檔案管理制度合集15篇
檔案管理制度合集15篇
在現在的社會生活中，接觸到制度的地方越來越多，制度是指一定的規格或法令禮俗。那麼什麼樣的制度才是有效的呢？以下是小編為大家收集的檔案管理制度，僅供參考，大家一起來看看吧。
檔案管理制度1
一、竣工資料編制的主要措施
1、專案部主任工程師組織有關人員按國家檔案規定和按公司《質量記錄控制工作程式》進行竣工驗收資料的收集，彙總組卷工作。
2、在進行施工前，認真學習和掌握國家有關工程竣工檔案資料收集整理的規定的規範。
3、施工技術資料隨施工進度及時彙集整理。
4、按施工技術檔案、施工材料質量保證檔案、施工管理檔案、設計變更依據檔案等四個方面，落實計劃、編制情況登記表，明確責任人。
5、上級主管部門的有關檔案，如施工證、開工證、各種報批報建所要辦理的手續、檔案等。
6、建設單位和施工單位簽訂的工程合同。
7、設計圖紙會審記錄，圖紙變更記錄及確認簽證。
8、施工組織設計方案。
二、施工過程中檔案資料收集
1、做好甲方、設計單位、監理公司有關檔案的收到和發放登記工作，並保留原件一套存檔。
2、根據工程進度和施工情況，聯絡有關部門收集下列有關原資料p（原件）：
①與技術部聯絡，收集施工技術檔案資料。
②與材料部聯絡，收集施工材料質量保證檔案。
③與設計部聯絡，收集設計變更依據性檔案。
3、所有資料必須符合要求，做到齊全。
4、根據建設單位需要，隨時拍攝有關工程照片或錄影。
三、施工過程後檔案資料的收集整理
1、根據竣工資料收集整理辦法，做好歸檔、整理工作。
2、施工中、施工後階段穿插繪製工程竣工檔案，如收集工程竣工報告、工程決算簽證、編制全套竣工圖，並根據建設單位需要，收集拍攝建築物有關照片。
四、竣工資料
1、施工日誌。
2、工程例會記錄及工程整改意見聯絡單。
3、採購的工程材料的合格證、商檢證及測驗報告。
4、隱蔽工程驗收報告。
5、自檢報告。
6、竣工驗收申請報告。
檔案管理制度2
1目的
運用科學有效的管理方法，規範上海分公司、各管理處對質量體系檔案的控制，從而保證質量體系的有效執行。
2適用範圍
適用於上海分公司、各管理處對質量體系檔案的建立、使用和儲存等等。
3職責
3.1管理部質量主管負責所有質量體系檔案的控制。
3.2分公司內部使用的作業指導書由部門內部人員編制;管理處內部使用的作業指導書由相關人員編制。
3.3管理者分代表和相關主管人員負責分公司內部使用的質量體系檔案的稽核和日常督促改進工作;管理者分代表和管理處主任稽核管理處內部使用的質量體系檔案。
3.4分公司經理負責分公司內部和管理處內部使用的質量體系檔案的批准。
4實施程式
4.1質量體系檔案的建立
4.1.1質量手冊和程式檔案。質量手冊和程式檔案由總公司質量部統一編制發放，分公司管理處不得塗改。
4.1.2管理處作業指導書
4.1.2.1管理處作業指導書由管理處各部門相關人員編寫、排版、列印。
4.1.2.2相關部門主管需要對作業指導書進行會審，分管副總經理負責複審，總經理負責審批。
4.1.2.3質量主管對檔案進行編號及排版檢查，並辦理《作業指導書審批單》。
a.編號方法為:
wi-sh(xxx)-xx-xxx
順序號
檔案類別號
上海分公司xxx管理處程式碼
作業指導書程式碼
檔案類別號有九類，分別為:fa(物業管理方案)、zh(綜合管理)、gc(房屋、設施、裝置)、ag(消防、安管、車輛管理)、hj(環境管理)、kh(客戶服務、
社群文化)、jy(經營、財務管理)、bm(部門工作指導)、st(食堂)。
b.排版格式見總公司《體系檔案控制程式》。
4.1.2.4對於分公司各個部門的編號劃分:33-01為綜合部，33-02為管理部，33-03為市場部，33-04為工程部，33-05為財務部，33-06為凱迪克大廈管理處。
4.1.3物業管理方案
4.1.3.1《物業管理方案》由各專案管理處負責編寫。
4.1.3.2管理者分代表負責《物業管理方案》的稽核，總經理複審後報總公司主管領導批准。
4.1.3.3質量主管對《物業管理方案》進行編號、排版和列印。
4.2質量體系檔案的修改
4.2.1在質量體系檔案的建立過程中，對稽核和批准不透過的質量體系檔案要進行修改或重新編寫。
4.2.2對投入使用的質量體系檔案修改需經過審批，審批許可權參照檔案建立審批許可權。
4.2.3檔案修改時，由提出人填寫《體系檔案修改申請單》，經原檔案審批人員審批後，由質量主管將修改的內容加到正式檔案中。
4.2.4檔案內容修改後，對修改某頁要將修改狀態在《檔案修改狀態頁》中註明。
4.2.5當檔案修改超過5次或修改內容較多時，應換版。
4.3質量體系檔案的使用
4.3.1作業指導書的編制人員負責向檔案執行人員進行檔案解讀和培訓，並對檔案實施的情況進行檢查，質量主管負責建立《體系檔案目錄》。
4.3.2所有質量體系檔案在使用中要保持版面清潔。
4.4質量體系檔案的發放
4.4.1質量體系檔案發放方式:質量體系檔案發放給相關業務部門時，質量主管先將質量體系檔案目錄發放給各部門主管，讓其自行選擇本部門需使用的檔案，而後質量主管將其選定的檔案內容影印發放給相關部門。
4.4.2質量體系檔案的發放需建立相應的《受控檔案發放記錄表》，由領用人簽名登記。
4.4.3除外來檔案以外，發放到各部門的質量體系檔案需在檔案每頁的右上方(表格除外)加蓋紅色'受控檔案章'。
4.5質量體系檔案的借閱
4.5.1除公司領導外，其他人員借閱質量體系檔案均需經過質量主管的批准，並填寫《檔案借閱登記表》。
4.5.2借出和歸還檔案時，必須辦理清點手續，由質量主管和借閱者當面核對清楚。
4.5.3未經批准不得對質量體系檔案進行復制。
4.5.4檔案如有丟失、損壞，需立即採取相應措施，並追究當事者責任。
4.6質量體系檔案的儲存
4.6.1管理處作業指導書儲存一份原件，作業指導書的電子文件要做備份。
4.6.2質量手冊、程式檔案及管理處作業指導書原件存放於管理部檔案架內，應排列整齊，以便查詢。發放到各部門的質量體系檔案由各部門自行儲存，不得遺失。
4.6.3檔案存放應做到防火、防盜、防潮、防蟲、防塵。
4.6.4作廢的質量手冊、程式檔案要交還總公司質量部，不得自行銷燬。
4.6.5分公司、各管理處的作業指導書因不適用或因其它原因作廢的，可直接銷燬，
但須儲存一份加蓋'作廢'章的作廢檔案原件。對作廢檔案儲存2年後可銷燬，並建立《作廢檔案儲存清單》。
5質量要求
所有質量體系檔案都必須按照《體系檔案控制程式》的規定進行管理。管理處的作業指導書還需按照本檔案的規定進行控制。
6監督檢查
