檔案室管理制度15篇
檔案室管理制度15篇
在現實社會中，制度使用的情況越來越多，制度一經制定頒佈，就對某一崗位上的或從事某一項工作的人員有約束作用，是他們行動的準則和依據。我敢肯定，大部分人都對擬定製度很是頭疼的，下面是小編為大家收集的檔案室管理制度，希望能夠幫助到大家。
檔案室管理制度1
一、各類檔案負責人要隨時做好檔案資料的收集、管理、歸檔工作。
二、檔案室除檔案管理員外,他人不得擅自入內。
三、管理員要堅守崗位,認真負責,要定期檢查防水、防盜設施效能。檔案室和櫥櫃的鑰匙不得隨意轉讓他人,特殊情況由領導批准,要注意關好門、窗、鎖、燈。
四、檔案室內不準接待客人,不準吸菸,禁止使用明火照明。
五、管理員在接收檔案時,要嚴格履行接交手續,填寫移交檔案清單,並做好整
理、分類、保管和統計工作。
六、管理員按規定將檔案分類排放,排列整齊,檔案的整理符合基礎教育管理要求。
七、管理員要熟悉檔案存放情況,對檔案的保管定期進行檢查、校對,做到帳物相等,對破損和字跡退色的檔案,應及時複製。
八、檔案室要經常保持清潔整齊,切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光等工作。
九、切實做好檔案借閱記錄,對借出檔案要登記造冊,並在一定時間內收回。
十、檔案管理人員不許私自銷燬檔案,要經學校領導同意方可銷燬相關檔案。檔案管理員崗位職責
1、熱愛檔案管理工作,努力學習檔案工作業務,虛心接受上級檔案機關和學校領導的業務指導。
檔案室管理制度2
一、查閱利用本館開放檔案、資料者，須持身份證（或工作證、學歷證書）等有效證件，同時填寫查閱登記表；受他人委託者，還須出具他人上述任一證件（含影印、傳真件）及委託查閱申請書。
二、查閱重要的或密級檔案，按《檔案保密制度》辦理；查閱本職範圍外的重要檔案，須經辦公室負責人批准；查閱珍貴檔案時，以影印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，()須經辦公室負責人或學校分管領導批准，並辦理外借手續（限5天內歸還）；若續借，需辦續借手續。
四、提供利用檔案時，按學校有關規定收費。
五、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關規定辦理。
六、查閱利用檔案時不得隨意塗改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規者，有權給予勸告、責令賠償或其它處置，直至追究法律責任。
七、未經主管校領導批准或辦公室授權，任何單位、個人無權公佈檔案內容。
檔案室管理制度3
一、高度認識檔案保密工作的重要性，嚴格遵守有關法規和制度。
二、查閱涉密檔案或內部材料，須經有關部門和辦公室負責人批准，必要時報請有關校領導審批。查閱時須嚴格履行登記手續，註明查閱目的和內容。
三、未經批准，任何人不得私自帶檔案出館；檔案工作人員不得私自摘抄、複製、傳播具有保密性質的檔案內容 。
四、因需要經批准摘錄或複製涉密檔案材料的，須妥善保管，用後銷燬，如發生涉密問題，後果由利用者負責。
五、不歸檔的重份檔案及內部材料，須交由學校集中銷燬。
六、在校保密委員會的指導下，做好檔案密級變更和解密工作。
七、檔案館工作人員或利用者，如有違反保密規定的，視情節輕重按有關規定處理。
檔案室管理制度4
一、檔案的建立
(一)建立健全校各類檔案，目的主要在於為學校領導、上級有關部門領導全面分析、總結、部署及排程學校工作作出決策提供科學可靠的依據。
(二)全面系統地建立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案。
二、檔案立卷歸檔
(一)凡是本單位具有查考價值的檔案材料均屬歸檔範圍。
(二)檔案人員應按檔案資料收集範圍及時收集各種檔案資料，並將篩選後的資料分類、編制目錄，進袋入檔。
(三)凡檔案資料收集範圍目錄中未編入，但確有使用、儲存價值的其他資料，學校可根據需要自行決定是否儲存。
三、檔案補充
(一)教職工考核、晉升專業技術職務，獲得獎懲等材料要及時收入個人檔案。
(二)檔案、函件由檔案人員統一分類編號登記，交校有關領導閱後即立卷歸檔。
(三)校內印發的檔案是檔案補充的重點，平時校長室、教務處、德育處、總務處、工會、團隊等部門應將有關材料分類儲存，每學期結束時，集中交檔案人員立卷歸檔。
