對外接待禮儀及注意事項

　　隨著經濟的快速發展，禮儀在商務活動中顯得尤為重要。而其中的接待禮儀也將成為決定商務活動成敗的重要因素之一。下面是小編為大家蒐集了對外接待禮儀規範，供大家參考借鑑。

　　一、會議前準備工作：

　　先掌握好使用會議室的單位、人數、時間及要求，按要求佈置會場、擺放所需要用具。提前與保衛科聯絡留好車位。如會議中需要保安保障，保安需著統一整潔保安服裝。會議室提前30分鐘開啟空調，檢查電源是否有電，電腦、投影儀、電視工作是否正常，衛生間手紙、擦手紙、洗手液是否準備齊全，兩個陽臺的門是否開啟，陽臺是否乾淨，檢查燈光效果，準備會議所需要的紙筆。

　　(一)準備茶杯：洗淨雙手，從消毒櫃中取出已消毒的茶杯，檢查有無破損，表面是否潔淨透亮。

　　(二)物品位置：應擺放在參會人員右上角，杯把與人呈45度角。杯子與桌邊位置應以可放置A4紙張的距離為宜，信紙擺放在人的正中位置，筆擺放在紙的上方呈45度角。

　　會議室使用時，應有專人接待客人，在客人未來前整理好儀表，站立在梯口迎接。客人來時，目視對方、面帶微笑，向客人問候示意，並手示意請進，引領客人進入會議室。冬季，對進入會場的來賓脫下的衣帽，服務人員及時伸手去接，並掛好。

　　二、環境規範

　　廳地面、牆面、窗戶無塵土、無汙跡、無裂痕、無雜物、按時擦拭乾淨整齊。廳內無噪音、功能區域、劃分合理，客人開會互不干擾。廳隔音效果好，能有效的保護會議內容不被洩露。廳燈光設計和採光效果符合會議需求，並能起到裝飾和調解氣氛的作用。廳新風供應量充足，通風流暢，空氣新鮮，空氣質量達到國家標準。廳內溫度、溼度適宜，室內無靜電、無汙濁漂浮物、無異味。室內環境佈置、辦公用品的配置能滿足安全、方便、舒適、實用的使用需求。裝飾有適當的綠色植物、鮮花、飾品等，能使客人視覺上得到充分的放鬆。

　　三、會標使用規範

　　會標及揭示會議主要議題的文字性標誌，一般以計算機制成幻燈圖片對映於電視或投影幕布上，或用醒目的橫幅形式懸掛於會場背景牆上，會標的使用規範包括字跡要規範、醒目、內容言簡意賅，上橫幅的字以不超過13個字為宜，會標內容要突出會議主題，橫幅以選用紅色，橫幅懸掛位置合理、掛放端正、垂直、無褶皺、無破損。

　　四、會議臺形佈置規範

　　禮賓次序一般按行政職務、按字母順序、按到場順序。雙邊會議的廳室一般主要領導居中，2號領導在1號領導的`左手位置，3號領導在1號領導的右手位置;賓主相對而坐。主人應在背對向門的一側就座，多邊會談主賓和主人的座位居中相對擺放，座位兩側的空當應比其它座位略寬一些，主人也應在背對向門的一側就座，記錄員一般在會談桌的後側就座。(如會談的人數較少，也可以安排在會談桌前就座)

　　五、會議倒水知識

　　(一)會議開場前選擇好加水時間方式

　　會議加水時間一般要選擇在會議開始前5分鐘左右。倒水時要注意不要太滿以杯的七八分滿為宜。杯把要一律向客人右側45度，在倒茶後要做出請用的手勢。端放茶杯動作不要過高,更不要從客人肩部和頭上越過，續水時不要把壺提得過高,以免開水濺出。如不小心把水灑在桌上或茶几上，要及時用小毛巾擦去。不要將杯蓋扣放桌上。倒過水後，要逐杯加以檢查。檢查時，可用於觸控一下杯子的外端，如果是熱的，表明已倒過水，如果是涼的，說明漏倒水了，要及時補倒。續水一般在活動進行15--20分鐘後，要隨時觀察會場用水情況，遇到天熱時就要隨時加水。不端茶杯，直接在桌上或茶几上往杯中倒水、續水，是不符合操作規範的。在往高杯倒水、續水時，如果不便或沒有把握一併將杯子和杯蓋拿在左手上，可把杯蓋翻放在桌上或茶几上，只是端起高杯來倒水。服務員在倒、續完水後要把杯蓋蓋上。注意，切不可把杯蓋扣放在桌面或茶几上，這樣既不衛生，也不禮貌。如發現賓客將杯子放在桌面或茶几上，服務人員應立即斟換，用托盤拖上，將杯蓋蓋好。

　　(二)順序：開會倒水，從右開始(領導先，順時針順序進行)倒水時，壺嘴不要對客人，要從客人右邊倒。主席臺一定從客人背後加水。

　　五、會議過程服務

　　(一)注意觀察和控制會議室大門的人員出入，維持秩序，保證會議室周圍環境安靜及安全。

　　(二)注意觀察開會情況，隨時關注會議室內溫度及音響效果。

　　六、會議結束工作：

　　結束時應及時開啟會議室大門，使開會人員順利離開會議室，並幫忙按電梯。在人員撤場時檢查是否有遺留物品，及時發現通知相關人員。最後關閉電源開關、門窗，清場完畢後鎖好門。

　　服務人員儀表的基本要求：

　　儀表包括人的容貌、服飾和個人衛生等方面，是一個人精神面貌的外在表現。

　　對服務人員頭髮的基本要求是：時刻保持頭髮健康、秀美、清爽、衛生、整齊的狀態。經過修飾之後的頭髮，必須莊重、簡約、典雅、大方。應將頭髮盤起，佩戴統一頭花，避免披頭散髮，在服務工作中最好避免在頭髮上佩戴複雜誇張的飾物。

　　男士接待人員的髮型以整潔、長短適中為宜，長度要求是前不及眉，後不及領，側不遮耳;避免怪異、過於新潮的髮型;不宜使用任何髮飾;切記保持頭髮清潔、無頭屑、顏色自然。

　　對服務人員面部的基本要求是：保持面部清潔，特別要保持眼睛的潔淨;不佩戴鼻丁;注重口腔衛生，保證牙齒中無殘留物;面部表情需自然，避免愁眉苦臉。女服務人員必須淡妝上崗，避免濃妝豔抹。

　　男士接待人員要剃鬚，不留長髮，同時要避免身體有異物或異味。