總經理負責按照《體系檔案控制程式》和本檔案的要求對質量體系檔案的控制進行監督和檢查。
7改進分析
本檔案的使用過程中如發現不適用的應及時修改，以保證質量體系檔案控制的有效性。
8記錄、標識
8.1 《作業指導書審批單》
8.2 《檔案借閱登記表》
8.3 《受控檔案發放記錄表》
8.4 《作廢檔案儲存清單》
8.5 《檔案修改狀態頁》
8.6 《體系檔案目錄》
8.7 《體系檔案修改申請單》
檔案管理制度3
1、總檢員對二級維護以上竣工出廠車輛，簽發機動車維修竣工出廠合格證。
2、合格證由資料管理員負責保管，視生產情況由專人持道路運輸許可證副本到管理部門購領。
3、合格證由總檢員向資料管理員領取，資料管理員須建立合格證領用、簽發臺帳。
4、總檢員須逐項填寫合格證，簽名並加蓋本單位公章，簽發後合格證存根交由資料管理員儲存。
檔案管理制度4
檔案管理內容主要包括外部來函、電郵、資料和本公司內部上報下發的各種檔案、資料。按照統一收發集中管理的原則自即日起本公司各類檔案外來和內發統一由總經辦歸口管理
一、收文的管理與公文的簽收
1.公司所有檔案(除董事長、總經理訂啟的外)均由總經辦專人登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，需注意檢查封口，對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對政府部門發來的檔案要進行檔案、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口應立即報告上級部門並登記差錯檔案的文號。
二、公文的編號保管
1.檔案拆封和簽收後應及時附上“檔案處理傳閱單”作分類登記編號、保管。
2.本公司外出人員開會帶回的檔案及資料應及時送交總經辦進行登記編號保管，不得個人儲存，如職工工作需要借閱的可影印或借用。
三、公文的閱批與分轉
1.凡正式檔案均需由總經辦主任或行政主管根據檔案內容和性質閱籤後由收發員分送領導和承辦部門閱辦，重要檔案或急電應立刻呈送主管領導或分管領導閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事一般應在當天閱簽完。
2.一般性質的函、電郵、單據等可由總經辦直接分轉處理。如涉及幾個部門會辦的檔案應同各部門聯絡後再分轉處理。
3.為加速檔案運轉收發員應在當天或第二天將檔案送到領導和承辦部門如關係到兩個以上部門應按批示次序依次傳閱最遲不得超過兩天特殊情況例外。
四、檔案的傳閱與督辦。
1.傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。
2.閱讀檔案應抓緊時間當天閱完後應在下班前將檔案交收發員，閱批檔案一般不得超過兩天閱後應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”總經辦應責成有關部門和人員按檔案所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走資料夾內任何檔案及附件如確係工作需要要辦理借閱手續以防止丟失洩密。 4.檔案閱完後應交收發員切忌橫傳。
5.總經辦對檔案負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得總經辦同意後，予以影印或摘抄原件應及時歸檔儲存。
6.按照閱文範圍。一線員工。一般由有關部門定期組織學習相關檔案。或由總經辦通知到單位閱文。
五、發文的規定
1.公司上報下發正式檔案的權力分別集中總經辦和行政辦公室。各分公司和部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。
2.各下屬公司、部門需要向上反映彙報重要情況或向下安排佈置重要工作要求發文應分別向總經辦、行政辦公室提出發文申請並將檔案底稿分別交總經辦、行政辦公室稽核。總經辦、行政辦公室同意發文方可按公司發文規定設定與業務分工統一歸口以密×字、政×字發文。各分公司團體檔案由總經辦批轉。
3.對公司影響較大，涉及多個以上領導分管範圍的檔案，須經公司領導班子研究決定後批准簽發。其餘檔案均由主要領導批准簽發。
六、發文的範圍
1.凡是以公司名義、總經辦、行政辦公室名義發出的檔案、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。
2.總經辦、行政辦公室下發檔案主要用於：
(1)公佈公司規章制度
(2)轉發上級檔案或根據上級檔案精神制訂的檔案
(3)公佈公司體制機構變動或幹部任免事項
(4)公佈單位重大建設、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定
(5)釋出相關獎懲決定和通報
(6)其他相關重大事項
3.總經辦、行政辦公室上行文、外發文主要用於：
(1)對上級機關呈報、請示報告、處理決定
(2)同兄弟公司聯絡有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常工程、技術、管理、建設工作中有關圖紙、技術檔案、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批准後，由各部門書面或口頭自行通知執行一般不用發文。
5.各部門如會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以部門名義用《工作簡訊》發會議紀要。
七、發文程式規定
1.總經辦、行政辦公室同意發文後，主辦部門應以公司目前方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬檔案初稿
2.草擬文稿必須從本公司角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫
3.文稿擬就後，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明檔案標題、傳送範圍、印刷份數、擬稿部門與擬稿人，並簽名、蓋章、標定日期和密級
4.總經辦應根據董事長和總經理有關指示精神，相關檔案規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿
5.經總經辦審查修改後的文稿，送分管領導核稿對文稿內容、質量負責
6.對稽核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚
