對外接待禮儀及注意事項

對外接待禮儀及注意事項

  隨著經濟的快速發展,禮儀在商務活動中顯得尤為重要。而其中的接待禮儀也將成為決定商務活動成敗的重要因素之一。下面是小編為大家蒐集了對外接待禮儀規範,供大家參考借鑑。

  一、會議前準備工作:

  先掌握好使用會議室的單位、人數、時間及要求,按要求佈置會場、擺放所需要用具。提前與保衛科聯絡留好車位。如會議中需要保安保障,保安需著統一整潔保安服裝。會議室提前30分鐘開啟空調,檢查電源是否有電,電腦、投影儀、電視工作是否正常,衛生間手紙、擦手紙、洗手液是否準備齊全,兩個陽臺的門是否開啟,陽臺是否乾淨,檢查燈光效果,準備會議所需要的紙筆。

  (一)準備茶杯:洗淨雙手,從消毒櫃中取出已消毒的茶杯,檢查有無破損,表面是否潔淨透亮。

  (二)物品位置:應擺放在參會人員右上角,杯把與人呈45度角。杯子與桌邊位置應以可放置A4紙張的距離為宜,信紙擺放在人的正中位置,筆擺放在紙的上方呈45度角。

  會議室使用時,應有專人接待客人,在客人未來前整理好儀表,站立在梯口迎接。客人來時,目視對方、面帶微笑,向客人問候示意,並手示意請進,引領客人進入會議室。冬季,對進入會場的來賓脫下的衣帽,服務人員及時伸手去接,並掛好。

  二、環境規範

  廳地面、牆面、窗戶無塵土、無汙跡、無裂痕、無雜物、按時擦拭乾淨整齊。廳內無噪音、功能區域、劃分合理,客人開會互不干擾。廳隔音效果好,能有效的保護會議內容不被洩露。廳燈光設計和採光效果符合會議需求,並能起到裝飾和調解氣氛的作用。廳新風供應量充足,通風流暢,空氣新鮮,空氣質量達到國家標準。廳內溫度、溼度適宜,室內無靜電、無汙濁漂浮物、無異味。室內環境佈置、辦公用品的配置能滿足安全、方便、舒適、實用的使用需求。裝飾有適當的綠色植物、鮮花、飾品等,能使客人視覺上得到充分的放鬆。

  三、會標使用規範

  會標及揭示會議主要議題的文字性標誌,一般以計算機制成幻燈圖片對映於電視或投影幕布上,或用醒目的橫幅形式懸掛於會場背景牆上,會標的使用規範包括字跡要規範、醒目、內容言簡意賅,上橫幅的字以不超過13個字為宜,會標內容要突出會議主題,橫幅以選用紅色,橫幅懸掛位置合理、掛放端正、垂直、無褶皺、無破損。

  四、會議臺形佈置規範

  禮賓次序一般按行政職務、按字母順序、按到場順序。雙邊會議的廳室一般主要領導居中,2號領導在1號領導的`左手位置,3號領導在1號領導的右手位置;賓主相對而坐。主人應在背對向門的一側就座,多邊會談主賓和主人的座位居中相對擺放,座位兩側的空當應比其它座位略寬一些,主人也應在背對向門的一側就座,記錄員一般在會談桌的後側就座。(如會談的人數較少,也可以安排在會談桌前就座)