四、檔案查閱
(一)校內人員借閱業務性檔案、學生學籍檔案須經有關領導同意後方可查閱，並要辦理登記手續，在規定期限內完好無損地歸還。
(二)凡未經整理、登記完畢的檔案，一律不得外借或查閱。
五、檔案安全保密
(一)嚴守有關保密守則，加強檔案管理人員的組織紀律。
(二)檔案資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔乾燥，自然通風，嚴禁吸菸。
檔案室管理制度5
校舍檔案是維護學校權益，查勘維修房屋，合理使用校舍，映學校建設歷史的重要資料。為了加強校舍檔案管理，更好地為學校教育教學工作服務，根據上級有關規定，特制定本制度:
一、檔案的收集
要充分認識校舍檔案收集的意義，在思想上重視採取多種方法、途徑加以收集，檔案的收集方法主要做好立卷歸檔和日常收集兩方面工作。
1、收集之前要明確歸檔範圍、時間、要求。
2、應有積極態度和主動精神，不能坐門等客。
3、一式二份，正本放教育員會，副本存學校。
4、當撤銷學校的校舍檔案，應全部移交給市教育員會。
二、校舍檔案管理
1、邊鑑定邊整理，按要求進行分類、組卷，檔案排列、案卷的裝訂，案卷的排列，案卷目錄的編制等工作。
2、嚴格遵守檔案整理工作原則。最限度地保持檔案之間的歷史聯絡，利用原有基礎，便於保管和利用。
3、檔案整理要充分利用原有的基礎。
4、檔案的整理必須便於保管和利用。
三、檔案的保管
按要求設立庫房，庫房的要求達到“十防”，按要求設定保管裝置，材料要達到防光、防塵及有害氣體對檔案的直接危害。檔案的存放要符合要求。案卷和目錄一致，移出檔案要說明原因、移往何處、時間、數量、名稱。
四、檔案的移交
交接雙方必須根據案卷目錄清點核對，並在交接收據上簽名蓋章，其收據一式三份，交接雙方各一份，會計一份。
五、查閱和借閱
1、首先辦理查閱或借閱手續，外單位查閱或借閱須持介紹信和領導批准手續。
2、查閱或借閱，只允許在檔案室進行。
3、查閱或借閱不允許摺疊、塗改、轉讓他人閱覽、缺頁等，嚴守保密規定，歸還時清點清楚。
4、查閱或借閱時，嚴禁吸菸、桌上放水杯、量水瓶等，以防汙染檔案。
六、檔案保密
檔案室必須有安全保證，措施到位，查閱、借閱必須在檔案室內查閱。閱後不能亂說，閱覽時不能隨便翻閱和抄錄。對無用的材料登記造冊，經領導審批後，二人以上人員監銷。
七、清銷
1、清銷之前，首先由管理員定期和不定期對檔案進行統計，如發現確實因汙染、損壞等原因造成無使用保留價值，經鑑定小組的鑑定同意後方可清銷。
2、清銷應有二人以上人員監銷，以防失洩機密。
3、要遵守保密規定，堅持杜絕任意和自銷燬檔案或賣給廢物收購站。
4、學校檔案室管理制度
1、檔案室是機要重地，非檔案管理人員嚴禁入內。
2、檔案庫房必須堅固，採取防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵等措施，並經常檢查各項措施是否有效。
3、對庫房內各種檔案進行科學分類、排列、編號，分別上架入櫃，櫃架排列科學、合理。
4、庫房內嚴禁存放與儲存檔案無關的非檔案物品。
5、經常清理環境衛生保持庫房整潔美觀。
6、庫房內建放溫、溼度檢測設定，定期檢查、記錄、分析，庫內溫度應經常保持在1424攝氏度，相對溼度保持在45%-60%。
7、檔案管理人員定期檢查檔案保管情況，做好記錄，發現破損和字跡模糊及時修補、複製。
8、檔案管理人員離開時應熄燈、關好門窗。
檔案室管理制度6
1、本單位工作人員因工作需要均可利用有關檔案。
2、利用檔案原則上只准查閱，不得外借，如有特殊情況需要借閱者，須辦理借閱手續，借閱時間不超過一週。
3、外單位需利用本單位檔案者，須持單位介紹信，說明利用目的，並經單位領導批准後才能借閱。
4、利用者必須絕對愛護檔案，不得隨意抽頁、塗改、圈劃、轉借。查閱時不得吸菸、喝茶。
5、利用檔案必須辦理登記手續，並及時向檔案員反饋利用效果資訊。
檔案室管理制度7
檔案室是學校檔案存放的重要場所,因此必須採取必要的措施,以保證檔案資料的儲存和安全,為強化對檔案資料的科學管理,特制定以下制度：
1、檔案室鑰匙要專櫥保管,不準隨身攜帶,門窗要及時關閉上鎖。
2、檔案室櫃具要編制順序號,排列整齊,便於工作。
3、非本室工作人員不得擅自進入,因工作需要進入時,要由本室工作人員陪同。