7.文稿稽核總經辦簽署後，按批准許可權的規定分別呈送董事長、總經理處審定批准簽發
8.經領導批准簽發後的文稿交總經辦收發員統一編號送打字室列印
9.檔案列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名
10.檔案打字後，由總經辦派專人按數印刷，再由收發員分發並檢查落實情況。
八、檔案的借閱和清退
各部門有關工作人員因工作需要借閱一般檔案，需經本部門負責人同意，對有密級的檔案須分管領導或總經辦主任同意後方可借閱。
借閱檔案應嚴格旅行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將檔案帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在檔案上勾劃等。
總經辦收發員對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位檔案和上級要求限期清退的檔案，進行收繳清退工作。一般為月底一小清季末一中清、年終一總清。如發現檔案丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。
檔案的立卷與歸檔範圍
1.凡下列檔案統一分別由總經辦收發員負責歸檔
(1)上級部門來文包括上級對本部門報告、申請的批覆(2)總經辦、行政辦公室發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領導發言和生產工作的各類計劃統計、季度、年度報表等
(3)高層會議、行政辦公會議、中層幹部會議、全體職工大會以及各種例會記錄(4)總經理辦公會議所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等(5)有儲存價值的人民來信來訪記錄及處理結果
(6)參加上級召開的各種會議帶回的檔案、資料及本單位在會上彙報表言材料等(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行彙報的提綱和材料
(8)反映本單位生產活動、先進人物事蹟及領導工作等的音、像攝製品(9)單位日誌和大事記
(10)單位向上級請示批覆的檔案及上報的有關材料。
九、立卷要求
1.檔案立卷應按照內容、名稱、時間順序分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全保持檔案、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的檔案材料要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的檔案材料，要求在下年度7月份以前整理完。
十、檔案的銷燬
1、對於多餘、重複、過時和無儲存價值的檔案，總經辦應定期清理造冊，並按上級有關規定辦理申請銷燬手續。
2、經稽核同意銷燬的檔案，應在總經辦收發員文書和正副主任以及分管領導的共同監督下銷燬。
檔案管理制度5
一、檔案人員崗位責任制
1、努力學習政治理論和專業知識，不斷提高業務技能和管理水平。忠於職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業務培訓，並經考核取得崗位資格證書。
2、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執行黨和國家及本系統(行業)有關檔案工作的法規和規章，認真履行本單位各項檔案管理規章制度。對造成檔案損毀、丟失、洩密、擅自複製等瀆職行為的，要及時向領導報告，並根據《檔案法》及有關規定，追究當事人和直接領導人的行政責任或刑事責任。
3、熟悉本單位和本系統業務工作，瞭解本單位各類檔案材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔範圍和保管期限。
4、切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質量，力爭達到標準化、規範化的要求，逐步實現檔案管理的現代化。
5、同鑑定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑑定，對已到保管期限的檔案資料認真鑑定分析，對已失去儲存價值的檔案提出銷燬意見，造具銷燬清冊，寫出鑑定分析報告，經領導批准後，和有關人員一起進行認真負責地銷燬。
6、保持庫房的整潔衛生，檔案案卷排列有序。認真做好檔案“八防”工作，堅持做好溫溼度記錄及溼度調控工作。定期檢查檔案保管情況，經常核對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。
7、編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極主動地提供檔案資料，做好諮詢服務工作和檔案利用工作，嚴格執行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，注意蒐集利用效果和資訊反饋，編制利用效果例項和檔案資訊。
8、積極開發檔案資訊資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足各項業務工作的需要。
9、做好檔案的統計工作，建立統計臺帳，及時、準確地向檔案管理部門填報機關檔案工作統計年報及其他調查統計表。
10、在做好單位內部檔案管理的同時，還要對單位內部各科室和所屬單位的檔案工作進行監督、檢查和指導。
二、檔案保管制度
1、檔案實行專人管理，非檔案管理人員不得隨便開啟檔案箱、櫥。
2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閱檔案，不得向外傳播和介紹檔案、資料內容及存放位置等情況。
3、科學管理檔案，檔案查閱完畢，隨時歸還原處;檔案按保管期結合年代排列存放，資料按類別排列存放。
4、檔案箱、櫥進行統一編號，自門口開始從左至右，自上而下編號。
5、維護檔案安全，每個箱櫥必須保持整潔，並放置防黴去蟲劑。
6、檔案人員調動工作時，應在離職前辦理交接手續。
三、檔案保密制度：
1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律，保守秘密，不得擅自擴大檔案利用範圍，不得洩露檔案內容。
