視訊會議室管理規章制度
視訊會議室管理規章制度
在日新月異的現代社會中，大家逐漸認識到制度的重要性，好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預計目標。我敢肯定，大部分人都對擬定製度很是頭疼的，以下是小編為大家整理的視訊會議室管理規章制度，歡迎閱讀與收藏。
視訊會議室管理規章制度1
第一條為加強全市法院專網視訊會議管理，充分發揮我市兩級法院視訊會議系統（以下簡稱視訊會議系統）的作用，確保視訊會議規範、優質、高效、安全執行，制定本辦法。
第二條視訊會議系統是透過我省法院專網建立的即時通訊平臺，是按最高法院規劃建設的全國法院視訊會議系統的二級視訊會議管理中心及二、三級視訊會議會場。
第三條視訊會議適用於最高法院、省法院、市法院組織的有關會議；最高法院對法院系統轉播的中央國家機關的有關會議；最高法院、省法院、市法院組織的專業會議等。
第四條為節約經費、提高效率，凡適合以影片方式召開的會議，應透過視訊會議方式實施。
第五條兩級法院要明確職責，加強管理，切實保證視訊會議系統的穩定執行和視訊會議的順利召開。
第六條視訊會議系統由辦公室、技術處分別負責會務管理、技術和服務保障。
（一）辦公室職責：
1、制度建設。負責建立和完善視訊會議相關制度。
2、下發通知。會議通知由辦公室至遲在會前二天統一下發。內容包括：會議名稱、會議時間、會議內容、參加人員、會場設定、技術除錯時間等。
3、會議辦理。對最高法院組織的全國性視訊會議按最高法院要求落實分會場佈置方案；對省法院組織的全省法院視訊會議提出主、分會場佈置方案並負責落實；對市法院組織的全市法院視訊會議提出會場佈置方案並落實。
4、會場日常管理。負責視訊會議主會場主席臺、桌椅、環境衛生等日常管理。
（二）技術處職責：
1、裝置管理維護。負責視訊會議系統（包括視訊會議系統網路、主控裝置等技術設施）的管理維護。
2、網路除錯保障。負責會前會議室電源、燈光、麥克風、音箱、調音裝置等會議設施的檢查維護和網路除錯、會中網路監測維護和畫面效果保證及會後的相關技術保障工作。
3、資料整理存檔。負責視訊會議系統的操作和資料存貯、歸檔。
第七條視訊會議會場應保持良好秩序，參會人員著裝整齊，會議期間不得隨意走動、交談、接打手機，視訊會議室內嚴禁吸菸。
第八條切實做好視訊會議的保障工作。
（一）視訊會議系統的使用，由技術部門嚴格按照《視訊會議系統操作規範和要求（試行）》操作。
（二）會前提前2天進行視訊會議系統的裝置維護
（三）應實時監控裝置執行情況，隨時與主會場保持聯絡，及時調整鏡頭和麥克風。裝置或網路出現故障，應及時排除，並向主會場彙報。
（四）會議期間，技術操作人員要堅守崗位，主會場視訊會議系統操作人員應根據會議需要及時間安排，由技術部門預先設計導播方案，合理切換會場畫面。
（五）會議期間，除視訊會議系統操作人員之外，無關人員一律不得進入裝置操作區，不得操作與視訊會議有關的裝置。
（六）會議期間，未經主會場允許嚴禁擅自斷開會議終端，結束會議應由主會場來統一中斷會議連線。在主會場中斷會議後，按操作流程關閉影片裝置。
第九條視訊會議系統具有錄影功能，若需要對視訊會議進行全程錄影，要提前通知技術部門，並在會議結束後及時將錄製的內容從系統中匯出，並燒錄光碟交由辦公室存檔。
第十條做好視訊會議電子資料和有關資料的保密工作。未經會議主辦部門領導批准，不得對外公佈有關資訊。
視訊會議室管理規章制度2
第一章總則
為了正確、規範的使用視訊會議系統,提高會議舉辦的效率及質量,保證視訊會議系統能夠長期有效的執行,特制定本制度。
第二章管理機構
一、成立濱海新區教委視訊會議工作領導小組，下設視訊會議工作辦公室，設在教發院漢沽資訊中心。
（一）領導小組名單
