公司檔案管理制度15篇
公司檔案管理制度15篇
在當下社會，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度是要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。那麼擬定製度真的很難嗎？以下是小編幫大家整理的公司檔案管理制度，希望能夠幫助到大家。
公司檔案管理制度1
一、目的
更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便於高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。
二、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個人簡歷
員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證影印件、學歷學位證影印件、離職證明、合同及協議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關係，死亡等情形。
三、檔案規定
1、基礎管理
1．1原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規範。
1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。
1．3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，並登記於《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），並在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久儲存。
1．4當在職員工的資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應將資料影印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。
1．5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新的檔案都應登記。
1．6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑑別，材料的、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字後歸檔。
1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案儲存原則上三年後方可銷燬（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。
1．9檔案應分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經理批准後方可查、借閱。
2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。
2．3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2．4所有批准後借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱後到期未歸還者、歸還損壞、私自影印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規定。
2．5人力資源部查、借閱登記，並在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意
3．1塗改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3．2擅自影印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。
3．3查、借閱者擅自洩露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷燬
4．1公司任何個人和非經同意銷燬員工檔案資料。
4．2某些檔案到了銷燬期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷燬審批登記》（附表五），經行政人力資源部經理批准後銷燬。
4．3經批准銷燬的人事檔案，人力資源部須核對，將批准的《公司員工人事檔案銷燬登記》和將要銷燬的人事檔案登記並歸檔，登記表永久儲存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經行政人力資源部經理批准後，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。
公司檔案管理制度2
為規範和加強公司安全生產檔案（臺賬）、記錄管理工作，確保各項安全生產檔案（臺賬）的準確和完善，透過安全生產檔案（臺賬）的記錄、整理和歸檔，不斷增強安全管理工作的針對性、系統性和可追溯性、閉合性，提高公司安全生產監督管理水平，結合公司實際，特制定本制度。
本制度適用於公司安全生產檔案（臺賬）、記錄管理工作。
3.1安全生產檔案（臺賬）：是指各部門、專案部全生產管理過程中形成的具有儲存價值的各種檔案資料、影象、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。
3.2 資料電文：是指以電子、光學、磁或者類似手段生成、傳送、接收和儲存的資訊。
5.1 公司安全管理部負責公司安全生產檔案（臺賬）的綜合管理工作，對各專案部、各部門安全生產的檔案管理工作進行監督、檢查。負責根據公司的相關規定擬定公司安全記錄歸檔和保管、使用、統計等相關規章制度。負責公司各類安全生產記錄的分類、編號和備案工作。
5.2各部門分別負責本部門職責範圍內的安全生產檔案（臺賬）管理工作。統一使用公司制定的格式進行安全生產記錄。
5.3各專案部負責本專案部安全生產檔案、記錄管理，填寫、收集、整理、保管、利用本專案部在安全生產管理活動中形成的各類記錄。
5.4各專案部的安全生產管理部門及各職能部門按照本單位的《安全生產管理體系檔案》及相關制度履行相應職責。
6.1.1.1安全生產委員會或安全生產領導小組人員名單及變動記錄。
6.1.1.2安全生產組織機構、安全生產管理網路圖等。
6.1.1.3安全生產責任制度、安全生產管理制度（雲南省安全生產條例規定的11項制度必須建檔）等檔案。
6.1.1.4與工種崗位和裝置工具相對應的安全操作規程和使用規程。
6.1.1.5上級有關安全生產監督管理部門制定和下發的制度性檔案、通知、通報等。
6.1.1.6安全管理人員花名冊、相關人員證書（含三類人員證書、註冊安全工程師等相關資格證書）。
6.1.1.7年度安全生產工作總結和計劃、階段性專項安全生產工作總結。
6.1.1.8安全生產責任書、安全生產責任目標分解、執行、考核記錄。
6.1.2 安全生產教育培訓臺賬包括以下方面內容：
6.1.2.1安全宣傳教育培訓計劃（含特種作業人員教育）、學習、活動資料；
6.1.2.5危險化學品管理人員花名冊及相關身份證明、資格證書；
6.1.3.2根據安全生產工作需要，臨時組織的各類會議，包括傳達貫徹上級檔案，收看收聽電視電話會議通知、記錄、紀要等；
6.1.4.1重大危險源的檢測、評估、監控報告或記錄；
6.1.4.2針對重大危險源制定的應急預案，包括危險性分析、可能發生的事故特徵、應急組織機構與職責、預防措施、應急處置程式、應急培訓和應急保障等內容；
6.1.4.3重大危險源監督管理：名稱、負責人、地點（部門）、聯絡人、聯絡方式；
6.1.5.1職業健康目標管理和責任制，單位負責人及管理人員職業衛生培訓證明（影印件）；
6.1.5.2職業健康管理制度，職業病防治法律、法規、規範、標準、檔案；
6.1.5.3年度職業健康計劃和實施方案，個人防護用品發放（使用）記錄，職業健康宣傳教育培訓記錄（培訓計劃、培訓考核記錄、宣傳圖片、紙質和攝像資料）等；
6.1.5.4用人單位職業監護檔案，職工個人職業健康監護檔案，接觸職業危害人員登記表及體檢記錄（上崗前、在崗、離崗時的職業健康檢查表），職業病人登記表，職業病人診斷證明等；（如果有）
6.1.6.1相關方單位資質及簽訂的安全協議（合同）、安全告知等；
6.1.6.2相關方特種作業人員資質證明（影印件）；
6.1.6.3外用工、外包工等外來務工人員的教育記錄；
6.1.7.1專業安全檢查、季節性檢查、重大節假日安全檢查記錄及考核記錄（或安全檢查表）；
6.1.7.2專項安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；
6.1.7.3日常、綜合性安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；
6.1.7.4隱患檢查記錄、隱患排查治理（計劃）登記表；
6.1.7.6重大事故隱患治理方案，包括以下內容：安全事故隱患的類別、所屬工藝、地點、影響範圍及程度、治理的目標和任務、採取的方法及措施、經費和物資的落實、負責治理的責任人和部門（或單位）、治理的時限和要求、安全措施和應急預案、本單位專業技術人員（或專家）對重大事故隱患治理情況的評估報告；
6.1.7.7其它與安全檢查、隱患排查工作有關的記錄。
6.1.9 生產安全事故管理檔案包括以下方面內容：
6.1.9.5按事故處理“四不放過”原則，進行處理的相關記錄。
6.1.10.2安全工作費用投入過程中相關票據影印件等。
6.1.11《安全生產、職業健康及消防工作責任書》規定的其它臺賬。
6.1.12法律法規規定的其他需要記錄、建立臺賬的內容。能夠證明安全生產過程管理的其他記錄資料等。
6.2.1安全生產檔案（臺賬）紙質檔案材料應齊全完整，字跡清晰，日期明確，籤認手續完備；
6.2.2各專案部要求確定專人負責安全生產檔案（臺賬）的記錄、收集和整理；