2、嚴格檔案借閱制度，健全手續，做到萬無一失。
3、不利於保密的地方不得存放機密檔案和資料。
4、不得擅自摘錄、複製檔案內容，不得私自將機密檔案和檔案帶回家中和公共場所查閱。
5、不在普通電話、明碼電報、通訊中涉及檔案機密。
四、檔案移交制度：
1、檔案室應按有關規定向上級檔案館移交檔案。
2、應移交的檔案包括文書檔案、專門檔案、會議檔案等各門類、載體的具有永久、長期儲存價值的全部檔案。
3、檔案移交時應將目錄等檢索工具及編制的組織沿革、檔案彙編、參考資料等隨同一起移交。
4、交接雙方必須根據移交目錄清點核對，並在交接文據上簽字蓋章。
5、檔案人員調動工作時，也必須辦理上述移交手續，並經分管領導繁體字認證後方可離開崗位。
五、檔案立卷歸檔制度
1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有儲存價值的檔案以及其它有關材料、錄章錄影帶、照片、文電等應立卷歸檔。
2、必須按本部門立卷歸檔分類方案，將各種有儲存價值的檔案材料收集齊全完整，由檔案人員和各室分別立卷。
3、每年將有儲存價值的檔案材料，按照“年度”和檔案形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯絡，分類準確，合理組卷。
4、立卷要做到書面材料規範，排列順序正確，目錄、頁碼清楚，標量確切簡明，保管期限劃分準確，案卷裝訂整齊美觀。
5、文書檔案在第二年四月底前立卷歸檔，其它門類檔案按有關規定按期歸檔。文書檔案應在第二年六月前移交檔案室，其它門類檔案的移交按有關規定執行。
6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄，向檔案室移交，交接雙方按移交目錄清點核對，並履行簽字手續。檔案室對接帳的案卷要進行質量檢查，及時登記，編目上架。
7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與指導幫助。
六、檔案統計制度：
1、建立、健全科學的檔案統計工作，準確地反映本單位檔案數量質量及其管理狀況。
2、建立檔案、資料、裝置等實物統計工作和登記臺帳，做到數字準確。
3、堅持做好檔案資料統計的基礎工作，做好平時原始資料登記工作，注意積累統計資料。
4、每年對全部檔案資料進行全面檢查，並做詳細記錄。
5、逐步實現統計工作完整性，統計分類標準化，統計基礎工作規範化。
七、檔案的開發利用
1、充分利用檔案為教育教學服務。
2、查閱檔案時必須保持案卷整潔，嚴禁塗改。
3、對檔案的利用要及時登記。
八、檢查與考核
1、檔案工作應列入學校和各部門工作計劃，並列入有關人員的職責範圍及工作標準。
2、本標準由市社群服務中心辦公室每年進行一次全面檢查，並作為考核有關部門、有關人員的依據。
檔案管理制度6
1.目的：為適應當前資訊系統管理需要，充分節約紙張辦公，公司檔案採用山西四建網站、飛信平臺、電子郵箱等電子檔案的形式進行傳遞和管理。使檔案能及時傳遞到使用場所，確保檔案的適用性、有效性，防止失效或作廢檔案的使用。
2.適用範圍：適用於公司、分公司、專案部檔案管理過程。
3.職責
3.1董事長負責批准企業綜合管理手冊。
3.2總經理負責批准各系統管理分手冊。
3.3公司各分管領導對本系統檔案進行審批，管理者代表負責稽核各管理手冊中質量、環境及職業健康安全標準有關內容。
3.4公司辦公室負責對公司紅標頭檔案和上級來文的管理，負責對集團公司及各單位檔案的收發統一控制管理。
3.5企業管理部負責組織企業管理手冊的編寫，組織檔案介面討論，負責其發放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作；定期評審各項管理制度、管理辦法、實施細則等管理性檔案的適用性，負責山西四建網站及飛信平臺上釋出的電子檔案的管理和電子郵箱地址的管理工作。
3.6公司各職能部門負責編制和修訂本系統的管理手冊、負責本部門出臺的各項管理制度、管理辦法、實施細則、作業指導書、目標指標等管理性檔案的會籤、發放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔，並組織實施與管理。
3.7各職能部門識別出適用的法律法規標準規範及其他要求，儘量在網路中查詢，並下載，由企業管理部上傳到山西四建網站，資源共享。質量監控部、安全監控部、技術管理部每年釋出一次與質量、環境、職業健康安全、技術相關的適用法律法規及其他要求清單。
3.8公司職能部門、分公司、專案部設專兼職檔案管理員對檔案進行接收、發放等管理；
3.9分公司辦公室負責收集各專案部郵箱地址，並及時將檔案傳遞到檔案的使用場所。
檔案管理制度7
為了加強學校檔案的科學管理，保證檔案的系統性與完整性，有效地為學校管理服務，結合本校實際情況，特制定本制度。
一、總則
第一條學校成立檔案管理工作領導小組，明確一位校領導分管檔案工作，負責協調、解決檔案工作中存在的問題。
第二條學校設立綜合檔案室，隸屬教導處領導，統一管理學校各部門形成的各種門類和載體的檔案，並負責指導其他各部門做好當年的檔案管理工作。
第三條根據檔案工作實際需要，綜合檔案室配備專職檔案人員負責檔案的接收、管理，提供利用等工作，各部門設兼職檔案人員，負責部門檔案材料的形成、積累、整理，並按規定向綜合檔案室移交。
二、立卷、歸檔
第四條各部門平時要做好檔案、資料的收集、整理，檔案、資料的整理、上繳工作是各部門的一項重要任務，必須認真做好。
第五條各類檔案、資料由綜合檔案室負責整理立卷、歸檔。
第六條檔案、資料立卷歸檔範圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種檔案（包括上級檔案，內部資料，活動資料及簿、冊、圖表，出版物、照片、光碟等），均屬立卷歸檔範圍。
第七條立卷的原則。遵循檔案、資料的自然形成規律，保持檔案、資料之間的歷史聯絡，區分檔案、資料的儲存價值，便於保管和利用。
第八條立卷方法。學校檔案按文書、教學（含學籍和教師業務檔案）、會計、基建分類，聲像檔案獨立編目組卷。
1、文書檔案按保管期限、年度分類，由檔案管理員組卷歸檔。
2、會計檔案，按會計憑證、會計帳簿、會計報表和其會計檔案材料分別排列，由財務室整理歸檔。
3、學籍檔案，按教學年度、屆分類，按年級、班級組卷，由學生處負責收集、整理歸檔。
4、教師業務檔案，以人為單位分類、整理，由教務處負責收集、整理歸檔。
5、基建檔案，按基建專案組卷，由總務處收集、整理，工程竣工後移交檔案室。