組長：方華
成員：孫群、芮秀豔、三所學校主管校長、劉志起、王凱
（二）領導小組職責
負責濱海新區教育委員會視訊會議工作，組織協調並監督檢查視訊會議系統使用情況。
（三）領導小組辦公室名單
主任：王凱
成員：徐小強，盧素雲，劉新梅
（四）校級領導小組
各視訊會議中心所在校成立領導小組，負責視訊會議系統日常執行與管理。
組長：學校一把校長
副組長：主管校長
成員：電教（資訊）主任及一至兩名技術人員。
第三章裝置管理
視訊會議系統主要由攝像頭、話筒、會議專用電腦、影象顯示裝置、音響裝置、網路裝置等構成。
視訊會議系統裝置是會議專用裝置，使用之前必須透過會議系統預約登記，登記成功之後方可使用（包括學校日常使用也要履行登記手續）。
嚴禁在視訊會議專用電腦上安裝其他無關軟體，並定期做好病毒防護等安全維護工作。
視訊會議系統的各項裝置引數是已經設定好的，與會人員在使用時，不得隨意更改。
五、視訊會議系統裝置由所在校指定專人進行保管和日常維護；視訊會議工作領導小組工作辦公室指定專人提供技術保障、負責定期進行視訊會議系統的檢查，如發現裝置、軟體及線路等出現故障，應及時進行裝置維修、軟體除錯及故障排除。
第四章會議管理
視訊會議的召開本著節約經費、提高會議效率的原則進行，凡是適合以視訊會議方式召開的會議、培訓等，應透過視訊會議方式實施。
各部門如使用視訊會議，需由視訊會議申請人提前一週在OA系統中進行預約，緊急會議需提前三天進行申請。
會議預定好以後，主辦部門要通知視訊會議系統所在校的主管校長和領導小組辦公室主任王凱，然後再通知參會人員會議的`時間和主題。
領導小組辦公室成員在接到會議召開任務後，會議當天如有其他工作，及時向主管校長請示，協調工作安排。
五、各視訊會議系統技術人員要在會議開始前半小時準時開啟裝置，隨時與各會場進行影片和音訊的效果除錯，確保視訊會議的正常使用，如發現問題，要及時向新區教委視訊會議管理人員反映，排除故障。除錯完畢的單位，必須將麥克調至關閉狀態，以免分會場聲音傳至主會場，影響整個會議效果。
六、所有參會人員必須提前10分鐘到達會場，保持會議嚴肅性，嚴禁遲到、早退現象。
七、視訊會議進行過程中，各參會單位應保持會場安靜，會議中如有單位需要發言時，方可開啟麥克進行講話，除發言單位外，所有分會場均關閉話筒。
第五章其他
一、視訊會議裝置放置環境要做到乾燥、防水、防塵並保持溫度不要過高。
二、會議結束後要及時關閉各項裝置電源。
視訊會議室管理規章制度3
為切實加強我縣電子政務網視訊會議系統管理，規範會議流程，提高會議效率和質量，確保電子政務網視訊會議系統安全、穩定執行，結合我縣實際，制定本辦法。
一、適用範圍
縣委、縣人大、縣政府、縣政協、縣紀委、縣人武部、縣法院、縣檢察院及縣委各部門、縣直各單位、鄉鎮(工業園、街道辦)等運用電子政務網視訊會議系統召開的會議。本著節約經費、提高會議效率的原則召開視訊會議;凡適宜以視訊會議方式召開的會議、組織的培訓等，原則上透過視訊會議方式實施。
二、會場分佈
(一)主會場。主會場設在武寧縣市民服務中心北樓西頭9樓視訊會議室(120人)和西頭連廊6樓視訊會議室(40人)。同時，以上2個縣本級主會場均可作為國家、省、市視訊會議的分會場。
(二)分會場。分會場設在各鄉鎮人民政府(工業園、街道辦)視訊會議室(21個)。
三、組織分工
(一)縣政府資訊辦：負責統籌安排全縣視訊會議和受理縣直單位召開視訊會議的申請;負責視訊會議系統技術保障和執行維護;負責對各鄉鎮分支節點進行監督、檢查和技術指導，並制訂相關制度和應急預案，定期檢查裝置和線路;召開視訊會議期間，安排專人進行技術保障;負責聯絡主辦單位做好會務工作。
(二)縣供電公司：負責保障視訊會議系統的電力供應，做好可能影響正常供電的例行檢修、維護等工作。
