圖書館流程導向式多專案管理模式論文
圖書館流程導向式多專案管理模式論文
導語：論文常用來指進行各個學術領域的研究和描述學術研究成果的文章，簡稱之為論文。它既是探討問題進行學術研究的一種手段，又是描述學術研究成果進行學術交流的一種工具。以下是小編整理圖書館流程導向式多專案管理模式論文，以供參考。
一、問題的出現
(一)傳統文獻服務部門與現代數字資訊知識服務概念脫節
我們知道傳統文獻服務部門包括圖書期刊文獻的流通、閱覽等，這些部門的工作目前僅僅是紙型圖書與期刊等文獻的流通與閱覽，數字資源在館藏中的比例已經越來越大，目前在很多圖書館甚至已經超過紙質資源，由此數字文獻服務範圍和社會影響會超過紙質文獻。然而，圖書館很多館員並不瞭解數字資源的情況，形成了僅僅提供傳統文獻服務的“孤島”。
具體工作人員一般只對自己分管區域的某一類載體形式的館藏比較熟悉，對其它區域、其它型別的文獻則很少了解，更不要說能把握相應學科的整體館藏情況、為讀者提供針對性強的高水平服務了。實際並非具體工作人員要這樣，而是部門設定與職責規定使然，從而造成傳統文獻部門與現代數字資訊知識服務概念脫節。並且這種脫節在管理上一方面造成了相應部門工作人員的不穩定，另一方面一些資訊服務能力比較強的人員難以發揮其作用，造成了某種程度上的人才浪費。
(二)內部管理工作與外部讀者服務脫節
傳統圖書館內部管理工作與外部讀者服務界限比較明確，傳統文獻的物理性使然。不同文獻在不同的收藏地，讀者除此之外別無選擇，相對讀者要求也比較簡單。現代網路環境下，其一圖書館文獻資訊形成了實體與虛擬結合;其二館藏文獻資訊的透明度增加，圖書文獻資料的編目尚未完成網路上已經能夠檢索到;其三圖書館各種服務專案的展開，讀者的可選擇性增加，要求也在逐年提高。讀者既是圖書館的使用者、服務物件，更應是圖書館服務的所有者和管理者，其對圖書館文獻資訊內部管理參與性和關注度在增加，這關係到他們是否能夠迅速獲得所需文獻資訊。
而圖書館各部門工作的分工，讀者很難了解內部文獻資訊管理工作中的適時動態資訊，如新書編目進展資訊、圖書館網路執行狀況等直接影響了讀者借閱和網路使用。例如參考諮詢部門在解答讀者諮詢時，很多問題就涉及了內部管理的各種問題，例如某某資料庫為什麼不能使用?問題涉及多個方面，包括網路執行、資料庫商限制、資料庫使用方法等等，在此涉及的相關部門是技術部門、採訪部門、參考諮詢部門等，這就需要這些部門去解答。內部管理部門不僅要搞好管理，同樣也應當適當參與到面對讀者的服務中去，解答讀者的各種質詢。
(三)技術部門與其他部門工的作脫節
目前很多圖書館技術部門改名為系統部、網路資訊科技中心、系統與數字化部等名稱，但實際仍未改變其工作方式。技術部門主要負責圖書館管理系統及裝置的管理和維護、網站的建設與維護和應用軟體的開發等，因其未能直接參與到讀者服務中，對讀者服務工作和讀者知之甚少，形成了技術部門憑印象閉門造車現象，尤其在網站建設、軟體開發方面。
二、圖書館管理需要解決的問題
現代網路環境下圖書館各個工作或服務專案不僅僅是一個部門獨立就能完成，往往需要多部門的協作才能做得更好，因此圖書館管理，尤其是圖書館管理模式的設計上必須要解決好下列問題:
(一)工作或服務專案的跨部門問題
