公司檔案管理制度集錦15篇
公司檔案管理制度集錦15篇
在現實社會中，很多場合都離不了制度，制度是要求成員共同遵守的規章或準則。擬定製度的注意事項有許多，你確定會寫嗎？下面是小編為大家收集的公司檔案管理制度，供大家參考借鑑，希望可以幫助到有需要的朋友。
公司檔案管理制度1
一、目的加強檔案檔案管理，規範公司檔案檔案的收集、歸檔程式和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效執行的證據。
二、適用範圍適用於公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術語和定義1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有儲存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦碟片、聲像、膠捲、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑑定、保管、統計、提供利用等活動。四、職責1、行政人事部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，並負責督促指導部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類、鑑定、統計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷燬管理，監控檔案利用和銷燬的全過程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案資訊的利用效率，促進資訊傳遞和溝通；
6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關人員：
1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，並及時通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或檔案資料原件或影印件；
3）負責本部門檔案資料或合同影印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務部負責按規定獨立建檔保管財務檔案資料；
3、各部門檔案主管人員1）負責部門檔案的管理。
4、各部門負責人1）負責對部門檔案管理監督檢查。
五、工作程式1、檔案資料的收集1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及檔案資料進行收集，並編制部門《檔案（合同）管理記錄目錄》 。
2）各部門檔案、合同等資料原件需要儲存的，各部門分別進行整理，並編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。
a)歸檔範圍及移交時間：每季度結束後次月10日前。
b)檔案資料的標識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規則見後。
c)檔案資料的日常管理：
⑴電子類合同或其他需要保管的電子檔案，應當及時存放於指定電腦硬碟內。
⑵檔案、合同資料要登記詳細資訊，並編制《檔案（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。
⑶檔案資料、合同要科學排列，按編號順序存放於檔案盒內，並加以標識，整齊排放在檔案／檔案櫃中。
d)檔案借閱(1)借閱檔案要履行借閱手續，填寫《借閱審批單》 。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；
必須帶出公司查閱的，需依照借閱許可權由相關領導批准；
⑵檔案外借一般只借影印件，需借原件者須經總經理批准，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級；
⑶借閱檔案用完後，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續；
⑷借檔人必須愛護檔案，不得擅自塗改、汙損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、影印、攝影，不得轉借或損壞；
e)檔案銷燬⑴對已失去利用價值的檔案，銷燬時，必須寫申請銷燬報告，編制銷燬目錄，報部門總經理批准，批准後方可銷燬。
⑵執行銷燬任務時，必須由行政人事部人員監銷，監銷人不得少於二人，並在銷燬目錄上簽字。最後，把銷燬目錄和批准手續檔案，一併存檔永久儲存。
2、檔案管理細則1）檔案資料的歸檔範圍⑴公司對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等；
⑵公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核准檔案、證書等檔案；
⑶本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；
⑷公司領導的批示、指示等；
⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；
⑹反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；
⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/ 總結、報告、統計報表及簡報；
⑻本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等檔案正本及過程材料；
⑼本公司幹部任免的檔案材料、員工獎勵、處分、考核的檔案材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的檔案材料等人事檔案資料；
⑽本公司釋出的各類廣告、宣傳材料；
⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄影等；
⑿外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；
⒀財務檔案資料；
⒁各種實物檔案；
⒂其他具有利用和儲存價值的檔案資料。
3、檔案資料的歸檔要求⑴歸檔的檔案資料必須完整、真實、準確，如請示和批覆、影印本和正式稿和附件等必須齊全。
⑵一般資料按一份原件歸檔，重要檔案和高使用率檔案可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存影印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批准後妥善儲存，行政人事部以影印本歸檔。
⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔複製件。
⑷子檔案應有相應的紙質檔案、資料一併歸檔儲存，並做好電子檔案儲存裝置資訊的備份工作。
⑸各種實物檔案（獎品、獎盃、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，並保持其完好無損。
4、檔案資料的歸檔時間⑴即時歸檔下列檔案（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得後即時歸檔：