4、注意檔案室內外的溫、溼度,定期分析、積累資料,要根據室內外的溫、溼度情況,隨時通風,除溼降溫。
5、檔案室要有數量充足的消防器械,工作人員要熟練地掌握使用方法。室內嚴禁吸菸,嚴禁存放易燃品及其它物品。
6、室內要經常打掃,櫃具要定期擦拭,隨時放置防蟲、防鼠藥品,保持室內外清潔衛生。
7、對檔案資料的借出歸還,要有嚴格的檢查登記制度。
檔案室管理制度8
一、檔案室應以科學、堅固、安全為基本條件，標準溫度為14—24℃，標準相對溼度為45—60%，應裝備必要的防火、防盜、防潮、防塵、防強光、防高溫、防蟲等設施。
二、庫房的檔案櫃、架按要求進行排放，對接收來的檔案要進行分類、登記、統計和必要的加工整理。
三、檔案室應納入學校自動化管理系統，根據工作需要要逐步設定計算機、影印機、照相機等現代化管理裝置。
四、檔案部門應對檔案的安全定期組織檢查，記錄在案，發現問題，及時解決。
五、檔案室工作人員調、換工作時應有嚴格的交接手續。
六、非工作人員不得擅自進入檔案室，節假日加強保衛工作。
七、檔案保管工作，必須認真嚴格地按照各項規章制度辦事，不得徇私舞弊，翫忽職守。
檔案室管理制度9
1、在辦公室主任的領導下，負責檔案室的全面工作。
2、負責組織學習、傳達、貫徹黨和國家有關檔案工作的規定。
3、負責制訂檔案工作的工作計劃、管理辦法、規章制度等檔案工作規範。
4、負責集中統一管理學校各種門類和載體的檔案、資料，確保檔案的安全。
5、根據所保管的檔案資料情況和工作需要，編寫適用的檢索工具和參考資料，積極主動為學校各項工作服務。
6、負責做好檔案的口常查、閱、借工作，對全校檔案工作人員進行培訓和業務指導。
7、按有關規定，及時做好檔案的收集、整理、統計、保管、移交、銷燬等工作。
檔案室管理制度10
1、貫徹執行檔案工作的政策和法規，熱愛本職工作，刻苦鑽研業務，不斷提高檔案工作水平。
2、負責對各部門檔案立卷的業務指導，做好各類檔案的接收、歸檔工作。
3、按照“六防”要求，做好庫房管理和檔案保管工作，定期進行檢查，保證各類檔案的完整安全。
4、按規定作好檔案的利用接待工作，並根據利用者要求做到熱情接待，詳細提供。
5、加強組織紀律，嚴守檔案秘密，嚴禁檔案資訊私自外傳。
檔案室管理制度11
檔案員工作職責
一、認真學習《檔案法》和檔案專業知識，熟悉和掌握檔案管理業務知識，努力提高檔案管理現代化水平。
二、負責做好本單位各類檔案資料的收集、鑑定、整理、編目、歸檔、保管以及檔案統計、移交登記工作。
三、熟悉室藏所有檔案資料的內容，積極按要求做好檔案借閱、利用工作。
四、遵守保密紀律，認真執行檔案工作的各項管理制度。接受上級業務主管機關的業務指導和監督。
五、負責檔案庫房日常管理，做好檔案安全管理工作。
六、負責本單位日誌的收集，做好大事記、基礎數字彙編等檔案編研工作。
七、宣傳貫徹檔案工作法律法規，提高集體檔案意識，對本單位各股室業務人員的整理、歸檔工作進行指導、監督、檢查。
立卷歸檔制度
一、歸檔範圍
歸檔範圍按國家檔案部門和上級業務部門規定執行，必須齊全、完整，一般包括：文書檔案、科技檔案（基建、裝置類）、業務檔案、財會檔案，並注重收集照片、錄音錄影、磁碟、磁帶等不同載體的檔案。
二、歸檔要求
1、本單位擬發的檔案材料，經辦人應負責收集完整（如底稿與正文、請示與批覆）後向檔案室歸檔；參加有關會議帶回的檔案材料應交辦公室登記後歸檔；收文要及時登記，凡有登記編號的收文，經辦人辦理結束後及時退還辦公室。
2、檔案材料辦理完畢應及時登記歸檔，文書檔案收集歸檔一般在次年5月底前完成，科技檔案按專案整理歸檔，應在專案完成三個月內完成歸檔和移交，業務檔案、會計檔案與文書檔案整理同時進行，由業務部門或會計機構保管使用一年後，向單位檔案室移交。
3、整理的檔案，裝具統一，檔案盒、目錄格式符合國家標準，做到整齊美觀。
檔案移交制度
一、本單位檔案實行集中統一管理，各股室形成的各類檔案材料，按要求歸檔完畢後，及時向檔案室移交。
二、移交的檔案資料要保證按歸檔要求，做到整理規範、檔號編制規範、編目清晰。
三、移交時登記造冊，交接雙方應根據移交目錄認真核對，交接雙方履行簽字手續，以明確責任。
四、檔案人員根據要求，對不符合移交質量的檔案，有權要求移交人員重新整理後再移交。
五、檔案工作人員調離工作後，必須辦完移交手續後，方可離崗辦理調離手續。