6.2.3各專案部安全生產檔案（臺賬）應分類存檔，按時間順序（以年度為界），每年年終將安全生產檔案（臺賬）裝訂成冊；
6.2.4檔案（臺賬）以資料電文形式存在的，應當符合《中華人民共和國電子簽名法》（20xx年修正）的相關要求。
6.3.1各部門、各專案部記錄管理人負責收集、整理、儲存本單位、本部門的安全生產記錄（記錄管理人由單位、各部門根據崗位職責進行確定），填寫“在檔記錄清單”；
6.3.2記錄的填寫要及時、真實、內容完整、字跡清晰，不得隨意塗改；如因某種原因不能填寫的專案，應說明理由，並將該項用雙斜槓劃去；
6.3.3各相關欄目負責人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原記錄，應採用雙斜槓劃去原記錄，在其上方寫上更正後的記錄，加蓋或簽上更正人的印章或姓名及更正日期；
6.3.4記錄填寫應與執行活動同步進行，不得後補或編造。
6.5.1各部門負責本部門的執行記錄的發放；記錄發放範圍僅限公司範圍內；記錄發放部門應填“發文記錄”，記錄的接收部門應填“收文記錄”。
6.5.2記錄表格需經部門負責人同意後，方可使用或複製，並由各部相關部門記錄管理人負責登記發放。
6.5.3各部門的記錄需借閱或複製者要經相應部門負責人批推，由各部門相關記錄管理人登記備案。
6.6.1記錄如超過儲存期限或其他特殊情況需要銷燬時，由各相關部門記錄管理人填寫《檔案銷燬申請單》，交部門負責人稽核，經安全管理部確認，由記錄使用部門標記過期或執行銷燬。同時在“在檔記錄清單”上註明銷燬的專案、方式、數量等資訊。
6.6.2對於儲存期限內需向其他移交或提供的執行記錄，除應在“記錄清單” 上註明移交或提供記錄專案、數量等資訊外，還應填寫“檔案移交清單”接收移置執行記錄的部門應在“執行記錄移置清單”上簽字確認。
6.7.1各部門、各專案部需指定記錄管理員，記錄管理員必須把單位所有記錄分類，依據記錄的型別整理、標識，便於查閱並可追溯相關活動。
6.7.2記錄應存放於通風、乾燥的地方，所有記錄保持清潔，字跡清晰。不得丟失或破壞、防止洩密。
6.7.3文書檔案保管期限按照公司相關檔案管理規定或《國家檔案局關於機關檔案保管期限的規定》要求的《文書檔案保管期限表》執行。
7.1公司安委辦對各專案部安全生產檔案（臺賬）的建立情況，定期進行監督、檢查，檢查時間為每年度至少一次。
7.2按照公司《安全生產、職業健康及消防工作責任書》涉及安全生產檔案、臺賬、記錄管理工作的內容進行檢查考核。
公司檔案管理制度3
一、文書檔案歸檔制度
1、各部門在各項活動中形成的具有價值的檔案、材料均屬歸檔範圍，交行政部統一管理。
2、各部門形成的檔案、材料由兼職檔案員收集、審定、整理 、立卷。
3、歸檔的檔案材料應齊全、完整、準確可靠無缺頁、破損現象。
4、下發檔案不僅要在硬碟、軟盤中儲存留檔，還應留有書面材料存檔。
5、凡歸檔的檔案必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。
6、重要檔案如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。
7、機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的檔案、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位責任制
1、認真學習專業知識，貫徹執行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠於職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規章制度。
2、負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑑定、銷燬、移交等工作，均由文書部門或業務部門進進整理、歸檔，並定期向本機關檔案室移交。
三、機關領導人和承辦人員辦理完畢的檔案材料應及時交給辦公室文書人員，統一進行歸檔檔案整理。
四、凡本單位參加外出學習、考察、參加各種會議的人員返回單位後，三日內必須將所帶回的資料、材料、檔案的原件交給辦公室文書人員，統一進行歸檔檔案整理。
五、各業務科室在辦件過程中形成的材料、檔案和所需的要件,按一件一卷的原則，由本科室進行整理、立卷、歸檔。
六、機關文書部門或業務部門應在第二年上半年向本機關檔案室移交檔案，並辦理移交手續。
七、機關財務部門應把會議檔案保管二年期滿後，在三月末之前移交本機關檔案室，並辦理移交手續。
國土資源專業檔案立卷歸檔制度
為了做好國土資源專業檔案的立卷歸檔工作，不斷提高立卷質量，制定本制度。
1、凡是在國土資源管理辦件過程中形成的各種檔案材料，按照歸檔範圍和一件一卷的原則，由形成部門統一立卷。
2、要保證歸檔材料齊全完整，堅持誰主審，誰立卷的原則，做到案結捲成。形成檔案的有機聯絡，便於查詢和利用。
3、國土資源專業檔案的立卷，以國土資源專業檔案的形成單位為單元，在保持專案材料的完整性、成套性的基礎上，按照辦件程式所需的要件和批件，組成案卷。
4、卷內材料要準確一致，整卷內不能有鉛筆、圓珠筆和複寫5、案卷內要填寫卷內目錄和備考表，卷內目錄置於卷首，備考表置於卷尾。目錄和備考表都不算頁數。
6、編頁號。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號，不能有誤和遺漏。
7、卷內檔案材料要去掉金屬物，並對破損材料要修補。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁，採用三孔一線的裝訂方法。
8、擬寫案卷標題。案卷標題要簡明確切，能夠正確反映案卷的內容和成份。
9、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要求填寫案卷封皮，註明專業檔案的種類，按保管期限、時間順序，並編寫案卷目錄並要求列印，一式三份，於每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向本單位檔案室移交文書檔案歸檔檔案整理制度為做好檔案材料的歸檔檔案整理工作，按照《歸檔檔案整理規則》進行整理、歸檔，結合我局具體情況，特制定本制度。
1、凡本單位工作中形成的各種檔案材料，按照歸檔範圍，由各科室統一交到辦公室進行歸檔檔案整理。
2、多份檔案為一件的檔案材料必須要用卷繩三孔一線裝訂到一起，永久或定期的檔案材料都要裝訂。要求永久的單份檔案材料也要用卷繩裝訂，檔案材料張數特別少的要在檔案的左上角用膠水粘好。定期的單份檔案材料可用書釘裝訂，不許有散頁。
3、多份檔案為一件的檔案排序，來文首先是檔案閱辦單，然後是正文；發文首先是正文，然後是發文籤批單，最後是底稿；轉發文在前，被轉發文在後；批覆在前，請示在後。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。
4、採用年度一-保管期限-一問題分類法進行分類。即在同一年度下將歸檔檔案按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面按問題分為黨群類、行政類、業務類。
5、元件後在歸檔檔案的首頁上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內要註明全宗號、年度、室編件號、問題、保管期限
6、按保管期限對歸檔檔案材料進行編號，一個保管期限排一個流水號。在同一保管期限內重要的檔案材料排在前邊。檔案材料的排序一定要規範，黨、政分開，排列清晰，便於查考。
7、歸檔檔案目錄和卷盒封面內容要填寫淸楚完整，不得漏項,填寫歸檔檔案日期單位數要用0佔位。
8、歸檔檔案目錄要求列印，一式六份，以備檔案進館時所用
9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔檔案目錄向本單位檔案室移交。
會計檔案立卷歸檔制度
會計檔案是國家檔案的組成部分，機關會計檔案是機關在經濟管理和會計核算活動中產生的，是記錄和反映機關經濟業務的重要史料和證據。
1、機關會議檔案的整理原則是：財務部門每年形成的財務檔案應由財務部門按照會計檔案的歸檔範圍和歸檔要求，負責裝訂成冊，整理立卷。
2、機關會計檔案的歸檔範圍是機關內其職能活動中形成的會計報表、會計帳簿、會計憑證、銀行對帳單、工資表等有關會計核算專業材料。
3、 整理會計檔案時鑑於過去沒有在報表、帳簿、憑證的封面或背面上設計檔號的，在整理時應該補上，檔號主要包括機關名、全宗號、目錄號、案卷號、盒號、保管期限等專案。
4、對於破損、缺頁、裝訂不牢固或不規範的案卷，應由財務部門負責修補和裝訂，使其達到歸檔要求，保證歸檔檔案宗卷的質量。
5、會計檔案案卷的編號，應以每一本報表、一本帳簿、一本憑證各自給一個案卷號。
6、會計檔案的排列，要在年度內先把內設機構按先後順序排好，然後將各內設機構中的報表、帳簿、憑證按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列，一年編一個案卷流水號。
7、擬製案卷標題，要根據會計檔案每卷的具體內容進行批制,使其能完整、準確的反映卷內內容。
8、編制會計檔案案卷目錄，要在整理立卷的基礎上進行。逐卷填寫。一式三份，一份備日常使用，其餘兩份一併交給檔案室。
9、會計檔案的歸檔時間是當年會計檔案，在會計年度終了後,可在財務科保管二年期滿後，由會計部門編制案卷目錄及清冊，在三月末之前移交給檔案室，並辦理移交手續。
聲像檔案立卷歸檔制度
聲像資料是國家檔案資料的重要組成部分，為做好聲像檔案立卷歸檔工作，結合我局情況特制定本制度：
1、聲像檔案的歸檔範圍是機關在職能活動中反映主要事件、會議、人物、主要活動及有歷史價值的資料。
2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案，由形成部門統一立卷，在每年五月前向檔案室移交。
3、歸檔的聲像資料要根據形成的時間、作者、內容、重要程度，形成規律和聯絡組卷，使聲像檔案能正確反映工作實際，便於查詢利用。
