊檢索難度，降低員工適應工作平臺強度，為提高公司整體的工作效率做出重要貢獻。
2.2編號系統的標準化
我們生活的城市每條街道都有一個名稱、每家每戶都有唯一的門牌號。辛勤的郵遞員根據郵件上的地址，把每一封信件都能準時、準確的發放到使用者的手中。同樣情況，如果EPC專案管理涉及到的大量參建單位、部門、工作流程、分部分項工作都各自建立一套編號，將會給每一個唯一的地址“創造”出8-10個門牌號，大大的增加了郵遞員的工作量。而且，如果發信人要查詢一個郵件是否已準確投遞給自己想要的使用者，但他從郵遞員那裡卻得到8-10個門牌號的反饋，這給發信人造成了迷惑，無法直接判斷自己的郵件是否準確傳送成功。因此，EPC專案管理一定要建立一套標準化的編號系統，並將各參加單位都融入到這套編號系統中。每個工作、每個流程、每個單位都在標準的系統中取得唯一的編號，對各單位、部門間相互工作資訊的核對，各程序中工作資訊的查詢、工作內容的辨識、工作效率的提高都有非常大的好處。
2.3編制標準化表單
根據政府和公司的管理需要，EPC專案經理部常常都要填寫各種表格、編輯各項報告。填表的繁瑣和重複工作量的巨大，給員工帶來不小的壓力;同時，由於每個填表人想表達意思的不同，造成編寫出來表單的形式也不同，給檢查部門的檢查工作帶來一定難度。EPC管理資訊系統的設定就需要建立和編制一套標準化的表單。具體操作時，可先由公司質量部根據公司標準化的目標和建設專案的特點，編制制定標準化的表格。再由軟體分包商把表格內容分化到各個功能組中。員工在日常工作中就逐步的填寫入一些必要的資訊(不是簡單的在網路平臺上填表)，管理資訊軟體在系統後臺從員工日常填寫的資訊中根據表單的需要抽調相關內容編入對應的表單中，自動、定期的生成標準化的表單。這樣生成的表單格式是標準化的、得到資訊是統一的，減輕了員工的重複填表工作負擔，減少了查詢的難度;同時，也因為採用了標準化的表單，給政府、各級部門的檢查、辨識工作降低了難度。
2.4資訊組織架構的標準化
由於歷史和地域的原因，造成參與EPC專案建設的各單位的構架模式不同。常規的架構模式有職能型組織模式、線性組織模式、矩陣型組織模式。各個單位的部門職能劃分也不盡相同，同樣的一個工作在甲單位可能由工程部負責，但在乙單位可能卻歸技術部負責……。在非常講求工作效率的EPC專案管理中，這種情況將給管理工作造成極大的困難。所以在EPC專案管理的資訊系統建設時，要從頂層向下進行標準化組織架構建設。在資訊系統中建立不同的管理層次、管理許可權、管理平臺，並在管理許可權的賦予過程中繞過不同單位的組織構架模式，對相應人員賦予對應的管理責任。這樣在標準化的資訊系統中，工作人員面對的不再是不同單位、不同部門，而是面對標準的管理層、標準的管理許可權，這將對提高EPC管理工作的效率做出貢獻，而且對公司高層的EPC專案群的管理工作統一規劃有一定積極作用。
2.5標準化的共享資料庫
EPC專案涉及範圍廣，各種資料龐大。為了使得專案經理部、公司各部門、分散各地工作人員及時獲取、廣泛的瞭解專案各項公共資料(如，設計圖紙，施工方案，裝置資料等)。管理資訊系統設計時，需考慮到資料庫的標準化建設(在資訊系統上設定不小於10T的網路儲存空間)。該空間可以事先設定標準的登記平臺，標準的上傳、下載許可權，標準的資料分類目錄。這樣，不僅方便EPC專案資料的共享、傳遞、檢索，也可以方便的記錄上傳歷史(如，設計院上傳圖紙的時間、版本、上傳人等)、下載歷史(如，某單位已在什麼時下載並獲取了資料)，有利於對資料流轉的監控。
2.6資訊系統的功能模組標準化
根據每個EPC專案設定、開發不同的資訊處理系統，將會嚴重耗費公司資源，使編輯、維護工作人員壓力加大，疲於應對。對於類似EPC專案管理設定標準化的管理模組，由上級總公司統一編制規劃，再對應不同EPC專案的特點，根據對外合同需求、標準等特殊情況，設定一些特別的功能(如，燃油機組系統和燃煤機組系統不同)。降低了編輯工作的強度，減少了公司寶貴資金的消耗，提高了規劃工作的效率;同時，如果在一個EPC專案管理中遇到的問題，經過在標準模組上簡單的修改，將會使公司全部的專案管理資訊系統進行統一的升級，避免了其他專案管理中類似問題的再次出現，有利於公司管理水平的整體提升。
2.7其他功能的標準化
依託現代網路的強大能力，為便於火電EPC專案中各參建單位的資訊溝通和交流，在資訊系統設定時還可以根據EPC專案管理的特點在管理工作流程、資訊釋出平臺、工作問題彙總、工作日誌、週期性報告等方面進行標準化建設。
結語
為了處理火電建設專案中出現的“特殊”艱難險阻的問題而組建的EPC總承包專案管理團隊，儘管能有效的、及時、高質量的處理這些困難問題，為企業提高了效率、節約了資金;但EPC總承包模式下專案管理的這種“臨時”、“獨特”的特點也給企業的正常運營、監管、維護、控制創造了新的困難。要解決EPC總承包專案管理中出現的資訊龐雜、無序、滯後及資訊系統間的相互獨立、互不相容、流程混亂等不利狀況，需要以新時代的網路資訊科技為基礎，建立標準化工作組織，梳理標準化工作流程，編制標準化的工作表單，建設標準化的共享資料庫，並在功能模組、資訊釋出平臺、工作問題彙總、工作日誌等方面積極調整，最終構建標準化的資訊平臺。本文希望透過對專案管理資訊系統標準化的一些研究，能為EPC總承包專案資訊系統的建設提供一些有益的參考。