檔案保管制度
一、本單位所有檔案實行集中統一管理，任何科室和個人不得以任何理由拒絕移交。
二、定期對室藏檔案保管狀況進行全面檢查，作好溫溼度記錄，保證室藏檔案與案卷（歸檔）目錄相符。
三、建立檔案接收移交登記簿，凡進、出檔案做到及時登記。定期對檔案進行監銷，監銷檔案登記造冊，經單位負責人簽字後，報請同級檔案行政部門同意後進行銷燬。
四、檔案室配置防盜、防火、防光、防高溫、防潮等必要保護設施，定期投放防鼠、防蟲藥，並定期清潔，保持室內乾淨衛生。
五、除檔案人員外，其他人員不得進入檔案室，嚴禁在檔案室內吸菸。
六、因保管不善造成檔案損毀和丟失，按檔案法有關規定，追究檔案人員責任。
七、檔案人員下班離開工作崗位時，應關門加鎖，切斷電源。
檔案保密制度
一、檔案人員要認真學習《檔案法》，樹立保密觀念，增強保密意識，自覺遵守保密紀律，做到不洩密不失密。
二、國家秘密檔案和資料，由檔案人員負責收發、登記、傳遞傳閱，妥善保管和按時清退，不得隨意擴大閱文範圍。
三、凡屬國家秘密檔案、資料、檔案，不得自行抄錄和翻印，確因工作需要的，經檔案制發機關批准同意後方可翻印。
四、“三密”檔案資料和其他重要檔案，只限於檔案室或其他指定地點查閱，不得帶出機關和帶回家中查閱。
五、非檔案人員未經同意不得擅自進入檔案室，更不得隨意翻閱檔案、檔案。
六、發現涉密檔案資料丟失、被盜或檔案內容洩密，必須立即報告及時追查，對當事者依照《保密法》的有關規定追究責任。
檔案借閱利用制度
一、建立檔案借閱及利用效果登記簿。凡借閱檔案，必須履行借閱登記手續，並做好利用效果反饋工作。
二、外單位人員查閱檔案，須持單位介紹信，經本單位負責人同意後方可查閱。因工作需要確需外借的，必須經主管領導批准。借出的檔案不得私自翻印，不得轉借他人，做到按期歸還，不得遺失。
三、查閱檔案不得在檔案上圈劃、塗改，造成汙損，不得拆散、剪裁、撕毀或抽走檔案資料。對私自塗改、撕毀檔案者，按照《檔案法》有關規定追究當事人法律責任。
四、借閱檔案歸還時，檔案人員要仔細進行清點、檢查，並做好歸還及利用效果記載。
檔案統計制度
一、嚴格按《統計法》的規定開展檔案統計工作，不虛報、漏報、瞞報。
二、根據上級業務部門和檔案業務主管部門的要求，做好本單位的統計工作，建立健全各種統計表，統計資料以原始記載為依據，做到及時、完整、準確。
三、在檔案利用方面，做好利用人次、利用效果的統計工作。
四、對移交歸檔的檔案數量進行統計，做到帳物相符，完整齊全，進出手續登記完備。
五、對檔案的銷燬、更改及上級要求的其他統計資料，及時準確填報，本單位內部檔案的移交要手續清楚、按章辦事。
檔案室管理制度12
一、定期把各部門上交的具有儲存、查考、利用價值的各種載體形式的歷史記錄收進檔案室。
二、室藏檔案、資料要分類單獨存放，檔案櫃、架等要排列整齊、美觀。
三、檔案的收進、整理、利用要詳細統計，並做到數字準確、真實。
四、查閱檔案要嚴格履行手續，閱完經核對無誤後，及時入庫。對借出的檔案要按期限及時歸還。
五、室藏檔案、資料要每半年清點一次。
六、要加強對檔案的安全工作，制定"八防"，配齊防火、防盜、防蟲等裝置，室內嚴禁吸菸，確保檔案資料萬無一失。
七、檔案室由檔案幹部專人管理，查檔人員及其他人員不得隨便進入。
八、對應該立卷歸檔的材料必須由幼兒園各部門收集齊全，並進性整理，定期交檔案室集中統一管理，任何部門或個人不得據為己有或拒絕歸檔。
九、歸檔範圍：凡是幼兒園工作活動中形成的能反映本園工作活動，具有查考利用價值的檔案、材料、圖片等均屬歸檔範圍。
十、歸檔時間：各部門應在每學期放假前將本學期的檔案材料收集齊全，按照歸檔要求整理好，移交幼兒園檔案室。交接雙方根據交接目錄清點校對，並履行簽字手續。
十一、歸檔要求：
1、歸檔的檔案材料要字跡清楚工整，一律使用藍黑墨水或者碳素墨水書寫，禁用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水、彩色筆、複寫紙，普通列印、影印撰寫和批示檔案材料，必須用影印機影印，噴墨或鐳射印表機列印的正規影印件。
2、歸檔的檔案材料要保持他們之間的歷史聯絡，區分儲存價值，科學的立卷、分類、編目。
3、檔案標題要簡明確切，保管期限劃分準確，便於保管和利用。
檔案室管理制度13
為摸清家底，核實資料，從資料中反映檔案的成效，特制訂《檔案統計制度》。