4、按要求填寫好卷內目錄，編好號碼。
檔案利用制度
1、凡本單位人員利用檔案，須嚴格履行查閱登記手續，註明查閱目的，用後及時反饋利用效果。
2、外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信並辦公室主任批准方可查閱。
3、因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經辦公室主任同意並經檢查校對後方可帶出。
4、檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時,須經辦公室主任同意。借出時間不得超過兩週，到期仍需繼續使用，要辦理續借手續。
5、如查閱秘密、機密的檔案，須請示本部門領導並由檔案辦公室主任批准；查閱黨委會議記錄、班子會議記錄的須經主管jU長批准。
6、對借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴禁私自拆卷、勾畫、塗改、撕頁、照相。借出的檔案要嚴格保管，不準轉借他人，對將檔案丟失者視情節輕重給予處罰。
7、查人員要遵守保密制度，嚴禁把檔案內容向無關人員洩漏,違者按有關規定，給予批評教育或紀律處分。
檔案利用效果登記制度
一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時進行利用效果的收集工作，對不能當場體現的，利用接待人員要跟蹤收集。
二、凡利用者利用檔案即時取得效果的.，請利用者當場填寫利用效果，並簽名確認。
三、利用者在利用檔案後，無法當場確定利用效果時，應將”利用效果登記表”帶回，而接待人員要及時催繳”利用效果登記表”。
四、檔案員收回的"利用效果登記表"，應及時整理。
公司檔案管理制度4
為進一步加強檔案管理工作，夯實檔案工作基礎，切實提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，根據《幹部人事檔案工作條例》，現制定管理辦法如下：
本辦法適用於我縣機關事業單位副科級以下的管理人員、專業技術人員和工勤人員的檔案管理工作，實行單位一把手負責制，選配政治素質好、作風正派的專門工作人員(以下簡稱人事幹部)負責本單位檔案的收集、整理、保管、接交和利用工作，並保證人員相對穩定。
檔案工作應遵循五大原則，即黨管幹部、黨管人才，依規依法、全面從嚴，分級負責、集中管理，真實準確、完整規範，方便利用、安全保密。
各單位人事幹部主要負責本單位檔案材料的收集、整理、移交和保管保密工作，負責本單位檔案的查(借)閱等檔案利用工作，負責接交的檔案材料真實準確，完整規範，堅決杜絕非專職人員辦理檔案相關事宜。
一、檔案內容
檔案材料主要涉及幹部職工工作及學習過程中形成的供組織考察的各類資料，包括十大類：一是履歷類材料，二是自傳和思想類材料，三是考核鑑定，四是學歷學位、職稱、論文、培訓，五是政審、審計類，六是黨、團材料，七是表彰獎勵材料，八是處分材料，九是工資、任免、招工、入伍、考察、職級並行、(境)審批，十是報到(派譴)證、計生材料。
二、檔案管理
檔案管理包括檔案材料的收集、鑑別、整理和接交。
收集檔案材料時應確保收集材料屬歸檔範圍，確保收集材料填寫規範、真實完整。具體要求：①檔案材料應當為原件;②檔案材料載體使用國際標準A4型(長297毫米，寬210毫米)公文用紙，用黑色的中性筆填寫(或列印);③屬成套材料的，必須頭尾完整。
經鑑別，符合歸檔範圍的材料自材料形成之日起一個月內按要求履行移交手續送交檔案室。自檔案下發之日起，未及時移交的檔案材料，檔案室不再接收。
三、檔案利用
檔案利用主要包括查(借)閱、複製和摘錄等。嚴禁拍攝影印檔案內容，因工作需要取證的，經審查批准後方可影印。
查(借)閱檔案一般要求2名以上共產黨員按程式申請，
由檔案室根據規定，確定是否提供和提供什麼材料。嚴禁個人查(借)閱本人及其直系親屬的檔案。檔案一般不外借。確因工作需要外借的，由借閱單位履行審批手續，限期歸還，不得轉借。
查檔(含複製、摘錄)程式：查閱單位填寫《查閱檔案審批表》，經單位和主管單位負責人同意後，報檔案室分管領導審批，人事幹部持本人二代身份證及審批後的《查閱檔案審批表》到檔案室辦理。不得憑藉調查證明材料查檔。
公司檔案管理制度5
1、局辦公室是公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作。
2、一般性發文由辦公室起草制發。業務性發文由具體負責該專案工作的科（股）室起草，局辦公室負責稽核把關，登記編號後報局長或局長授權的主管副局長簽發。
3、列印的檔案初稿由起草文稿的單位進行校對後，由辦公室印刷、裝訂、發放、存檔。
4、積極推行辦公自動化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡單材料儘可能由各科室自己承擔。
5、凡需列印的材料，須經各業務主管局長同意，明確印製數量、完成時限後，交辦公室主任轉籤微機室工作人員辦理，並做好登記。微機室工作人員不直接接收需列印各種材料。
6、收到上級機關或交辦的公文，由辦公室提出擬辦意見，報局長批示，按照批示意見送有關領導或責任部門辦理。
7、辦公室負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。
8、公文辦理完畢後，由辦公室根據《檔案法》及其他有關規定，及時整理（立卷）、歸檔、個人不得儲存應當歸檔的公文。
9、辦公室對上級機關和本機關下發的公文的貫徹落實情況進行督促檢查並建立督查制度。
10、文書人員在辦公室主任的具體領導下，全面負責文秘工作。業務工作同時接受政府辦、檔案局的監督、指導和檢查。
11、收受檔案後，一般性檔案由辦公室主任籤批，重要檔案由主管常務副局長籤批，然後按籤批順序傳遞、承辦。
12、檔案收受及傳閱要及時，一般性檔案兩天之內必須傳閱完畢，兩天之後檔案未傳完時，文書可直接向傳閱人催要。特殊急辦檔案，辦公室必須當時送達相關領導，及時落實。
13、日常檔案處理做到收、發、傳、歸及時準確科學有效。
14、嚴把印信使用關，發文時必須由分管局長同意，然後由局長籤批後才可列印並使用公章，平時使用公章，必須由辦公室主任或分管常務副局長簽字後方可使用，並做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任籤批。
15、文書要嚴格執行借閱，保密等項規章制度。
16、除屬名信外，公務信件均由文書拆閱，重要信函，由主任或主管常務的副局長籤轉。
17、一般業務性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統一管理，辦公室要將重大活動、事件、獎勵等事宜主動進檔，統一管理。
18、年末檔案歸類做到科學、及時、有序、各類卷分類科學，有利用價值。
公司檔案管理制度6
一、目的
加強檔案檔案管理，規範公司檔案檔案的收集、歸檔程式和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效執行的證據。
二、適用範圍
適用於公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術語和定義
1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有儲存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦碟片、聲像、膠捲、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑑定、保管、統計、提供利用等活動。
四、職責
1、行政人事部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，並負責督促指導部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類、鑑定、統計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷燬管理，監控檔案利用和銷燬的全過程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案資訊的利用效率，促進資訊傳遞和溝通；
6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關人員：
1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，並及時通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或檔案資料原件或影印件；
3）負責本部門檔案資料或合同影印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務部負責按規定獨立建檔保管財務檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
1）負責部門檔案的管理。
4、各部門負責人
1）負責對部門檔案管理監督檢查。
五、工作程式
1、檔案資料的收集
1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及檔案資料進行收集，並編制部門《檔案（合同）管理記錄目錄》。
2）各部門檔案、合同等資料原件需要儲存的，各部門分別進行整理，並編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。
a)歸檔範圍及移交時間：每季度結束後次月10日前。
b)檔案資料的標識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規則見後。
c)檔案資料的日常管理：
⑴電子類合同或其他需要保管的電子檔案，應當及時存放於指定電腦硬碟內。
⑵檔案、合同資料要登記詳細資訊，並編制《檔案（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。