6、聲像檔案，按載體性質、形狀分類排列，由電教室人員整理、歸檔。
7、學校各部門每學期工作計劃、總結及制定的各種規章制度等年終移交綜合檔案室。
第九條保管期限分為永久、長期、短期三種。
1、永久儲存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的有長遠利用價值的檔案，劃為永久儲存。
2、長期儲存。凡是在相當長時間內需要查考的檔案，劃為長期儲存。長期儲存為15年至50年。
3、短期儲存。凡是在較短時間內需要查考的各種檔案、資料，劃為短期儲存。短期儲存為15年以下。
第十條檔案的組合。組合的基本作法如下：
1、法規性檔案，如制度、辦法、條例、規定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批覆、轉發件與原件，應組合在一起。
2、會議檔案應單獨組合。
3、統計、報表、名冊等各類表格檔案，應組合在一起。
4、工作計劃、總結等檔案，一般可按部門名稱組合。
5、特殊性檔案材料，可根據具體情況進行組合。
第十一條檔案盒內檔案的排列。檔案袋內檔案應區分不同情況進行排列，密不可分的檔案依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在後。其它檔案按檔案的重要程度或形成時間先後排列。
第十二條檔案歸檔份數。一般歸檔1份，重要的和經常使用的檔案歸檔2份或3份。對無儲存價值和重複檔案，需要辦理銷燬手續。
第十三條歸檔時間。
1、階段歸：凡專項工作、基建工程中形成的檔案、材料，在任務完成後，相關部門一個月內要將應歸檔的檔案、材料收集齊全、分類整理好，由專項負責人審定後，交綜合檔案室歸檔。
2、隨時歸：上級檔案、通知，人事調動材料，在落實好檔案精神或辦好調動手續後交綜合檔案室歸檔。
3、年度歸：各項管理中形成的檔案、材料，各部門一律在次年第一季度內，將應歸檔的檔案、材料收集齊全、分類整理好，由各部門負責人審定後，向綜合檔案室移交。
第十四條歸檔檔案案卷的要求。各部門移交歸檔檔案案卷，應符合下列要求：
1、歸檔的檔案、材料必須準確地反映學校各項活動的真實情況和歷史過程。
2、歸檔檔案、材料必須系統齊全、完整。
3、每個案卷必須填寫案卷檔案目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用黑色筆書寫或列印，字跡要工整、清晰。
4、檔案盒的名稱要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內檔案的內容和成份。
第十五條案卷檔案一式兩份，一份作為紙製文件儲存，另一份以電子文件儲存。
三、檔案的管理和利用
第十六條綜合檔案室按照學校對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統計等工作。
第十七條綜合檔案室的管理貫徹“以防為主，防治結合”的原則，切實做好“六防”工作，即：防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防盜。經常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、複製，保護檔案的安全與完整。
第十八條檔案的利用。利用檔案人員，按規定辦理檔案利用審批手續與有關登記表，檔案用完後應及時歸還。
第十九條借用檔案人員必須做到：
1、調閱人員應自覺維護檔案的完整、安全與保密。不得擅自塗改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。
2、調閱的檔案只限在檔案室室查閱，借用前必須登記，用後應及時歸還，歸還時要進行清查、核對和登出。
3、調閱一般檔案由教導處主任批准。調閱帶密級或重要的管理檔案，須經校領導同意方可進行。只有在上一級黨政領導機關或司法機關必須以檔案原件作為證據或者學校某項工作必須的特殊情況下，經學校檔案管理工作領導小組批准，方可將檔案原件借出室外使用。
4、調閱人員摘抄、複製檔案時，應徵得檔案管理人員同意。
第二十條檔案室工作人員應做到：
1、接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。
2、要仔細檢查歸還檔案，發現對檔案有損壞或洩密者，應及時向分管領導報告，按有關規定處理。
3、確保檔案、材料的安全，做好保密工作。
4、平時彙集，按實際順序或內容分類、收集、整理，應保持檔案、材料之間的來源、時間、內容方面的聯絡。若遇有上級漏發文件，應及時請求補發或取得影印件，以便存檔和查閱。
四、檔案的鑑定與銷燬
第二十一條建立由分管檔案的領導、主要部門負責人員參加的鑑定銷燬領導小組，負責學校檔案鑑定、銷燬。
第二十二條制定各類檔案保管期限，作為檔案鑑定銷燬的依據。
第二十三條銷燬檔案程式
1、對已到保管期限的檔案，經鑑定確無儲存價值的要擬寫銷燬報告並登記造冊。
2、會計檔案的銷燬，應經上級主管部門的批准。
3、其他檔案銷燬應由學校鑑定領導小組簽字，兩人以上參加銷燬，密件按規定要求銷燬。
4、銷燬的檔案要造冊存檔備查。
五、建立檔案保密制度，維護檔案的完整和安全
第二十四條檔案管理員要認真學習《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保密法》及有關法規，嚴格遵守國家統一制發的“保密守則”和本單位有關保密規章制度。
第二十五條檔案工作人員必須做到對涉及黨和國家以及本系統、本單位的機密守口如瓶。
第二十六條非檔案人員未經許可，不得進入檔案庫房。
第二十七條借閱檔案必須嚴格執行保密制度，認真履行借閱手續。
第二十八條利用檔案中的密件，必須經校領導批准，在調閱室內閱讀，不準帶走。
檔案管理制度8
為了更進一步規範公司的檔案資料管理,完善公司檔案資料的歸檔,實現公司全方位規範化管理的需要,特制定本制度。
一、公司檔案、資料應歸檔的範圍和歸檔分類
本公司檔案、資料應歸檔分類和歸檔範圍如下:
1、行政類:本公司對內和對外已行文的規章制度、規定、決定、決議、通知、通報、請示、報告、批覆、函件、會議紀要。公司各類證照。
2、經營業務類:公司規劃、年度計劃、經營情況、委託書、協議書、合同、專案方案等。
3、人事類:勞動人事檔案、勞動工資檔案等。
4、財務類:各種財務票證、票據,財務審計檔案,會計檔案,統計資料等。
5、音像類:公司具有儲存價值的圖紙、軟體、照片、光碟、音像等。
二、公司檔案、資料歸檔的編制及編號