一、檔案統計的範圍包括收集管理歸檔入庫的檔案、移交的檔案、鑑定銷燬的檔案和查閱利用的各類檔案。
二、檔案統計的基礎是做好登記。必須對入庫、移交的檔案進行分類和總量登記；鑑定銷燬的檔案必須進行造冊和數量登記；查閱和利用檔案必須進行總量和定向分析數量的統計。
三、凡入庫的檔案每年歸檔後及時分類統計；凡移交的檔案，在移交時及時統計；凡鑑定銷燬的檔案，在登記造冊、審批核銷後一次性統計；凡查閱利用檔案按月、按查閱人次、利用各類案卷的數量統計，並作好統計後的查閱利用檔案分析。
四、檔案統計必須簡明清楚、記載完整、數字正確。
檔案室管理制度14
第一條根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》的規定，為加強本中學校檔案的科學管理，更好地為教育事業服務，特制定本辦法。
第二條檔案工作是教學行政管理工作的重要組成部分，它是為領導決策，為教育教學工作提供資訊和依據，是提高教學行政管理工作效率和工作質量的必要條件，是維護單位歷史真實面貌的一項重要的工作。
第三條堅持實行集中統一管理檔案的原則，維護本單位檔案的完整與安全，實現檔案的有效利用。
第二節檔案工作體制、機構和幹部配備
第四條各處室必須參與檔案工作，配備兼職檔案管理人員，並制定崗位責任制。
第五條辦公室負責本單位檔案室工作，業務上受區檔案局的監督和指導。
第六條各處室的檔案工作受辦公室領導，並有一名處室同志分管，與校檔案室建立檔案工作網路。
第七條檔案幹部要認真學習檔案業務知識和教育專業知識，不斷提高業務素質，更好地開展檔案工作。
第八條上級領導要支援和關心檔案管理人員，在職稱評定、福利待遇等方面享受與其他專業人員同等待遇。檔案管理人員要相對穩定。對有檔案專業職稱的檔案幹部在調離檔案工作崗位時，應聽取授予職稱的檔案業務管理機關的意見，同時檔案幹部調離前應辦理交接手續。
第三節檔案工作的任務
第九條負責本單位黨、政、工、團等組織和內部機構所產生的全部檔案，為本單位各項工作服務，並對各處室和部門執行制度的情況進行監督和檢查，確保檔案完整準確。
第十條負責開發檔案的資訊資源，根據提供利用的實際情況需要，編制各種檢索工具和開展檔案編研工作。
第十一條參加單位科研專案評審鑑定，工程專案竣工驗收和裝置儀器開箱等活動。
第四節檔案材料的立卷與歸檔
第十二條建立、健全檔案材料的歸檔制度。凡工作活動形成的具有儲存價值的`檔案材料(包括黨、政、團、教學、財會以及各處室形成的檔案材料)，均由文書部門或業務部門進行收集、整理、立卷並定期向檔案室歸檔。
第十三條檔案室對歸檔檔案的案卷應進行檢查，對不符合歸檔要求的案卷，應退回重新整理，以保證案卷的質量，便於保管和利用。
第十四條各處室的檔案一般應在第二年上半年統一向檔案室歸檔，交接雙方應根據案卷目錄，核對無誤後履行簽字手續。
第十五條科學技術研究活動中形成的科技檔案材料在科研專案評審鑑定後一個月內，由專案負責人按歸檔範圍向檔案室移交歸檔。
第十六條基本建設活動中形成的科技檔案材料，在基建專案竣工驗收後一個月內，由專案負責人按歸檔範圍向檔案室移交歸檔。
第十七條凡價值一萬元以上的儀器裝置在購置、安裝、使用活動中形成的科技檔案材料採取隨時歸檔的方法，裝置部門應通知有關人員參加儀器裝置的開箱驗收活動。
第十八條財務管理中形成的報表、帳冊、憑證等檔案材料，除帳冊和憑證在財務部門儲存兩年後向檔案室移交歸檔，其它檔案材料在次年的上半年向檔案室移交歸檔。
第十九條各處室工作人員因公外出參觀、學習、考察和參加各種會議收集獲得的檔案材料，要按歸檔範圍的規定，及時向檔案室移交歸檔。
第二十條凡歸檔的檔案材料應經過整理和編目，做到字跡清楚、簽署完備，不能用鉛筆、圓珠筆和純藍墨水筆書寫，以利於長久儲存。
第二十一條聲像檔案形成後要隨時整理，及時歸檔，即由承辦人員在完成攝錄後三個月內向檔案室移交歸檔。
第五節檔案的整理和保管
第二十二條檔案的系統整理應按部門分類、初步立卷、卷內檔案整理編目、卷內案卷初步排列、案卷加工整理、案卷調整與編號、編制案卷目錄七個步驟進行。
1、定檔案分類方案，按照此方案指導檔案分類、排列組合。
2、將檔案按一定特徵分門別類，組合成一個有緊密聯絡的檔案組合體即案卷。
3、將案卷內檔案排列順序調整後固定下來編寫頁號，填寫卷內檔案目錄。
4、將同一類案卷按一定標準初步排列起來。