(三)縣移動公司：負責維護視訊會議系統網路資源，保障電子政務網路鏈路暢通、連線穩定;做好可能影響網路傳輸的例行檢修、維護等工作。
(四)各鄉鎮人民政府：負責本鄉鎮分會場視訊會議系統的管理和使用，並指派專人負責視訊會議系統的維護、管理和使用。
四、會議通知
(一)確需使用視訊會議系統召開會議的縣直單位，必須提出書面申請，經批准後，方可下發會議通知。
(二)會議通知的主要內容為會議時間、地點、參會物件、視訊會議聯調時間、會前裝置聯調時間和會議要求等。視訊會議聯調時間應確定在召開會議前1天，會前裝置聯調時間應確定在召開會議前2小時。
五、會議流程
(一)會議申請
1、視訊會議主辦單位(以下簡稱“主辦單位”)應提前3個工作日向縣人民政府資訊化工作辦公室書面申請(填寫申請表，見附件)使用視訊會議系統召開會議，其中應急指揮等特殊會議經批准後可立即申請召開。
2、經批准使用視訊會議系統召開會議的，主辦單位要及時下發會議通知，加強與縣政府資訊辦溝通，並按照要求做好會務等相關工作。
(二)會前準備
1、視訊會議所需資料的蒐集和分發由主辦單位負責，同時，主辦單位要將會議通知、會議議程、需演示的電子文件等資料提前2個工作日報送至縣政府資訊辦。如需鄉鎮同志進行大會發言，主辦單位要將發言順序等提前1個工作日告知縣政府資訊辦。
2、主辦單位要提前做好視訊會議的各項準備工作，加強與縣政府資訊辦溝通和聯絡，確保會議順利進行;召開會議的當天，主辦單位負責會務工作的同志需提前1小時到達會場，做好會議簽到、督查、服務、溝通和協調等工作。
3、縣政府資訊化辦根據會議要求做好各項準備工作，指派技術人員，做好裝置檢測和聯調等工作，並加強與縣移動公司對接，確保網路暢通、穩定。
4、視訊會議聯調。縣政府資訊辦接到視訊會議通知後，提前2個工作日通知各鄉鎮分會場管理人員進行裝置聯調(原則上安排在會議前1天)。各鄉鎮分會場視訊會議管理人員要嚴格按照規定的時間、操作規程等進行裝置聯調，確保本鄉鎮視訊會議系統正常使用;如影片系統出現問題，要在第一時間向縣政府資訊辦報告。
5、會前裝置聯調。視訊會議召開前2小時，縣政府資訊辦要對視訊會議系統進行最後聯調，各鄉鎮分會場要對系統影片和音訊傳輸情況進行最後檢查，如影片系統出現問題，要及時向縣政府資訊辦和主辦單位報告。會前裝置聯調完成後，各鄉鎮分會場要將影片畫面調至全景，並關閉麥克風。
(三)會間管理
1、會議期間，主會場及各鄉鎮分會場管理人員要全程監控裝置執行情況，非管理人員不得操作視訊會議裝置;各鄉鎮分會場要根據現場情況及時調整攝像頭和麥克風;除大會發言鄉鎮外，其他鄉鎮分會場要將麥克風調整至靜音狀態。
2、會議期間，主會場及各鄉鎮分會場參會人員要保持好會場秩序，遵守會場紀律，禁止使用手機、吸菸、在裝置前後走動、在會議室和控制室附近施工等影響音訊和影片效果的行為。
(四)會後安排
會議結束後，由主會場統一斷開系統連線後，各鄉鎮分會場方可關閉視訊會議系統裝置並斷開電源。
(五)故障處理
在裝置聯調或會議過程中，如網路或裝置出現問題，致使鄉鎮分會場無法連通主會場的，經應急處置後，仍然無法連線主會場的，要及時向主辦單位和縣政府資訊辦報告，並組織參會人員到就近的鄉鎮分會場參加會議。
六、會場要求
(一)主會場依據會議需求設定“XXX工作視訊會議”會標，各鄉鎮分會場應擺放全縣統一的'鄉鎮名稱標識牌，不得懸掛與會議內容不相符的橫幅。
(二)會場內影片裝置要放在固定位置，不得隨意拆裝，並配備安全可靠的電源和網路介面。
(三)會場要具備良好的照明條件，並做好裝置防塵和保潔工作，確保影片影象清晰，同時，要加強會場安全管理。
七、人員管理