公司檔案、資料的歸檔編制和編號應遵循和符合:統一歸類、清晰明瞭、輕重有別、“一案一號”、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類者應先確定其主要類別進行編號。
1、本公司所有應歸檔的檔案、資料,一律以韶關市新江控股資產營運管理有限公司中的“韶新控”漢語拼音第—個字母, SXK冠以編號之首。
2、公司檔案、資料的歸檔分類按本制度第一條進行分類,程式碼為: 1行政類; 2經營業務類; 3人事關類; 4財務類; 5音像類。
3、公司檔案、資料的歸檔編號按照入檔時間的先後,以百位數進行歸編。
4、公司檔案、資料的歸檔,應根據文件性質的重要性和閱讀級別區分文件的重要性和受保密度。分為“一般級”“重要級”“機密級”。以“A”代表一般級,“AA”代表重要級,“AAA”代表機密級。
“A”一般級文件包含:公開發布的公司經營發展大綱、經營戰略和經營方針、各類通知和通告、任命、年度總結和領導講話、一般性會議紀錄等。
“AA”重要級文件包含:公司重要會議紀要、重要經營專案及決策、經營合同、公司經營情況、重要專案資料、專案合同協議等,人事檔案薪資性檔案、勞動合同,技術資料,財務資料等。
“AAA”機密級文件:內控的公司經營發展大綱、經營戰略和經營規劃、經營專案及決策、戰略性的合作協議及其合同等。
5、綜上公司檔案、資料歸檔的編制及編號為: SXJKG-類別-釋出年號-歸檔序號-受密級。
例如:將20xx年第—份歸檔的公開發布的行政類檔案“公司某規章制度”歸檔,編制及編號為: SXK-1-20xx-001-A
三、公司檔案、資料檔案的的保管、調閱與移交
1、巳歸檔的公司檔案、資料,由總經理辦公室統一編號後形成《檔案檔案》,並根據《文件》的重要性和相關性交相應部門的專管員保管。其中:股東會、董事會、監事會專項《文件》由董事會秘書負責保管;人事專項《文件》由人力資源部負責保管;財務專項《文件》由財務會計部負責保管;其它《文件》均由總經辦指定專人負責保管。
2、巳歸檔的公司檔案、資料,由專管員負責填寫《文件管理登記冊》,並按指定專櫃分類進行存放和保管。並注意防黴、防溼、防火、防蟲蛀、防丟失。
3、公司檔案、資料檔案必須依照職務級別進行調閱。調閱時須填寫《文件調閱申請單》。一般級公司文件,須經主管領導批准方可調閱。重要級以上文件,須經各分公司總經理批准後方可調閱。機密級公司文件,須經控股公司總經理批准後方可調閱。
4、公司檔案、資料檔案跨公司調閱,須經控股公司總經理批准後方可調閱,並僅限於文件的查閱。
5、公司檔案、資料檔案移交時必須填寫《文件移交清冊》,《文件移交清冊》一式三份,供移交雙方、總經辦留存。
四、公司檔案、資料的歸檔儲存期限
1、永久儲存:本公司章程、股東名簿、股東會、董事會、監事會會議記要、公司各類證照、各級批文、印鑑、規章制度、不動產所有憑證、債權債務憑證。公司規劃、年度計劃、年度經營總結、技術資料、長期專案合同、年度財務會計報表、年度統計報表。勞動人事檔案及資料、其它核定須永久儲存的文件。
2、十五年儲存:根據需要須儲存的文件。財務審計檔案,會計檔案,統計資料各種財務票證、票據等按國家相關規定執行。
3、五年儲存:期滿或巳解除的合同協議、完結後的專案方案、其它經核定須五年儲存的文件。
4、一年儲存:部門工作計劃及其工作總結、完結後的部門請示報告、經核定己完結且無必要儲存的文件。
五、公司檔案、資料檔案的銷燬
1、原則上,應每年定期將超過儲存期且無保儲存價值的文件進行清理並銷燬。
2、待銷燬的文件由專管員填報《文件銷燬申請單》,並經相應批准人批准後,方可進行銷燬。重要級以上文件,須經各分公司總經理批准後方可銷燬。
機密級公司文件,須經控股公司總經理批准後方可銷燬。
3、銷燬文件須由兩人以上共同完成,並填寫《文件銷燬登記表》。
4、《文件銷燬申請單》和《文件銷燬登記表》各—式三份供申請部門、分公司、控股公司留存。
六、其它
本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實踐中不斷完善,過去凡與本制度不符合的相關制度和辦法以本制度為準。本公司以及屬下營運公司和涉及文件管理的工作人員必須嚴格遵照執行。各關聯公司可參照執行。
本制度自簽發人簽字日起生效執行。
檔案管理制度9
一、編制目的
為維護公司檔案收發和輪閱的規範性、嚴肅性和安全性,維護公司的利益,特制定本制度。
二、適用範圍
本制度適用於公司檔案收發和輪閱的管理。
三、相關職責
1.公司員工必須嚴格依照本制度規定收發和輪閱檔案。
2.綜合辦公室負責檔案收發和輪閱管理制度的管理。
四、檔案收發程式
1.凡上級和有關部門發、送本公司的檔案,均應由綜合辦公室專人負責開拆、登記。
2.收到檔案要及時拆封,及時分送。綜合辦公室檔案收發每天不少於一次,對需送閱的檔案應登記後及時送閱。時效性較強的會議通知和檔案等,應立即交總經理閱籤。
3.各類檔案送閱前由綜合辦公室負責人擬辦,並提出擬辦意見。
4.經總經理批辦的檔案,由綜合辦公室專人負責及時轉交有關職能部門辦理。如需影印、列印的檔案,則由承辦部門按規定辦理。
5.各職能部門需要發文件,先由各職能部門自行擬稿,經部門負責人審稿,交辦公室負責人核稿,再交分管副總經理稽核,最後由總經理簽發。
6.收到已簽發的檔案後,辦公室專門人員應及時編好文號,確定印製份數,並逐項將檔案標題、文號、發文日期、印編份數等記入發文登記簿。同時,留二份與底稿一併歸檔。
7.檔案材料一般由各職能部門裝訂封發,送綜合辦公室郵寄。機密和掛號檔案在封發時需註明,由綜合辦公室按有關規定辦理。
五、檔案輪閱程式
1.檔案輪閱由辦公室專人負責。各部門輪閱檔案一般不超過兩天。因故不能及時輪閱的,應將檔案送回,待後補閱。
2.輪閱時不得擅自將有關輪閱檔案取走。確因工作需要借閱的,應經辦公室負責人同意,辦理有關登記手續,借閱時間一般不超過五天,影印件應妥善保管。
3.檔案輪閱完畢,辦公室專門人員應及時收集、整理,分類存查,並按規定立卷歸檔。
六、其他
1.本制度自簽發之日起執行。
2.本制度最終解釋權歸綜合辦公室。
檔案管理制度10
行政辦公用品管理制度
第一章總則
第一條目的
為適應公司快速發展的需要，推進行政辦公物品的規範化管理，控
制辦公費用，本著節約高效的原則，特制訂本制度。
第二條適用範圍
本制度適用於公司所屬各部門。本制度所指辦公用品為員工日常辦
公所用文具（資料夾、檔案袋），辦公自動化所需用的耗材（含隨身碟、數碼相機、硒鼓墨盒等）、辦公裝置（含電腦、影印機、印表機、傳真機等）以及辦公傢俱（含桌、椅、櫃等）。