5、填寫備考表、裝訂、填寫案卷封面。
6、確定案卷排列順序，按排列順序逐卷編制案卷號。
7、按照案卷排列順序，將案卷的標題、保管期限、卷內檔案起止時間和頁數等逐項登記，形成為一本名冊，即為案卷目錄。
第二十三條檔案應有專門的檔案庫或檔案櫃儲存，存放地點應堅固乾燥、通風，並做到防火、防蟲、防光、防鼠、防盜、防潮、防塵、防高溫等安全措施，定期檢查保管狀況，發現問題及時處理，保證檔案的安全。
第六節檔案的提供利用
第二十四條檔案室儲存的檔案主要供本單位和上級主管機關利用，為本單位開展的各項工作服務。
第二十五條檔案室應根據工作需要編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具，積極主動開展檔案利用工作，為本單位各項工作服務，逐步提高檔案利用效果。
第二十六條檔案室應建立檔案借閱制度，借閱檔案必須嚴格履行登記手續，寫明借閱的目的，點交清楚，歸還時要進行檢查，及時登出。
第二十七條借閱檔案者要遵守借閱制度，不得在檔案上圈點、塗改、劃道汙損，如有違者，按《檔案法》第二十四條規定承擔法律責任。
第二十八條借閱人因公出差、出國、調動、離退休等須將所借檔案歸還，借閱的時間一般不超過半個月，必要時辦續借手續。
第二十九條制發檔案證明和答覆函調(證明要註明出處和根據，不得擅自解釋)制發證明要仔細核對，經領導審閱後，加蓋辦公室公章。
第七節檔案的鑑定和銷燬
第三十條檔案室應根據1988年8號檔案，市檔案局轉發國家檔案局印發的《機關檔案工作業務建設規範》、《關於機關檔案保管期限的規定》、《文書檔案保管期限表》、《上海市中、小學校檔案管理暫行辦法》，編制單位的文書檔案保管期限表。
第三十一條檔案室應定期對已超過保管期限的檔案進行鑑定。鑑定檔案必須在辦公室負責人主持下，由檔案部門和有關業務部門組成鑑定小組對無儲存價值的檔案進行登記造冊，經單位領導人批准報上級部門稽核後銷燬。
第三十二條毀檔案要明確銷燬人和監銷人，進行實地監銷。銷燬後在銷燬清冊上註明“已銷燬”字樣和銷燬的具體日期，並簽名蓋章。
第八節檔案的統計與移交
第三十三條檔案室應建立檔案的統計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計並按照規定分別向上級機關和檔案業務主管機關報送檔案工作的基本情況統計表。
第三十四條各部室的檔案由本單位檔案室集中統一管理，根據保管期限妥善儲存。
第三十五條機構撤消、合併時，要在機構變動前組織專人整理好檔案，按規定向有關部門移交，並辦理移交手續。
第九節附則
第三十六條本制度如與上級規定有牴觸時，則依上級規定執行。
第三十七條本辦法自公佈之日起施行。
第二章文書工作制度
第一節文書處理制度
1、嚴格執行《國家行政機關公文處理辦法》，公文處理必須規範化制度化。
2、公文必須按照行政公文寫作規則和要求，用A4紙擬稿和鋼筆書寫，正確應用文種，格式符合要求，請求應堅持“一文一事”，避免請示與報告混雜。
3、發文必須按規定審批程式，經領導簽發統一編號行文，並做好發文登記。
4、收到外來檔案後，必須先登記，傳閱檔案要合理安排、嚴格管理，做到及時、準確、安全，並做好催傳、催閱工作，以免積壓和散失。組織傳閱，應本著先急後4、緩，先領導後一般，先主辦後協辦，先辦理後閱知的原則進行。
5、凡外出人員公務活動中形成的帶回的檔案，均應交辦公室簽收、登記、歸檔，任何人不得據為已有拒絕歸檔。
第二節文書材料的立卷歸檔制度
1、在工作活動中形成的各類檔案材料(文書、科技、聲像，會計等)均應及時收集、立卷歸檔。
2、立卷工作要做到年年清，不得藉故拖延和積壓，每年六月底以前必須完成上一年度的檔案材料的立卷工作。
3、堅持平時立卷和專題立卷，每辦一件事，每開一次會或每搞一項中心工作，要及時做好檔案材料的收集、整理、立卷、歸檔工作。
(1)歸檔的檔案材料，必須符合要求，用A4紙和鋼筆書寫，正件原件齊全。
(2)卷內檔案的排列，必須保持檔案間的歷史聯絡。
(3)卷內檔案的排列，應堅持先近後遠，先重點後次要，先批覆後請求的原則，並在每頁的右上角編上頁號。
(4)提倡立薄卷、專題卷，每一案卷的卷內檔案一般不超過200頁。
(5)案卷標題要簡明確切，符合“三要素”(作者、內容、文種)要求。
第三節印章管理制度
1、公章和介紹信，由辦公室專人保管。