  五、會議倒水知識

  (一)會議開場前選擇好加水時間方式

  會議加水時間一般要選擇在會議開始前5分鐘左右。倒水時要注意不要太滿以杯的七八分滿為宜。杯把要一律向客人右側45度,在倒茶後要做出請用的手勢。端放茶杯動作不要過高,更不要從客人肩部和頭上越過,續水時不要把壺提得過高,以免開水濺出。如不小心把水灑在桌上或茶几上,要及時用小毛巾擦去。不要將杯蓋扣放桌上。倒過水後,要逐杯加以檢查。檢查時,可用於觸控一下杯子的外端,如果是熱的,表明已倒過水,如果是涼的,說明漏倒水了,要及時補倒。續水一般在活動進行15--20分鐘後,要隨時觀察會場用水情況,遇到天熱時就要隨時加水。不端茶杯,直接在桌上或茶几上往杯中倒水、續水,是不符合操作規範的。在往高杯倒水、續水時,如果不便或沒有把握一併將杯子和杯蓋拿在左手上,可把杯蓋翻放在桌上或茶几上,只是端起高杯來倒水。服務員在倒、續完水後要把杯蓋蓋上。注意,切不可把杯蓋扣放在桌面或茶几上,這樣既不衛生,也不禮貌。如發現賓客將杯子放在桌面或茶几上,服務人員應立即斟換,用托盤拖上,將杯蓋蓋好。

  (二)順序:開會倒水,從右開始(領導先,順時針順序進行)倒水時,壺嘴不要對客人,要從客人右邊倒。主席臺一定從客人背後加水。

  五、會議過程服務

  (一)注意觀察和控制會議室大門的人員出入,維持秩序,保證會議室周圍環境安靜及安全。

  (二)注意觀察開會情況,隨時關注會議室內溫度及音響效果。

  六、會議結束工作:

  結束時應及時開啟會議室大門,使開會人員順利離開會議室,並幫忙按電梯。在人員撤場時檢查是否有遺留物品,及時發現通知相關人員。最後關閉電源開關、門窗,清場完畢後鎖好門。

  服務人員儀表的基本要求:

  儀表包括人的容貌、服飾和個人衛生等方面,是一個人精神面貌的外在表現。

  對服務人員頭髮的基本要求是:時刻保持頭髮健康、秀美、清爽、衛生、整齊的狀態。經過修飾之後的頭髮,必須莊重、簡約、典雅、大方。應將頭髮盤起,佩戴統一頭花,避免披頭散髮,在服務工作中最好避免在頭髮上佩戴複雜誇張的飾物。

  男士接待人員的髮型以整潔、長短適中為宜,長度要求是前不及眉,後不及領,側不遮耳;避免怪異、過於新潮的髮型;不宜使用任何髮飾;切記保持頭髮清潔、無頭屑、顏色自然。

  對服務人員面部的基本要求是:保持面部清潔,特別要保持眼睛的潔淨;不佩戴鼻丁;注重口腔衛生,保證牙齒中無殘留物;面部表情需自然,避免愁眉苦臉。女服務人員必須淡妝上崗,避免濃妝豔抹。

  男士接待人員要剃鬚,不留長髮,同時要避免身體有異物或異味。

  著裝:規範、整潔

  服務人員上班期間應統一著應季制服上崗,並保持制服乾淨、整潔,具體要求如下:

  鞋襪乾淨,無破損或劃痕,鞋帶不拖拉,鞋的款式簡單大方以黑色為宜,鞋跟高度適中;襪子顏色自然,女服務人員著裙裝時需穿著黑色長統襪,襪口不能從裙下露出。

  制服整潔、合體、無破損,整齊繫好紐扣,領子和袖口潔淨、無汙物,衣肩無頭屑。穿著制服時應避免內衣、內褲外露或外透,並時常檢查領帶或領巾的位置是否正確。服務人員應避免佩戴華麗、搶眼的首飾,工作時間最好不佩戴任何珠寶或首飾。

  個人衛生:服務人員的指甲需經常修剪,保持指甲清潔,不留長指甲,不塗有色指甲油。

  勤洗澡,經常更換內衣、內褲和襪子,保持身上無異味。

  經常漱口,保持口氣清新,上班前忌吃蔥、蒜等有異味的食物。

  綜上所述對服務人員儀表的基本要求是整潔、樸素、高雅。

  服務人員不僅要注重外在形象的塑造,更要注重培養自己內在的氣質、修養,並在服務過程中透過形象、微笑、眼神、言行、儀態等展現給顧客。高雅的儀表需要長時間的積累和沉澱,需要服務人員用心修煉。

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