⑶檔案資料、合同要科學排列，按編號順序存放於檔案盒內，並加以標識，整齊排放在檔案／檔案櫃中。
d)檔案借閱
(1)借閱檔案要履行借閱手續，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱許可權由相關領導批准；
⑵檔案外借一般只借影印件，需借原件者須經總經理批准，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級；
⑶借閱檔案用完後，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續；
⑷借檔人必須愛護檔案，不得擅自塗改、汙損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、影印、攝影，不得轉借或損壞；
e)檔案銷燬⑴對已失去利用價值的檔案，銷燬時，必須寫申請銷燬報告，編制銷燬目錄，報部門總經理批准，批准後方可銷燬。
⑵執行銷燬任務時，必須由行政人事部人員監銷，監銷人不得少於二人，並在銷燬目錄上簽字。最後，把銷燬目錄和批准手續檔案，一併存檔永久儲存。
2、檔案管理細則
1）檔案資料的歸檔範圍
⑴公司對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等；
⑵公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核准檔案、證書等檔案；
⑶本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；
⑷公司領導的批示、指示等；
⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；
⑹反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；
⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統計報表及簡報；
⑻本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等檔案正本及過程材料；
⑼本公司幹部任免的檔案材料、員工獎勵、處分、考核的檔案材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的檔案材料等人事檔案資料；
⑽本公司釋出的各類廣告、宣傳材料；
⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄影等；
⑿外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；
⒀財務檔案資料；
⒁各種實物檔案；
⒂其他具有利用和儲存價值的檔案資料。
3、檔案資料的歸檔要求⑴歸檔的檔案資料必須完整、真實、準確，如請示和批覆、影印本和正式稿和附件等必須齊全。
⑵一般資料按一份原件歸檔，重要檔案和高使用率檔案可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存影印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批准後妥善儲存，行政人事部以影印本歸檔。
⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔複製件。
⑷子檔案應有相應的紙質檔案、資料一併歸檔儲存，並做好電子檔案儲存裝置資訊的備份工作。
⑸各種實物檔案（獎品、獎盃、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，並保持其完好無損。
4、檔案資料的歸檔時間⑴即時歸檔下列檔案（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得後即時歸檔：
a)公司規定的密級檔案；
b)重要檔案，如政府批文、核准檔案、證照等；
c)合同、協議書等正本及過程資料；
d)公司幹部任免的檔案材料以及關於職工獎勵、處分、考核的檔案材料；
e)其他認為需要即時歸檔的資料。
⑵定期歸檔a)部門應在每月底前整理歸檔當月檔案，編制檔案清單交行政人事部；
b)部門每年3月底前歸檔上年度檔案與資料，並移交公司行政人事部；
⑶電子聲像檔案的歸檔a)重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。
b)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次製成光碟離線保管。
c)每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子檔案資料集，行政人事部核實後刻錄成光碟等載體離線保管。
5、檔案交接⑴部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤後簽字，行政人事部見證。
6、檔案移交公司的流程a)經辦部門檢查檔案或檔案，編制移交清單；
b)行政人事部根據移交清單，查收案卷與檔案，並與部門每月提交的檔案清單核對；
c)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各儲存一份；
7、檔案保管⑴檔案編號a)檔案按類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，並且要有一定範疇，不能籠統含糊。
b)檔案分類各級名稱經確定後，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
c)檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。
d)檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。
e)建立《檔案目錄》存於案卷盒內，便於查閱。
8、附則：本辦法由公司行政人事部制定並負責解釋。
六、相關記錄
1、《檔案（合同）管理記錄目錄》
2、《檔案檔案移交目錄》
3、《檔案移交清單表》
4、《檔案借閱審批單》
5、《檔案分類編號表》
6、《檔案管理流程》檔案（合同）管理記錄目錄記錄編號:日期：
序號檔案（合同）編號標題需抄送的相關部門接收原/復接收人備註部門移交目錄記錄編號:日期：
序號檔案（合同）編號標題名稱頁數原/復備註移交單位移交人日期收件單位日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執一份。
記錄編號:移交性質檔案類別合計移交說明接收意見檔案移交清單表日期：
□離職□調崗□歸檔檔案所屬年度保管期限數量永久長期短期移交人：
公司檔案管理制度7
1、所有的工程檔案由工程部文員負責管理。工程檔案管理人員應嚴格遵守公司檔案管理制度和保密守則。
2、各類檔案應按系統：土建、強電、弱電、空調、鍋爐房、熱力站、機管，按圖紙資料、維修記錄、執行記錄、裝置臺帳、各商戶單元裝修和維修檔案等，進行分類管理。
3、按照檔案管理要求存放各類檔案並貼上標籤。編制檔案目錄，內容應與檔案盒外標籤一致。
4、外單位交來圖紙由各系統工程師核對實物，如圖紙無誤則由文員按系統歸檔；圖紙有誤，則聯絡交圖單位更正。
5、各類檔案及圖紙資料是工程維修保養的重要依據，應妥善儲存，用途不明的資料應交工程部經理確定用途。圖紙資料、重要維修記錄和使用者裝修、維修檔案應長期儲存，其他各種記錄儲存期限一般為二年以上，過期需銷燬的資料應由工程部經理、主管及技術人員組成鑑定小組研究後決定。
6、借閱檔案需經相應系統的主管(工程師)以上人員批准，確定歸還日期，需續借的要重新登記。
7、文員每月對維修登記臺帳、維修單、執行記錄、維修記錄等進行整理並分類歸檔、儲存。
公司檔案管理制度8
一、目的
為了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規範人事檔案的管理，特制定本制度。
二、範圍
本制度適用於對公司人事檔案的執行管理。
三、職責
3.1 人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、儲存、定期檢查核對、轉遞、保密、統計等工作。
3.2 人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門負責管理工作。
3.3 集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負責指導監督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實執行工作。
3.4 集團公司企業委員會負責本制度的審議及授權主管人籤核，總裁負責本制度的批准執行。
四、人事檔案管理的內容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應聘申請表》及相關證件（畢業證書、身份證、各類技術認證證書）影印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關資料）並及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進行鑑別，其次按新員工的所在部門以及職務、性別等進行分類並確定其歸檔的具體位置並且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關內容，最後將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以後的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況影印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務歸類。員工終止/解除勞動關係時，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。