第二章辦公用品的分類
第三條行政辦公物品的分類
行政辦公物品分三類：辦公固定資產、辦公低值資產、辦公用品。
1、辦公固定資產指使用期限在兩年以上，在使用過程中保持原有的實物形態，單位價值在20xx元及以上的各種辦公傢俱及辦公裝置。
2、辦公低值資產是指使用期限較長，在使用過程中不易損耗，單位價值在20xx元以下500元以上的各種辦公傢俱及辦公裝置。
3、辦公用品是指使用期限較短，價值較低，在使用過程中容易消耗的各種辦公類資產。
第三章行政辦公物品的管理職責
第四條行政部的主要職責：行政部是行政辦公物品的綜合管理部門，負責對
行政辦公物品支出情況進行監督、控制，其管理職責主要包括：
1、供應商選擇及管理；
2、組織各部門行政物品管理程式監控；
3、年度。每月辦公物品開支計劃的編制、報批和執行；
4、行政辦公用品的分配、調撥、維修和報廢；
5、配合財務部對辦公物品進行盤點，建立行政辦公物品臺賬，負責
日常維護和修理。
第五條部門資產負責人的主要職責：認真貫徹執行公司的資產管理制度；各
部門有專人負責本部門資產的保管和資產增減、轉移、維護、報廢與監督記錄；合理調配本部門室內的辦公裝置等資產；
第六條資產使用人的主要職責：應該愛護公司財產，合理使用辦公裝置，由
人力資源部協助負責培訓員工愛護國有資產意識，正確使用辦公裝置。如果因使用不當，人為破壞，由使用人自行付費維修，並報送人行部門進行維修登記。
第四章行政辦公物品採購
第七條辦公用品採購
1、行政部每月按各部門需求編制統一採購計劃、編制資金使用計劃，
納入公司的全面預算，報公司財務部列入每月全公司資金計劃。
2、行政部持相關票據根據公司相關財務規定報銷，費用計入各部門
的年度預算執行臺賬。
3、辦公耗材文具的領用參照需按照規格及使用情況購買，並由行政
部主管領導批准後購進。購進消耗材料統一保管。
第八條辦公類服務採購
辦公類服務採購指公司各部門對外印刷品、宣傳品、名片、標牌等服務類的採購。
1、行政部進行貨比三家的方法進行詢價後按程式選擇服務供應商。
2、各部門有對外宣傳品、印刷品印製需求的，經主管領導審批後在
公司行政部公佈的服務供應商範圍內選擇。
第九條辦公資產採購
1、辦公資產採購計劃
各部門歷史需要置辦辦公資產時，填寫《辦公物品申請表》，經公司領導審批透過並簽字後，提交行政部實施採購。
2、實施採購
行政部進行貨比三家的辦法進行詢價後，連同採購申請表和詢價後的採購報價單上報公司領導，經審批後方可到財務部領取支票進行購買。
3、驗收
行政部彙總使用根據採購計劃或申請表、購物發票、購物明細驗收採
購辦公資產，驗收完畢後填寫驗收單並簽字確認，行政部和使用部門各自登記辦公資產臺賬。財務部根據入庫單和購物發票進行賬務處理。《辦公物品申請表》和購物明細影印件由行政部統一保管。
第五章辦公物品的管理
第十條辦公用品的配發
1、各部門指定一名專人負責本部門辦公文具的領用和發放。
2、辦公用品按需領用，行政部負責辦理使用部門的領用手續，認真
填寫文具領用登記單，並進行臺賬登記，寫明物品名稱、規格、使用人及數量等。
3、員工在公司內部調動，其使用的辦公用品可以隨職位轉移帶走。第十一條辦公資產的管理
1、資產調撥
部門與部門之間轉移辦公裝置等資產必須填寫《資產調撥單》。必須嚴格按照審批順序執行。審批順序：調出部門負責人—調入部門負責人—行政部確認簽字後，方可轉移資產。員工之間不得私自調換自己使用的辦公裝置等資產。
2、資產報廢
由部門負責人填寫《資產報廢申請單》，報行政部。行政部會同財務部門進行資產損壞鑑定後，由行政部主管領導審批，審批後方可報廢。行政部和財務部門同時銷賬。有再使用價值的，由行政部收回統一維修、保管、再分配，資產臺賬做相應調整。在報廢前，部門不得隨意丟棄，否則該部門按照其原值賠償，並按照公司相關規定處罰。
3、資產的租用、出租和外借
（1）公司需要的辦公資產原則上不提倡租用。如果確屬需要，租用
部門必須報公司行政部審批，行政部應儘量考慮在公司內部調配，調配的確有困難而且購買不經濟合算的情況下，經總經理批准方可租用，租用手續由行政部統一辦理。
（2）公司長期不使用的行政辦公資產可以考慮對外出租和外借。行
政部定期對所有閒置的辦公資產進行清查盤點，對其中達到報廢條件的按相關制度辦理報廢手續，對長期閒置的物品主動尋求外租，對今後沒有使用價值的物品進行出售。
4、辦公資產的日常維護、維修
（1）行政部是辦公資產日常維護、維修的責任部門。
（2）行政部編制辦公資產維修計劃，並納入預算和經營計劃。根據
維修計劃對各部門辦公資產進行檢查，按期進行維護，保證各物品正常工作。
（3）各部門的辦公資產需要維修時，由部門負責人填寫《辦公裝置
維修申請表》報送行政部。不經部門資產負責人而私自維修的，相關費用行政部不予受理。
（4）行政部接到申請單後，需對報修裝置進行鑑定，進行相應的維
修、更換，一般性維修理應在三個工作日內修理完畢，其他較為複雜的修理應在七個工作日內修理完畢。維修完畢後及時登記《辦公裝置維修記錄表》，資產使用部門負責人簽字確認。
（5）若聘請外部單位進行維修，相關付款事項執行資金支付程式。
檔案管理制度11
1.主題內容與適用範圍
本標準規定了產品圖樣及技術檔案的'版本及檔案編制、會籤、歸檔、儲存、發放、更改、收回等管理要求。目的是對檔案和資料進行有效的控制。
本標準適用於本公司產品研製、生產過程中產品圖樣、技術檔案和資料的版本、形成、歸檔、保管、使用和借閱。 2.引用檔案
SJ/T 207.1～3－1999 《設計檔案的管理制度第1～3部分》
SJ/T 207.4－1999 《設計檔案管理制度第4部分：設計檔案的分類編號》 QB/YT KF 7.7.9-20xx 《更改控制程式》
QB/YT KF 7.03-20xx 《專案（設計/開發）控制程式》 GB/T 19017-20xx質量管理體系技術狀態管理指南Q/YTD 1002-20xx 《企業檔案分類編號及標識》 3.產品圖樣及技術檔案的編制要求
3.1產品圖樣及技術檔案所包含的資訊構成了產品技術狀態基線。必須以產品為單位，提出明確的產品技術狀
態資訊。它包括產品的定義和使用資訊，即:要求/規範（技術指標）、設計圖樣、零件清單、軟體清單、模型、試驗規範、維護和操作手冊及檔案版本號。
3.2在產品實現過程中的關鍵件、重要件，應在檔案中進行標識，確保關鍵件、重要件的可追溯性。對靜電敏
感器件、溼度敏感器件等，應予以標識，以便加強防護。
3.3產品圖樣及技術檔案應以產品或整件為單位成套，歸檔圖樣檔案需會簽完整。其編制要求和填寫格式及十