(一)主會場的視訊會議系統由縣政府資訊辦負責管理、使用和維護。各鄉鎮分會場的視訊會議系統由各鄉鎮管理、使用和維護，各鄉鎮要明確1位分管領導(原則上為常務副鄉鎮長)，落實1至2名管理人員負責日常管理、使用和維護。各鄉鎮分會場管理人員如有變動，要及時向縣政府資訊辦報告，以便對其進行技術培訓。
2.主會場及各鄉鎮分會場視訊會議系統管理人員要熟悉並掌握視訊會議系統的各項操作規程。
八、裝置管理
(一)視訊會議系統依託政務外網執行，各鄉鎮要加強電子政務機房及“鄉鄉通“網路裝置的維護管理(電子政務機房必須安裝空調)，除雷雨天氣外裝置應長期保持開機狀態;定期檢查裝置及網路，發現問題要第一時間向縣政府資訊辦報告，及時排查和處理。
(二)視訊會議系統裝置是會議專用裝置，管理人員要定期對視訊會議系統進行檢查。如發現裝置、軟體及線路等出現故障，要第一時間向縣政府資訊辦報告，以便及時進行裝置維修、軟體除錯及故障排除。非視訊會議系統操作人員，不得擅自操作有關裝置。
(三)各鄉鎮分會場視訊會議系統裝置要按照正確的操作規程連線裝置，嚴禁隨意拔插視訊會議裝置連線線纜，嚴禁帶電拔插攝像機和影片終端連線。未經允許，禁止私自更換視訊會議裝置。
(四)視訊會議系統的各項裝置引數按照全縣統一技術規範設定，各鄉鎮影片終端引數不得隨意更改;確需調整裝置配置、變更系統引數或更換會場的鄉鎮，報經縣政府資訊辦同意後，方可調整、變更和更換。
視訊會議室管理規章制度4
為規範視訊會議的使用，保證視訊會議的順利進行，特制定本管理制度，要求如下：
一、會議申請流程及標準
1、各職能部門召開的介面人視訊會議需填寫《視訊會議申請單》（見附件一），分管（副）總裁簽字後交至集團it部留檔，並將會議通知傳送各分公司參會人員及it介面人，視訊會議後如需要本部門以外的相關部門進行協助或者需要運營督導部進行督導的，請抄送相關部門。
2、集團總監級以上、分公司副總經理以上或全國全員視訊會議均需提前兩個工作日填寫《視訊會議申請單》提交至總裁辦主任處，經總裁辦主任批准同意後，方可將會議通知傳送各分公司參會人員及it介面人，並將該申請單交至集團it部留檔。
3、總裁辦每季度召開一次全國（全員）視訊會議；
4、集團各職能中心所召開的全國總監級以上視訊會議應由集團總裁辦主任或運營督導總監或培訓總監出席，相關職能部門積極做好後期配合工作。
5、全國全員夥伴視訊會議應由集團培訓中心召集，集團總裁辦主任以上領導主持，並由集團、地方公司it負責人負責裝置的通暢。
二、會議裝置及網路要求
1、各分公司it介面人必須準備相應裝置，如：攝像頭、音箱、話筒（或者耳麥），如有缺失或執行不正常，需提前至少一天在當地自行採購並除錯，確保裝置可用。
2、會議期間必須保證網路通暢，開會使用的電腦頻寬需在4m以上，即實際下載速度需保證在200k以上；it介面人在會議開始之前需檢查當地分公司的網路狀況，必要時限制其他夥伴的網路頻寬或直接斷開網路。
3、集團it部應提前建立好會議，以保證各分公司在會議召開前30分鐘可以進入會議系統進行除錯。
4、各分公司必須根據會議通知的時間，準時上線，it介面人需在會議召開前30分鐘除錯完畢（由於目前大多分工司沒有專職it，如沒有把握在30分鐘內除錯完成，請提前更多的時間進行除錯，如有問題可詢問集團it部，務必保證在規定時間會議系統能正常使用）。
三、獎懲措施
以上事項請各分公司提前做好準備，如在會議進行中發現缺少硬體（沒有話筒、沒有影片），或者沒有準時上線的以及由於網路狀況導致時常斷線或頻寬不夠的，一律作為缺席處理；分公司總經理、分公司it、集團it將承擔三級連帶責任，各成長50元。若由於集團it部延遲建立會議導致各分公司無法進入會議系統進行除錯，集團it成長100元。
本制度經總裁辦稽核批准後下發執行集團it部xx年四月十日此檔案自發布之日起執行。