2、嚴格執行審批制度，凡涉及到各處室的檔案報表等，由各部門核准，分管領導審批簽名後加蓋公章。
3、用印後必須登記。
4、嚴禁在空白介紹信、證明信、支票上預先加蓋印章。
5、蓋章時，注意收集具有儲存價值的檔案材料。
第三章檔案工作制度
第一節檔案庫房管理制度
1、檔案庫房是保管檔案的重要場所，非檔案管理人未經許可，一律不準入內。
2、嚴格加強檔案庫房管理，認真做好保密和防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蛀等保護工作。
3、檔案庫房內不得堆放其他物品，更不能堆放易燃物品和私人物品，嚴禁吸菸。
4、庫房門窗必須保持堅固，出入庫房隨手關門，確保庫房安全。
5、檔案庫房要定期做好通風降溫和衛生工作。
6、定期檢查檔案保管狀況，發現問題及時處理。
第二節檔案保密制度
1、嚴格執行國家保密法的規定，經常開展保密工作的學習和活動，提高貫徹保密法的自覺性。
2、檔案工作人員對所保管的檔案必須嚴格保守機密和安全，嚴格遵守檔案室工作規則，做到手續清楚，不發生差錯和檔案遺失。
3、檔案工作人員不與無關人員在任何場所談論檔案工作，模範遵守制度。
4、對機密檔案要嚴格控制調閱範圍，依照制度提供利用，不私自帶回家中。
5、保密檔案未經上級機關批准，不得複製和摘抄。
第三節檔案利用借閱制度
1、借閱檔案者必須嚴格國家保密法，以保證檔案的絕對安全，維護國家機密。
2、檔案室儲存的檔案主要為本單位服務，如借閱物件和範圍超出本單位人員或部門業務範圍，需徵得本單位及檔案形成部門領導的同意。
3、查閱絕密級檔案應經總支書記、校長批准，機密級和密級要經主管主任的批准。
4、查閱檔案應在檔案室指定地點。對檔案要愛護，不得任意塗改、損撕檔案材料，如有上述行為，一經查實要即上報，依法追究責任。
5、歸還時借閱人應向檔案室工作人員清點所借檔案，經核實收回借閱單後才能離開。
6、摘錄、複製檔案需經檔案管理人員同意，複製檔案還需填寫申請單，摘錄件、複製件經檔案管理人員核對(內容、頁數、份數)無誤後由檔案室蓋章後方有效。
第四節檔案的保管制度
1、單位黨、政、工、團、教學、會計等檔案實行集中統一管理。
2、每年檔案按要求分類整理，編好案卷歸檔號。
3、檔案按類、年分別排列入架。
4、檔案資料的收入和移出要有登記和統計，並按規定向上級報告檔案工作的基本情況。
5、借閱檔案要有登記。
6、定期檢查檔案保管狀況，對永久、長期檔案已破損、退色的要及時進行修復。
第五節檔案統計制度
1、檔案統計工作必須做到準確、及時、科學。
2、檔案統計數字要實事求是，如實反映情況，防止弄虛作假。
3、按時按規定向上級機關報送《檔案工作基本情況統計表》。
4、檔案統計資料要妥善儲存。
5、做好檔案利用效益的統計，凡獲有一定經濟效益、社會效益的利用情況，要填寫檔案利用情況登記表。
第六節檔案移交制度
1、移交檔案材料必須填寫《檔案材料移交清單》一式兩份，雙方各執一份。
2、檔案管理人員變動時，要做好檔案的移交工作，認真辦理交接手續。
第七節檔案鑑定銷燬制度
1、檔案鑑定工作應堅持全面、歷史、發展的觀點，全面地考察檔案的價值，正確地制定檔案保管期限，確保檔案的質量。
2、鑑定工作必須有組織、有領導地進行，由辦公室主任主持該項工作，由分管領導負責，由檔案部門組成鑑定小組。
3、鑑定人員直接地具體地審閱每個案卷的內容，重要的案卷還要求一頁一頁地審閱檔案內容，判定檔案價值，確定存毀意見。
4、銷燬失去儲存價值的檔案，應逐頁登記造冊，經分管領導批准、上級部門稽核後才能進行。
5、銷燬檔案檔案，必須依規定在指定的地點進行。
6、銷燬檔案必須有2人以上監督銷燬，防止丟失洩密。
7、監銷人員監銷後在銷燬檔案清冊上註明銷燬日期並簽名蓋章。
第八節檔案的預立卷制度
學校檔案預立卷是學校檔案管理的基礎工作之一，是學校實行部門立卷制度的一個重要環節。規範我校的檔案預立卷工作，對做好平時歸檔工作，提高立卷質量，方便歸檔前的查利用具有重要作用。
為了促進我校檔案管理水平的整體提高，現就加強我校檔案預立卷工作提出如下條例：
1、確立和堅持平時歸卷制度，做好收集、整理，並按類目歸卷，便於查詢利用。
2、建立規範的預立卷類目表，並依次設定條款編號。
3、立卷部門可根據工作實際向檔案室提出對預立卷類目進行調整建議。
4、明確預立卷工作職責，檔案室人員負責對立卷部門的預立卷工作進行業務指導並檢查平時歸卷情況。