4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關部門負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無遺留問題；員工相關檔案調入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉移單》及其它有關材料，轉至調入單位並歸檔。相關手續《員工入職試工轉正辭退作業管理制度》。
4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進行檢查核對並在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查核對：突發事件後，如被盜、遺失、或水災火災之後；對有些檔案發生疑問之後，如不能確定某份材料是否丟失；發現某些損失之後，如發現材料變酶、發現蟲蛀等；檢查完畢後必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。
4.3 轉遞（員工異動）：檔案轉遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案並在檔案帳冊上登出該員工的人事檔案並填寫《轉遞人事檔案通知單》，按發文要求包裝、密封。在轉遞過程中應遵循保密原則並且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷燬，並且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
4.5 統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統計並填寫《員工人事檔案統計表》。
4.5.1人事檔案統計分類：履歷及相關證件材料、鑑定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統計資訊要及時更新，人力資源部根據人員流動情況每月25日必須將相關人事檔案的統計情況更新並填寫《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監稽核。
五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關規定。
查閱員工人事檔案應經人力資源部總監（或總裁）批准，並辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、塗改、洩露檔案材料內容。
六、相關支援檔案及記錄
員工應聘申請表
轉遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統計表
公司員工人事檔案管理制度
第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供資訊和依據，特制定本制度。
第二條、本制度適用於公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。
第四條、新員工第一次建檔後，日後所有有關個人人事資料都隨時歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報到後按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書
3、學歷證、職稱證、計算機等相關資格證的影印件。
4、身份證影印件
5、照片
6、員工轉正申請表
7、聘用合同
8、獎懲材料
9、任免、升降、調薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應由專人負責並建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動情況。
第七條、要做到分類準確、編號規範、排列有序、定期核對。
第八條、所有人事檔案都屬秘密檔案，應妥善保管，不得隨意洩密。
第九條、人事檔案不允許無關人員查詢。部門負責人有權查閱本部門員工的檔案。總經理有權查閱任一員工的檔案，除總經理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得塗改、拆散、抽出、圈劃、汙損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。
第十三條、離職人員檔案儲存期為一年。
公司檔案管理制度9
一、人事檔案管理範圍：專業技術幹部、管理幹部、工人等各類人員(包括出國不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工)的人事檔案。
二、除人事檔案管理人員外，無關人員不得進入檔案庫。
三、檔案的管理
(1)根據氣候的不同變化，經常注意檔案的通風、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。
(2)對所管理的人事檔案必須逐人登記註冊。
(3)每季度核對一次檔案的分類、編目、序號，發現編錯或放錯位置需糾正;裝卸檔案要按登記冊全面檢查檔案，發現漏缺檔案需查詢。
(4)任何人不得私自儲存他人的檔案材料，對私自儲存他人檔案材料拒不交出者，應追究其責任。
(5)要不斷研究和改進檔案的管理方法和技術，逐步實現檔案管理的科學化。
四、人事檔案是全面應幹部、工人歷史和現實情況的實物材料，構成包括下列十項內容。
(1)履歷表及其他簡歷材料等。
(2)自傳材料;報告個人有關事項的材料。
(3)各種鑑定;審計工作中形成的材料;
(4)各類考核、評價材料及畢業成績單、學歷證明等。
(5)歷史審查材料及甄別複查材料，更改或姓名認定材料等。
(6)黨、團組織建設工作中形成的材料。
(7)表彰獎勵材料
(8)執紀執法部門形成的涉及個人的材料。
(9)任免呈報表，確定或晉升技術職務、學位、學銜審批表，出國人員審批表，調整工資審批表，工資級別登記表，離休、退休、退職審批表等。
(10)健康檢查和處理工傷事故工作中形成材料。
五、查閱和借用人事檔案，應遵守下列規定：
(1)不得隨意查閱人事檔案，如必須查閱有關人員檔案情況，需辦理借閱手續由檔案管理人員提供。
(2)必須查閱檔案時，只限於組織、人事部門派出的中共黨員幹部到檔案室查閱所需情況。
(3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。
(4)查閱檔案者，必須填寫對查閱問題，查閱日期等逐項進行登記。
(5)查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度，嚴禁在檔案卷內塗改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無關人員洩漏被查檔案內容，違者應追究責任。
(6)查閱檔案時，不得抄錄檔案內容，如特殊情況，須經人事部門負責人允許後方可抄錄，抄錄的材料應儘快送回檔案室處理。
(7)外調人員一般不得查閱檔案，如特殊情況需查閱時，必須持縣級以上組織、人事部門介紹信，並有兩名正式黨員方能查閱。
(8)檔案在特殊情況下，經批准可以借出，但借出時要及時登記，按期歸還，如不按時歸還，要及時催收，以免遺失。
六、轉遞檔案應遵守下列規定：
(1)檔案要透過機要交通或派專人轉遞，不能公開郵寄或本人自帶。
(2)檔案轉出要及時追收回執，以防檔案丟失。
(3)收到外單位的檔案，要及時核對，核對無誤差後，在回執上簽名蓋章後退回回執。
七、凡歸檔的材料，均應經過認真的鑑別;屬於歸檔的材料，必須手續完備，完整無缺把好"入口關";需經組織審查蓋章和本人簽字的，應蓋章簽字後才能歸檔。
八、凡歸入檔案的材料，均應按照組織部《關於幹部檔案材料收集，歸檔的暫行規定》整理，不應歸入幹部檔案的材料，不得入檔;
九、保管檔案工作人員守則如下：
(1)嚴格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或洩露檔案內容。
(2)嚴禁在檔案庫吸菸，保護檔案安全，經常打掃和保持檔案室的清潔衛生。
(3)不得擅自轉移、分散和銷燬檔案材料。
(4)熱愛本職工作，忠於職守，刻苦鑽研業務，努力提高業務水平和工作能力。
(5)堅持黨的原則，認真貫徹執行黨的政策，嚴格按照檔案工作的各項規章制度辦事。
公司檔案管理制度10
一、目的
加強檔案管理，規範公司檔案的收集、歸檔程式和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效執行的證據。
二、適用範圍
1、公司內部經營形成的各種資料。
2、外部政府機關、行業部門形成的與公司經營或行業有關的公文、通知、批覆等資料。
三、術語和定義
1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有儲存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦碟片、聲像、膠捲、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑑定、保管、統計、提供利用等活動。
四、職責
1、行政部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，並負責督促指導部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類、鑑定、統計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷燬管理，監控檔案利用和銷燬的全過程，確保公司檔案的安全；指導公司的檔案管理工作；
5）提高檔案資訊的利用效率，促進資訊傳遞和溝通；
6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關人員：