進分類編號、名稱必須符合SJ 207的規定。產品成套設計檔案、工藝檔案資料的編制明細要求見附錄A。 3.4產品定型鑑定檔案的編制要求（見附錄B）。 4.各部門職責
技術開發部：負責產品研製過程中的產品實現策劃，設計、工藝圖紙檔案及定型檔案、資料的擬製、審
核、齊套、會籤及更改，並對產品圖樣的正確性、現行有效性負責。對應用軟體工具，研發過程中的電子檔案及其修改狀態、檔案的版本、流轉進行掌控，對電子檔案的質量負責。
生產管理部及車間：負責產品在試製、生產過程中形成的檔案、記錄、資料的收集、整理，對所領用的產
品圖樣完整、安全和回收負責；
質量控制部：負責產品在試製、生產過程中形成的有關質量檔案、記錄資料的收集、整理。
銷售服務部：負責收集、整理、提供有關產品銷售合同、技術協議、來自顧客的產品圖樣和技術檔案。技術管理部：負責收集、整理有關產品研製合同、技術協議、設計任務書、設計評審、驗證、確認、定型鑑定檔案。負責產品圖樣、技術檔案資料的歸檔、分類保管和借閱、發放、登記、控制。
5.會籤
5.1會籤的產品圖樣由設計師負責提供，未經會籤的圖樣不得歸檔和投入生產。 5.2會籤路線
產品圖樣按下列規定逐級會籤：
擬製稽核工藝（需要時）標準化批准
研發試製階段加工所需圖樣的會籤可簡化為：擬製稽核批准
檔案管理制度12
1、醫院內部檔案由職能科或辦公室擬稿,辦公室主任核稿,院長簽發,辦公室同意行文。
2、上級下發的檔案由院辦公室收文登記,送交院長閱批,由院辦室督促有關職能科辦理,所有來文均先交院辦公室統一登記。
3、凡收文、發文、文電、公函等檔案及外出開會、檢查工作帶回的檔案資料均需交院辦公室登記。
4、送交各部門的檔案應定期收回,對到期未退的應進行催退,院辦公室定期對所管檔案清點、對帳,保證檔案不遺失。
5、醫院下發的各類檔案、通知,各科應及時傳達,妥善保管,不得遺失,傳達貫徹情況,科主任須在檔案上簽字。
6、院辦公室對需歸檔的檔案應根據檔案的作者、內容、文種、時間等特徵組卷,並於次年三月底前向檔案室移交。
7、醫院下發的重要檔案,各病區、科室應及時傳達貫徹,病區負責人或科室主任簽字,並在規定時間上交院辦公室歸檔備查。
檔案管理制度13
一、總則及範圍
為了保持公司技術部的技術檔案；專案資料；專案預算單、決算單的完整性，避免混亂，特制定本標準。
本標準適用於技術部的技術檔案；專案資料；專案預算單、決算單的管理。
二、管理業務與分工
1.技術部負責人。負責本制度的制定及有關技術檔案各項管理業務的審批及有關事項的確定。
2.技術員。負責總則中所述檔案的保管、收發及按本制度進行技術檔案的管理工作。
三、管理內容與要求
1.技術檔案的種類
（1）技術類檔案
由技術部負責的圖紙及各類工藝規程、工藝卡片、作業指導書。
（2）管理類檔案
由技術部負責的專案的合同；專案資料；專案預算單、決算單等。
2.檔案登記
（1）技術部必須建立《技術檔案管理臺賬》，掌握技術部全__檔案的情況。其臺賬應包括：編號、名稱、數量、檔案編制時間。
（2）檔案接收後，技術員應及時對檔案進行分類編號並作記錄。
3.檔案的歸檔及保管
技術檔案的保管由技術員按檔案型別進行保管。
4.檔案的借用
（1）檔案的借閱應開具借條並由技術部領導批准，方可借閱。
5.檔案的修改與審批
（1）當某專業的工程技術人員或使用單位的有關人員提出對不合理或者已經落後的技術檔案時，由技術部該專業的工程師（或專業的業務負責人）分析確定是否需要修改。
（2）技術檔案確定修改後，由技術部該專業工程師（或專業的業務負責人）填寫《設計更改單》。
《設計更改單》應包括下列內容：
（a）技術檔名稱、編號、或圖紙名稱、圖號；
（b）更改理由；
（c）會審意見、會審簽名；
（d）設計、工藝負責人簽名；
（e）修改內容和修改要求（以圖紙和文件形式表現）。
（3）技術檔案的xx與批准
一般性的內容更改只須將填好的《設計更改單》交技術部負責人進行xx和簽字批准即可。重大內容的更改與涉及安全、質量、投資等影響面較大的內容更改由技術部召集有關人員參加審定，會議透過審定後，由技術部負責人簽字後交公司批准。
（4）技術員接到《設計更改單》後，應立即著手工作，更改時，必須把已發出和儲存、儲備的技術檔案一次全部修改完畢以保證技術檔案的統一性（圖紙更改後的發放除執行發放規定外，應同時將舊圖紙收回並登記）。
（5）技術檔案的管理應以紙質和電子版形式存檔（在登記時應作出標記）。
檔案管理制度14
一、檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文，本單位上報下發的各種檔案，具體由辦公室負責。
二、對上級部門發來的檔案，要進行檔案、文號、機要編號的核定、登記。
三、本單位外出人員開會帶回的檔案及資料應及時送交收進行登記編號保管，不得個人儲存，如職工工作需要借閱的可影印或借用。
四、凡正式檔案在經登記後由辦公室主任（或副主任）根據檔案內容和性質閱籤後，分送領導和承辦部門閱辦，重要檔案或急件應立刻呈送領導（或分管領導）閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
五、傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。
檔案管理制度15
一、總經辦設專人負責檔案的管理工作，對收到的公文做到及時拆封、分類、編號登記和傳閱。一般檔案收到後應在當日內或次日中午前送批，緊急檔案或會議通知收到後立即拆封送閱。
二、一般通知、便函等可由總經辦直接送至有關部門辦理；其餘檔案均應交公司領導批示後，再由總經辦專人按批示範圍進行送閱，嚴禁個人、部門之間自行橫傳。部門閱辦後的公文（包括按檔案要求報出的詳細資料、附件等）應及時主動地退給總經辦，以做好檔案歸檔工作。
三、凡本公司外發的檔案，應嚴格按照上級有關公文處理的辦法及公文格式進行草擬、批發、列印、蓋章、報出；要求做到一文一事，按級上報，用詞及格式規範，嚴禁多頭主送，並由總經辦統一進行登記編號。
四、部門或個人借閱檔案，應辦理借閱手續，總經辦定期做好檔案的清退工作，做到每月小清退一次，年終大清退一次，清退的檔案按文書檔案管理有關規定分類整理，裝訂成冊，歸檔。
五、嚴格遵守保密制度，對有密級的檔案應嚴加管理，辦理完畢後應立即退回，並核點份數，隨時存檔。絕密檔案，僅限於直接有關人員經領導批准後在檔案保管處閱讀。
六、如檔案丟失或違反保密制度，發生洩密的，除及時報告組織人事部外，還須向有關領導報告，情況嚴重的應提交領導給予責任人必要的處理。