在網路環境下，圖書館服務物件和範圍逐漸變大，讀者需求的多樣化趨勢，他們的需求往往是綜合性的，這就需要圖書館不僅對館藏資源進行整合，還需要圖書館各部門之間相互協作，形成一個整合性讀者服務。基於讀者需求的多樣化和服務要求的提高，圖書館增加了越來越多的服務專案，以滿足讀者需求。這些服務專案如虛擬諮詢、文獻遠端傳遞、資訊推送等，這些專案一方面表現為越來越趨向於專門化，如資訊推送服務;另一方面服務內容趨向於多樣化，涉及範圍廣泛。
如虛擬諮詢的內容不僅包括多學科內容，而且還包括圖書館各個不同部門不同服務的相關資訊內容。因此，有些單項工作也愈來愈需要部門與部門之間協作才能完成，如文獻遠端傳遞涉及與紙型文獻管理部門的配合。筆者認為對於有些單項服務，圖書館應設立專項服務協作流程，根據各專案的權重和進度及時排程資源和人員，透過協調各專案的進度計劃和資源調配，最終實現圖書館的整體服務最佳化。
(二)部門協作問題
圖書館在傳統的直線一職能型組織中，管理資訊的資訊傳遞和工作績效考評大多是以部門為單元，部門之間往往因工作任務不同，容易形成主要目標的不一致和工作的不相互配合。影響圖書館整體效益的最大化。
部門成員一般具備與自身專業工作相關的專業知識，他們所關注的是自身專業的.技術能力、方法和任務，因此割斷了本部門、環境和其他部門的聯絡。影響了圖書館內部部門之間的溝通，使部門與部門的協作難以形成。圖書館工作或服務專案所形成的流程，大多隱含的貫穿於各個部門的功能體系中，如果被分割成聯絡不密切的幾個部分，任務流成為跳躍式的片段，任務流的中間脫節、衝突和相互牽扯的現象屢屢發生，一些很重要的思想觀點和溝通訊息，在部門間互相推諉和扯皮的過程中消失殆盡。
(三)職能部門與專案間的協調問題
圖書館單專案的單一管理，也存在專案與職能部門之間的協調問題，但其相對的單一性，還算比較好協調。多個專案的出現，必然使專案組與職能部門之間的關係變得更為複雜化。職能部門的工作一般都是圍繞著部門的主導任務開展，當專案與部門之間的任務或目標相對比較一致，他們之間的關係也較易處理。但在多專案同時運作的情況下，相關的各個職能部門同時面對多個專案的時候，這就有了選擇的差異，以及對不同專案的關注度與否的問題，極有可能激化職能部門與專案之間矛盾。
三、建立流程導向式多專案管理模式
網路環境下圖書館管理結構，一方面要維持傳統工作流程，如紙本文獻的整合與服務所包含的採訪－編目－流通。另一方面，網路環境下讀者服務所呈現的是一種整合性服務才能保障滿足讀者服務要求，而整合性服務形成也隱含著多部門協作工作流程。利用專案管理專案這種形式，為複雜的整合性工作或服務提供多部門協作的框架，為圖書館實現整合性工作或服務機制提供保障。建立流程導向式多專案管理模式就是劃清圖書館工作或服務專案隱含在各個部門的功能體系中的流程，確認在某項服務或工作的整合性。圖書館所有活動都可以分解為各種不同的流程，比如文獻傳遞服務形成流程、讀者諮詢服務形成流程等。在現代圖書館中，很多服務或工作任務需要多部門協作完成，其流程隱含在各個部門的功能體系中。
流程導向式多專案管理模式正是基於這樣的考慮，針對網路環境下圖書館所形成的新的工作和服務，建立以“流程導向”來代替“職能導向”的組織模式。在圖書館多專案管理過程中，每個專案都有可能貫穿多個部門，形成一條貫穿圖書館各職能部門的流程。專案負責人領導跨職能部門的團隊成員實施這些流程，並對流程的績效負責。這種形式能夠為複雜機構的管理提供面向任務的實現機制，使圖書館能夠集中人力或其資源實現一些特定的服務目標和任務，解決網路環境下圖書館工作或服務的複合性問題，增強和規範多部門協作。