1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，並及時通知行政部；
2）向行政部移交合同或檔案資料原件或影印件；
3）負責本部門檔案資料或合同影印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務管理部負責按國家財政制度規定獨立建檔保管財務檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
1）負責部門檔案的管理。
4、各部門負責人
1）批准對自己部門資料或合同影印件的處置；
2）負責對本部門檔案管理的監督檢查。
5、各公司總監/副總
1）負責對檔案管理監督檢查報告的審批。
五、工作程式
1、檔案資料的收集
1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及檔案資料進行收集，並編制部門《檔案（合同）管理記錄目錄》。
2）各部門檔案、合同等資料原件需要儲存的，各部門分別進行整理，並編制《移交目錄》，每季度向行政部移交。
a)歸檔範圍及移交時間：每季度結束後次月10日前。
b)檔案資料的標識行政部及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規則見《公司檔案管理規定》。
c)檔案資料的日常管理：
⑴電子類合同或其他需要保管的電子檔案，應當及時存放於檔案室指定電腦硬碟內或製作專門光碟進行編號儲存；
⑵檔案、合同資料要登記詳細資訊，並編制《檔案（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用；
⑶檔案資料、合同要科學排列，按編號順序存放於檔案盒內，並加以標識，整齊排放在檔案／檔案櫃中。
d)檔案借閱
⑴借閱檔案要履行借閱手續，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的必須經部門主管、副總經理和行政部批准，且只帶影印機，不帶原件；
⑵檔案外借一般只借影印件，需借原件者須經總經理批准，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級；
⑶借閱檔案用完後，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續；
⑷借檔人必須愛護檔案，嚴禁擅自塗改、汙損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、影印、攝影，不得轉借或損壞行為，如發現一次罰款200-20xx不等的罰款元。情節嚴重者，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構成犯罪的，依法追究刑事責任。
⑸非本公司職工或單位需查閱檔案時，必須持單位介紹信或本人身份證影印件，經本公司高管領導批准後，方能在閱覽室閱覽，不可將檔案帶出檔案室。
e)檔案銷燬
⑴對已失去利用價值的檔案，銷燬時，必須寫申請銷燬報告，編制銷燬目錄，報部門經理和部門分管副總鑑定，最後報總經理的批准，方可銷燬。
⑵執行銷燬任務時，必須由行政部人員監銷，監銷人不得少於二人，並在銷燬目錄上簽字。最後，把銷燬目錄和部門經理、部門分管和總經理的批准手續檔案，一併存檔永久儲存。
2、檔案管理細則
1）檔案資料的歸檔範圍
⑴公司對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等；
⑵公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核准檔案、證書等檔案；
⑶本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；
⑷公司領導的批示、指示等；
⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；
⑹反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；
⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統計報表及簡報；
⑻本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等檔案正本及過程材料；
⑼本公司幹部任免的檔案材料、員工獎勵、處分、考核的檔案材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的檔案材料等人事檔案資料；
⑽本公司釋出的各類廣告、宣傳材料；
⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄影等；
⑿外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；
⒀財務檔案資料；
⒁各種實物檔案；
⒂其他具有利用和儲存價值的檔案資料。
3、檔案資料的歸檔要求
⑴歸檔的檔案資料必須完整、真實、準確，如請示和批覆、影印本和正式稿和附件等必須齊全。
⑵一般資料按一份原件歸檔，重要檔案和高使用率檔案可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存影印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批准後妥善儲存，行政部以影印本歸檔。
⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔複製件。
⑷電子檔案應有相應的紙質檔案、資料一併歸檔儲存，並做好電子檔案儲存裝置資訊的備份工作。
⑸各種實物檔案（獎品、獎盃、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，並保持其完好無損。
4、檔案資料的歸檔時間
⑴即時歸檔下列檔案（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得後即時歸檔：
a)公司規定的密級檔案；
b)重要檔案，如政府批文、核准檔案、證照等；
c)合同、協議書等正本及過程資料；
d)公司幹部任免的檔案材料以及關於職工獎勵、處分、考核的檔案材料；
e)其他認為需要即時歸檔的資料。
⑵定期歸檔
a)部門應在每月底前整理歸檔當月檔案，編制檔案清單交行政部；
b)部門每年3月底前歸檔上年度檔案與資料，並移交公司行政部；
⑶電子聲像檔案的歸檔
a)重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。
b)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次製成光碟離線保管。
c)每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子檔案資料集，行政部核實後刻錄成光碟等載體離線保管。
5、檔案交接
⑴部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤後簽字，行政部見證。
6、檔案移交公司的流程
a)移交前，應對破損、字跡擴散或紙張太小的檔案進行修裱、複製或加邊，對大小不一、長短不齊的檔案摺疊理齊。
b)採用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準確。
c)結合文書材料的形成時間、彼此聯絡進行排列。批覆在前，請示在後；
正件在前，附件在後；
正本在前，定稿在後；
結論在前，依據在後。
d)經辦部門檢查檔案或檔案，編制移交清單；
e)行政部根據移交清單，查收案卷與檔案，並與部門每月提交的檔案清單核對；
f)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質移交清單及電子檔移交清單，確認無疑後雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各儲存一份；
7、檔案保管
⑴檔案編號
a)檔案按類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，並且要有一定範疇，不能籠統含糊。
b)檔案分類各級名稱經確定後，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
c)檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。
d)檔案分類及編號的增補、修訂等由行政部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。
e)建立《檔案目錄》存於案卷盒內，便於查閱。
8、附則：本辦法由公司行政部制定並負責解釋。
公司檔案管理制度11
一、為規範公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
二、歸檔範圍
公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委託書、協議、合同、專案方案、通知等具有參考價值的檔案資料。
三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。
四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。
五、資料的收集與整理
1、公司的歸檔資料實行"季度歸檔"及"年度歸檔"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支援。
3、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4、各部門專用的收、發文件資料，按檔案的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的檔案必須把原件放入檔案室。