第四章各級各類檔案工作職責
第一節檔案工作分管領導職責
1、分管校長職責：認真貫徹《檔案法》，規劃本校的檔案工作，並把檔案管理工作落在實處，加強檔案管理的教育，增強全體教職工的檔案意識，努力創造條2、件，不斷促進本校檔案工作發展。
3、辦公室主任職責：領導檔案室工作，認真貫徹宣傳《檔案法》，強化檔案工作，積極開發檔案資訊資源，為本校各項工作提供服務。
4、各處室主任：落實本處室兼職檔案員，加強對處室檔案員考核，以確保處室的材料收集齊全、整理規範、按時歸檔。
5、對網路人員工作進行年度考核，實行獎懲辦法，鼓勵先進，促使檔案納入學校考核範圍。
第二節文書工作人員職責
1、必須嚴格執行《國家行政機關公文處理辦法》，文書處理必須做到準確、及時、安全。
2、負責公文的收發、公辦、用印、立卷、歸檔，上級來文和部門的檔案材料必須分類登記，專櫃儲存。
3、嚴格執行保密制度，不得將檔案隨意亂放、摺疊、丟失或帶回家，調借閱檔案材料發須登記。
4、按公文寫作的規定和要求，認真做好公務文書的擬寫、校對工作和發文登記。
5、參加校內召開的各類會議時，認真做好出席統計和會議記錄。
6、堅持平時立卷，按時完成每年的立卷歸檔任務。
7、認真做好檔案清退工作。
第三節檔案工作人員職責
1、嚴格按照《檔案法》集中統一管理本校各類檔案，為教育科研、教學等工作服務。
2、要忠於職守、刻苦鑽研業務知識，嚴格執行檔案工作制度。
3、認真做好各類檔案的接收、歸檔工作，把好案卷質量關，對各處室歸檔的案卷，逐一審查、登記，對不符合要求的堅決退回，及時改正。
4、凡裝置開箱、基建專案竣工，檔案人員必須到現場收集有關資料。
5、做好督促、指導工作，定期召開檔案網路人員會議，進行業務指導。
6、定期核對清點檔案，保持帳物相符。
7、定期檢查檔案庫房，嚴格“八防”措施。維護檔案的完整與安全，如發現案卷汙損應及時修補。
8、在每年6月底和12月底以前做好上一年度檔案的排列入庫工作，編制案卷目錄，並及時向上級機關報送《檔案工作基本情況表》。
9、積極主動開展檔案提供利用服務，做好編研工作。
第四節檔案網路人員職責
1、嚴格遵照《檔案法》實行檔案集中統一管理的原則。
2、負責收集、整理、保管本部門本年度所形成的檔案材料。
3、本部門形成的檔案材料不得用圓珠筆、彩色筆、鉛筆書寫。
4、做好上級來文和外出人員開會帶回檔案的收集、登記工作。
5、及時向檔案室提供資訊，協助檔案室做好平時立卷歸檔工作。
6、主動與檔案室辦理一年一度的移交工作。
7、每一次活動結束後，應及時向檔案室移交有儲存價值的各種文字、圖象等不同形式的歷史記錄。
第五節電子檔案工作職責
1、電子檔案從形成到歸檔的管理過程中，應明確職責，責任到人。電子檔案的形成、承辦、運轉、整理等工作由承辦部門負責;電子檔案歸檔案管理的日常監督、指導和保管開發利用等工作，由本校檔案室負責。
2、本校檔案的電子檔案，與其他門類和載體的檔案實行集中統一管理，檔案室配備計算機系統，使歸檔的電子檔案能有效機讀。
3、專職檔案員應具備計算機專業知識，熟悉計算機系統，積極主動提供服務，發揮歸檔電子檔案的作用。
第五章檔案分類及檔案人員網路圖
文書檔案：黨支部、校長室、教導處、總務處、工會、團隊
教學檔案：綜合類、學籍管理類、課堂教學類、德育教育類、藝術科技教育類、衛生工作類、教材類、教師隊伍建設類
會計檔案：憑證類、帳冊類、報告類、其它
基建檔案：專案
裝置檔案：辦公(輔助)裝置、交通工具
科研檔案：課題、論文
聲像檔案：照片、底片
電子檔案：光碟、磁碟
榮譽檔案：獎狀、證書、獎牌(杯)、其它
教師業務檔案：語、數、處、政史地心、理化生、音體美勞計(正副本)
檔案室管理制度15
檔案室安全管理制度：
1、檔案室是學校黨政文書資料、人事檔案、學生學籍檔案儲存使用的場所，列為學校安全管理要害部位，工作人員應特別做好安全工作。
2、檔案室是機密部位，非工作人員未經批准，不得隨便進入室內。
3、各類資料進入檔案室，必須嚴格登記制度、借還制度，機密資料、人事檔案嚴防丟失、嚴防洩密事件的發生。
4、檔案室應通風、透氣、乾燥，做好防溼、防蟲蛀的工作。
5、室內消防器材、報警裝置常年完好，效能良好有效。
6、嚴禁將任何火種帶入室內，任何人不準在檔案室內吸菸。
7、門窗堅固防盜，工作人員隨手關窗鎖門，假期、節日要特別加強看護，確保安全。