裝飾公司檔案管理制度

裝飾公司檔案管理制度

　　在社會一步步向前發展的今天，很多場合都離不了制度，制度是要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。大家知道制度的格式嗎？下面是小編幫大家整理的裝飾公司檔案管理制度，歡迎大家借鑑與參考，希望對大家有所幫助。

　　第1條 檔案的管理：

　　(一)辦公室是檔案的執行管理部門,並由專人負責檔案管理;

　　(二)凡是能準確反映公司各項業務活動的檔案、材料、聲像、報表,都必須及時歸檔;

　　(三)檔案管理人員堅持文書隨時立卷歸檔,並分門別類,做好收集、整理、立卷、歸檔工作,檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的檔案材料;

　　(四)檔案管理使用專用電腦,建立電子檔案和索引目錄以備科學查檔;未經辦公室同意,其它員工一律不得擅自使用。

　　第2條 檔案歸檔範圍：

　　(一)公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的檔案材料;

　　(二)政府、專案批文、合同,公司董事會形成的檔案材料;

　　(三)反映公司工作活動、具有查考利用價值的檔案材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄影等);

　　(四)資金借貸、業務往來方面的檔案材料(含合同、重要報表、銀企聯絡函件等);

　　(五)公司制度體系、會議紀要、內部發文(工作流程、公司決定等),發展規劃、工作總結等;

　　(六)工程進度計劃控制檔案(含業務單位往來函件等)、工程初設、修改、竣工圖紙,工程部門留用影印件備份等;

　　(七)公司各部門年度工作計劃(財務資金計劃由財務部歸檔);

　　(八)公司有效證照、證件;

　　(九)具有法律效力及儲存價值的檔案;

　　(十)公司重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等;

　　(十一)員工電腦中與公司有關的電子版資料、檔案等;

　　(十二)公司獲得的各種社會榮譽資料;

　　(十三)會計統計、年度計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明,各種季度報表、月報表,政府主管部門下發的有關財務類檔案材料(此類檔案由公司財務部自行保管存查);

　　(十四)組織人事教育培訓、員工變動表、花名冊、教育培訓;

　　(十五)其他需要歸檔管理的資料,包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料,上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的'題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝製品等。

　　第3條 檔案立卷要求：

　　(一)辦公室應及時做好檔案歸檔分類保管工作;財務和物業應自行及時的將需歸檔的檔案、報表等材料整理立卷以便存查;

　　(二)公司各部門應及時向辦公室移交發生的檔案材料,如材料還需使用,也應向交辦公室立卷歸檔後再辦理借閱手續;各部門必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交歸檔的檔案材料;

　　(三)各部門向辦公室提交檔案時,要嚴格履行移交手續;檔案管理人員按檔案材料分類造冊,並在存檔資料表上註明移交人、存檔人、存檔時間;

　　(四)檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規律和特點,保持檔案質檢的有機聯絡,區別不同的價值,便於保管和利用;

　　(五)卷內檔案材料應按材料排序,依次編寫頁號;

　　(六)有關卷內材料的情況說明,都應逐填寫在目錄備註內;

　　(七)案卷封面,應逐項按規定用鋼筆或簽字筆書寫,字跡要工整、清晰。

　　第4條 檔案歸檔時間:

　　(一)公司每半年進行一次集中清理歸檔工作並作出歸檔結論;

　　(二)財務部門需按時間要求將檔案歸檔清整結論情況以書面形式報總經理批示後交辦公室存查;

　　(三)物業公司檔案按公司工作要求清整情況及結論報辦公室存查;根據公司要求獨立建立清查歸檔並將結果書面報辦公室存查。

　　第5條 檔案的借閱:

　　(一)借閱檔案需按規定辦理借閱手續,在規定的範圍內查閱。不得在檔案上塗改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調換、撕毀等損壞檔案行為,並應及時歸還。

　　(二)各部門因工作需要,借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批准,然後到檔案管理員處填寫檔案調閱登記簿,方可借閱;

　　(三)公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門負責人批准,否則不予借閱;

　　(四)借閱檔案必須嚴格履行登記手續,歸還的檔案要進行檢查、清點,並在登記薄上登出;

　　(五)借閱檔案的人員,不得洩密、塗改、折散、轉借影印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時,須經公司總經理批准;

　　(六)借閱的檔案用完後,應及時歸還,借用時間一般不得超過10天;檔案管理責任人需追述借閱歸還並做好記錄;

　　(七)借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失;

　　(八)凡借閱的檔案、檔案一律不得私自影印,如工作需要,應按公司有關保密規定辦理;

　　(九)會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財務同意並報總經理批准。外單位因特殊需要,查閱有關會計檔案時,應持正式公文,並經總經理同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司;如需摘抄、影印,應經總經理同意方可辦理。

　　第6條 檔案保密級別:

　　(一)檔案分一般檔案和密級檔案兩類。檔案的密級由公司總經理核定簽註;

　　(二)有密級的檔案需經公司總經理或授權辦公室主任同意翻閱和影印使用;

　　(三)有密級檔案只限檔案管理員管理;

　　(四)一般檔案管理,屬業務工作使用範疇,對內予以及時提供利用;對外按借閱手續經辦公室主任批准辦理。