5、檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、資料的分類與歸檔
1、公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。
2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬於平時立卷歸檔的不在此規定範圍內。
七、檔案的借閱
1、總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接透過檔案管理員辦理借閱手續。
2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。
3、公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批准。總經理因公外出時可委託副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委託書的內容執行。
4、檔案借閱者必須做到：
①愛護檔案，保持整潔，嚴禁塗改。
②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。
八、檔案的銷燬
1、公司任何個人或部門非經允許不得銷燬公司檔案資料。
2、當某些檔案到了銷燬期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷燬審批表》交總經理辦公室主任稽核經總經理批准後執行。
3、凡屬於密級的檔案資料必須由總經理批准方可銷燬；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批准後方可銷燬。
4、經批准銷燬的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批准的《公司檔案資料銷燬審批表》和將要銷燬的檔案資料做好登記並歸檔。登記表永久儲存。
5、在銷燬公司檔案資料時，必須由總經理或分管副總經理或總經理辦公室主任指定專人監督銷燬。
第6篇：公司員工檔案管理制度
1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業錄用的具有本市城鎮戶口的員工，其原始資料由本企業調入、保管。
2、凡本企業錄用的具有城鎮常住戶口的員工，自簽訂勞動合同試用期滿後，按本企業調檔要求，將本人檔案調至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內完成調檔手續的，本人須向人資行政部提交詳細的書面說明材料，未經批准不調檔者或逾期未調檔者企業有權與期解除勞動合同。
3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑑別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。
4、查閱原始人事檔案管理規定：
（1）查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》，經主管領導審批後，由人資行政部統一辦理，其它任何部門無權查閱員工原始檔案。
（2）查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統一儲存或使用後統一銷燬。
（3）員工存檔卡由人資行政部負責統一保管，員工離職辦理完畢各種手續後，退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調出手續。
（4）非本企業人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程式，人資行政部協調辦理。
（5）員工在本企業工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經主管領導審批後，由人資行政部辦理。
5、員工業績、培訓檔案：
員工業績、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學歷證書等相關證件的影印件，員工在工作期間的各種培訓及對員工評價、考核等。
（1）人資行政部負責員工的培訓、業績檔案的整理歸檔及日常管理。
（2）員工培訓、業績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負責人進行日常管理。主管級以下（不含主管級）培訓、業績檔由人事文員管理。
（3）部門部長可以調閱本部門員工的培訓、業績檔案。
（4）員工培訓、業績檔案按國家有關檔案管理規定記入員工的人事檔案。
（5）員工離職後，員工的培訓、業績檔案由人資行政部留存作為備查。
公司檔案管理制度12
一、客戶資料管理辦法總則。
為了提高客戶資料的有效性和利用率，加強客戶資料管理，做好客戶服務品質提升和客戶關係維護的基礎工作，提升客戶滿意度和忠誠度，使公司對客戶的管理規範化、有效化，保證穩定開展，特制訂本客戶資料管理辦法。
二、客戶資料管理辦法管理範圍。
1、公司已合作客戶（老客戶）、未合作客戶、潛在客戶、流失客戶等客戶資料都納入本管理辦法範圍。
2、客戶資料的管理包括客戶資料的收集、整理、查閱、分析等方面。
3、公司客戶為與公司有業務往來的供應商和經銷商及合作的重點客戶、品牌客戶。
三、客戶資料的內容。
完整的客戶資料包括以下資料資訊：
1、公司資訊部負責公司所有客戶基本資訊的彙總、整理。
a、客戶基本資料的收集是業務拓展的基礎，也是客戶資料管理的第一步。客戶基本資料的收集主要由市場人員完成，市場人員要熟練掌握各種客戶資料收集的有效方法，積極主動的收集客戶資訊。
b、客戶基本資訊包括客戶的企業名稱、地址、所有者（法人代表）、成立時間、企業性質、所屬行業、註冊資料、聯絡人、聯絡方式（電話、傳真、郵箱）等方面。
C、對經銷商、重點/品牌資料要在ERP中規範管理。建立必要的資訊系統，如客戶性質/客戶合作年限/經營品牌/信用評估/財務狀況/人員狀況等。
2、建立客戶檔案，並編制客戶一覽表供查閱。
1）、每發展、接觸一個新客戶，均應建立客戶檔案戶頭；
2）、客戶檔案適當標準化、規範化，摸清客戶基本資訊，如客戶名稱、法定代表人或不夫代表、地址、郵編、電話、傳真、經營範圍、註冊資本等。
3）、建立客戶特徵資料，客戶特徵資料包括企業規模（營業額、員工人數）、採購決策特徵、具體需求、決策者個人資訊（愛好或偏好、生日等）、業務發展趨勢等。
3、客戶檔案的更新、修改。
1）、客戶單位的重大變動事基、與本公司的業務交往，均須記入客戶檔案；
2）、對客戶單位的重大變動事項、與本公司的業務交往，均須記入客戶檔案；
3）、積累客戶年度業績和財務狀況報告。
4）客戶在財務上的開戶、更改戶名需提供紙製申請，並做好檔案記錄（銷售中心及財務部存檔，公司ERP做好記錄和分類，及時和相關人員溝通，並做好記錄）
4、建立客戶交易資料
客戶與競爭對手合作資訊（合作方式、交易額、付款方式）、客戶與公司歷史交易資訊（合作方式、交易額、付款方式、合同編號、流失原因）等。
四、公司各部門與客戶接觸的重大事項，均須報告資訊部（除該業務保密外），不得侷限在業務人員個人範圍內。
五、員工調離公司時，不得將客戶資料帶走，其業務部門會同資訊部將其客戶資料接收、整理、歸檔。
六、建立客戶資訊查閱權限制，未經許可，不得隨意調閱客戶檔案。
七、客戶管理。
1、接待客戶，按公司對外接待辦法處理以及招待費用管理辦法進行審批接待。
2、與客戶的信函、傳真、長話交往，均應按公司各項管理辦法記錄在案，並整合在客戶檔案內。
3、對一些較重要、未來將發展的新客戶，公司要有兩個以上的人員與之聯絡，並建立聯絡報告制。
4、負責與客戶聯絡的員工調離公司時，應由公司及時通知有關客戶，產指派其員工頂替調離員工迅速與客戶建立聯絡。
八、客戶資料管理辦法附則。
本客戶資料管理辦法由公司銷售中心解釋、補充，經總經理批准頒行。
公司檔案管理制度13
一、總則
1、為加強本公司檔案工作,充分發揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發展服務,特制定本制度。
2、公司檔案,是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有儲存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦檔案的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案後及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的檔案材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷燬。
二、檔案材料的收集管理
1、公司指定專人負責檔案材料的管理。
2、檔案材料的收集由各部門或經辦人員負責整理,交總經理審閱後歸檔。
3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的檔案材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議檔案由行政部收集。
三、歸檔範圍
1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批覆、會議記錄、統計報表及簡報。
4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等檔案材料。
5、本公司職工勞動、工資、福利方面的檔案材料。
6、本公司的事記及映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄影等。
四、歸檔要求
1、檔案質量總的要求是:遵循檔案的形成規律和特點,保持檔案之間的有機聯絡,區別不同的價值,便於保管和利用。
2、歸檔的檔案材料種數、份數以及每份檔案的頁數均應齊全完整。
3、在歸檔的檔案材料中,應將每份檔案的正件與附件、印件與定稿、請示與批覆、轉發檔案與原件,分別立在一起,不得分開,文電應合一歸檔。
4、不同年度的檔案一般不得放在一起立卷;跨年度的總結放在針對的最後一年立卷;跨年度的.會議檔案放在會議開幕年。
5、檔案檔案材料應區別不同情況進行排列,密不可分的檔案材料應依序排列在一起,即批覆在前,請示在後;正件在前,附件在後;印件在前,定稿在後;其它檔案材料依其形成規律或特點,應保持檔案之間的密切聯絡並進行系統的排列。
6、案卷封面,應逐項按規定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責
1、按照有關規定做好檔案材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔範圍、要求,將檔案材料按時歸檔。
3、工作人員應當遵紀守法、忠於職守,努力維護公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批准後,方可借閱,其中非受控文件的借閱要由部門經理簽字批准,受控文件的借閱要由總經理簽字批准。
2、檔案借閱的最長期限為兩週;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發現損壞、丟失或逾期未還,應寫出書面報告,報總經理處理。
3、必須嚴格保密,不準洩露檔案材料內容,如發現遺失必須及時彙報,追求責任。
4、不準拆卷及任意抽、換卷內檔案或剪貼塗改其字句等;不得任意摘抄或複製案卷內容,如確有需要,必須經領導批准才能摘抄或複製。
5、必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
6、不準轉借,必須專人專用。
7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。
七、本制度即日起開始執行。
2、物業公司檔案管理規章制度
1.客戶檔案的管理工作由客務部負責。
2.客戶資料按單元號一戶一檔建立，按樓層統一存放在客戶檔案檔案櫃內。
3.每個客戶檔案內由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客戶加班等申請單等組成，退租客戶的資料須及時裝訂另存。
4.每個客戶檔案均按日期順序排列，將最新的檔案擺在最前面。
5.客戶檔案的標牌須與檔案內現客戶的公司名稱吻合。
6.客務部每年整理一次退租客戶檔案，對已裝訂好的退租客戶資料列印目錄後按樓層裝入檔案盒記憶體放。
7.客戶檔案查閱可向客務主管借出，經客務部經理批准後在客務部辦公室閱覽。
8.原始客戶檔案一般不可修改，客務部工作檔案需經客務部經理同意方可修改。
9.客務部檔案應積極推行計算機管理，由客務主管設定客戶檔案管理系統，將客戶各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中，進行資料分析、整理和資訊傳遞。
公司檔案管理制度14
1目的
規範分公司檔案資料的管理工作。
2適用範圍
適用於分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責
3.1行政部負責分公司的檔案、資料的列印、歸類、發放及登記工作,並儲存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.3分公司總經理負責上報分公司檔案、對外公開檔案的發放審批工作。
3.4分公司總經理負責審批已過儲存期檔案資料的銷燬工作。
4實施程式
4.1歸檔儲存的檔案
4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來檔案、報告、質量記錄及與工作有關的圖表、統計資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案。
4.1.3在專門業務活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。
4.2檔案、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的檔案資料必須字跡清楚工整,紙張及檔案格式符合國家標準。
4.2.2歸檔的檔案材料要完整齊全。
4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其檔案材料(含有關圖紙等)完整性、準確性、系統性進行鑑定和驗收。
4.2.4保持歸檔檔案材料之間的歷史聯絡,並進行科學分類、立卷和編號。
4.2.5案卷題名應確切反映卷內檔案內容,並區分保管期限。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專用櫃架,在排列上架時,應按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便於管理和查詢。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改後的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,並在檔案資料盒內的面層上註明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄影帶、軟盤、磁帶要用特製的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片櫃或防火資料櫃內。必要時採取複製、複製。
4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,並對庫藏檔案進行清理核對和質量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質檔案,要及時進行修補和複製,發現檔案發黴或蟲害要及時消殺。
4.3.6檔案資料櫃需做好防盜等設施。
4.3.7質量記錄儲存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續。
4.4.3在借閱檔案資料時,應做到以下幾點:
4.4.3.1按規定辦理登記手續,定期歸還;
4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意摺疊和拆散,不得對檔案隨意更改、塗寫;
4.4.4借出和歸還檔案時,應辦理清點手續,由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或洩密,要立即追究當事者責任。
4.4.6調離或辭職的人員,必須辦理文件移交後方可辦理調離手續。
4.5檔案鑑定和銷燬
4.5.1檔案鑑定工作由檔案鑑定小組負責進行,鑑定小組由分公司總經理、各部門經理、資料檔案員和有關業務管理人員組成,日常的鑑定工作由行政部資料檔案員負責。
4.5.2檔案鑑定小組的任務:
4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術圖紙、操作說明書等),並能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久儲存。
4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期儲存。
4.5.4鑑定工作應該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑑定中發現檔案不準確、不完整,應及時責成有關人員負責修改和補充。
4.5.6銷燬檔案的程式包括:
4.5.6.1鑑定小組應列出需銷燬檔案的清單和撰寫銷燬報告分公司總經理審批,銷燬清單及報告要儲存。
4.5.6.2檔案銷燬時,由行政部經理進行監銷並在銷燬清冊上簽名。
4.5.7銷燬檔案資料時,要嚴格執行保密規定,對在銷燬檔案過程中出現失密或對分公司造成損失的,將根據有關規定進行處理。
5相關檔案和質量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規定》
5.3《檔案發放登記表》
5.4《檔案借閱登記表》
公司檔案管理制度15
一、嚴格執行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。
二、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案並履行清交手續。
三、各部室應明確規定檔案責任人，檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。
四、各類規章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發文、工作計劃和工作總結以及添置裝置、財產的產權資料由辦公室負責歸檔。
五、各工程專案立項、國土、規劃、設計、監理、質監及技術等圖紙文字技術資料、質量資料由投資發展部負責歸檔。
六、各類承包合同、商務合同、協議的正本原件由財務部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔並由資訊中心實行電腦化管理。
七、各招商引資貸款專案申報資料、徵地、拆遷批覆、國土規劃等技術、圖紙分別由投資發展部、城建資產部、專案技術部、市場營銷部等業務部門按業務分工負責歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求：
①檔案材料齊全完整;
②根據檔案內容合併整理、立卷;
③根據檔案內容的歷史關係，區別儲存價值、分類、整理、立卷，案卷標題簡明確切，便於保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續，重要資料借閱需先請示分管領導。
十、由分管領導定期組織檔案責任人、業務部門組成檔案鑑定小組對超期檔案進行鑑定，提交檔案報告，並根據有關規定的酌情處置。
十一、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。