a)公司規定的密級檔案；
b)重要檔案，如政府批文、核准檔案、證照等；
c)合同、協議書等正本及過程資料；
d)公司幹部任免的檔案材料以及關於職工獎勵、處分、考核的檔案材料；
e)其他認為需要即時歸檔的資料。
⑵定期歸檔a)部門應在每月底前整理歸檔當月檔案，編制檔案清單交行政人事部；
b)部門每年3月底前歸檔上年度檔案與資料，並移交公司行政人事部；
⑶電子聲像檔案的歸檔a)重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。
b)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次製成光碟離線保管。
c)每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子檔案資料集，行政人事部核實後刻錄成光碟等載體離線保管。
5、檔案交接⑴部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤後簽字，行政人事部見證。
6、檔案移交公司的流程a)經辦部門檢查檔案或檔案，編制移交清單；
b)行政人事部根據移交清單，查收案卷與檔案，並與部門每月提交的檔案清單核對；
c)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各儲存一份；
7、檔案保管⑴檔案編號a)檔案按類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，並且要有一定範疇，不能籠統含糊。
b)檔案分類各級名稱經確定後，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
c)檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。
d)檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。
e)建立《檔案目錄》存於案卷盒內，便於查閱。
8、附則：本辦法由公司行政人事部制定並負責解釋。
六、相關記錄1、 《檔案（合同）管理記錄目錄》 2、 《檔案檔案移交目錄》 3、 《檔案移交清單表》 4、 《檔案借閱審批單》 5、 《檔案分類編號表》 6、 《檔案管理流程》檔案（合同）管理記錄目錄記錄編號:日期：
序號檔案（合同）編號標題需抄送的相關部門接收原/復接收人備註部門移交目錄記錄編號:日期：
序號檔案（合同）編號標題名稱頁數原/復備註移交單位移交人日期收件單位日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執一份。
記錄編號:移交性質檔案類別合計移交說明接收意見檔案移交清單表日期：
□離職□調崗□歸檔檔案所屬年度保管期限數量永久長期短期移交人：
接收人：
移交人（部門）接收人（部門）經辦人：
經辦人：
移交日期：
年月日接收日期：
年月日見證人：
日期：
年月日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執一份。
檔案借閱審批單記錄編號:借閱部門借閱人日期：
借閱部門經理總經理副總行政人事部部門經理使用目的序號借閱內容影印借閱歸還日期備註檔案目錄卷宗號：
目錄號：
部門：
日期：
公司檔案管理制度2
1、局辦公室是公文處理的管理機構，主管本機關的公文處理工作。
2、一般性發文由辦公室起草制發。業務性發文由具體負責該專案工作的科（股）室起草，局辦公室負責稽核把關，登記編號後報局長或局長授權的主管副局長簽發。
3、列印的檔案初稿由起草文稿的單位進行校對後，由辦公室印刷、裝訂、發放、存檔。
4、積極推行辦公自動化，除公文和較大型綜合材料、外，一般性簡單材料儘可能由各科室自己承擔。
5、凡需列印的材料，須經各業務主管局長同意，明確印製數量、完成時限後，交辦公室主任轉籤微機室工作人員辦理，並做好登記。微機室工作人員不直接接收需列印各種材料。
6、收到上級機關或交辦的公文，由辦公室提出擬辦意見，報局長批示，按照批示意見送有關領導或責任部門辦理。
7、辦公室負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期催辦。
8、公文辦理完畢後，由辦公室根據《檔案法》及其他有關規定，及時整理（立卷）、歸檔、個人不得儲存應當歸檔的公文。
9、辦公室對上級機關和本機關下發的公文的貫徹落實情況進行督促檢查並建立督查制度。
10、文書人員在辦公室主任的具體領導下，全面負責文秘工作。業務工作同時接受政府辦、檔案局的監督、指導和檢查。
11、收受檔案後，一般性檔案由辦公室主任籤批，重要檔案由主管常務副局長籤批，然後按籤批順序傳遞、承辦。
12、檔案收受及傳閱要及時，一般性檔案兩天之內必須傳閱完畢，兩天之後檔案未傳完時，文書可直接向傳閱人催要。特殊急辦檔案，辦公室必須當時送達相關領導，及時落實。
13、日常檔案處理做到收、發、傳、歸及時準確科學有效。
14、嚴把印信使用關，發文時必須由分管局長同意，然後由局長籤批後才可列印並使用公章，平時使用公章，必須由辦公室主任或分管常務副局長簽字後方可使用，並做好公章使用登記，介紹信使用必須由辦公室主任籤批。
15、文書要嚴格執行借閱，保密等項規章制度。
16、除屬名信外，公務信件均由文書拆閱，重要信函，由主任或主管常務的副局長籤轉。
17、一般業務性工作，各科自行建檔保管，重要檔案需送辦公室統一管理，辦公室要將重大活動、事件、獎勵等事宜主動進檔，統一管理。
18、年末檔案歸類做到科學、及時、有序、各類卷分類科學，有利用價值。
公司檔案管理制度3
第一章總則
一、目的
為規範公司客戶檔案管理，增強公司客戶檔案的實用性、有效性和保密性，促進銷售工作的順利進行，特制定本制度。
二、範圍
與公司發生業務或即將發生業務的客戶，即企業的過去、現在和未來的直接客戶與間接客戶，都是本制度的管理範圍。
三、職責
公司銷售檔案管理由營銷總監總負責；各部門經理負責本部門客戶檔案管理；人力資源部為本制度的監督、處罰部門。
第二章檔案的內容和建檔方法
一、客戶檔案的內容包括以下四項資料：
1、客戶基礎資料。客戶基礎資料主要包括客戶的名稱、地址、電話；經營管理者、法人（這三項應包括其個人性格、嗜好、家庭、學歷、年齡、能力等方面）；創業時間、與本公司交易時間、企業組織形式、業種、資產等方面。
2、客戶特徵。服務區域、銷售能力、發展潛力、經營觀念、經營方針與政策、企業規模（職工人數、銷售額等）、經營管理特點等。
3、業務狀況。主要包括目前及以往的銷售實績、經營管理者和業務人員的素質、與其他競爭公司的關係、與本公司的業務聯絡及合作態度等。
4、交易活動現狀。主要包括客戶的銷售活動狀況、存在的問題、保持的優勢、未來的對策；企業信譽與形象、信用狀況、交易條件、以往出現的信用問題等。
二、建立客戶檔案卡。檔案的分別為兩類，一是經銷商客戶檔案，區域提供，二是終端客戶檔案，業務部和營業部提供。具體內容見《經銷商客戶檔案卡》和《終端客戶檔案卡》。
三、建檔方法
銷售人員接待或拜訪客戶後，當天登陸客戶管理系統填寫或完善客戶檔案。不全面的客戶檔案，銷售人員要進一步瞭解，每月最少完善一次。客戶檔案不及時更新，銷售人員違反每次罰款20元。
第四章保密規定
一、公司客戶檔案密級為機密級檔案，分級管理。公司級檔案由營銷總監負責管理，營銷總監、營銷副總經理、總經理可以查閱，其他人查閱需營銷總監批准；部門級客戶檔案由部門經理負責管理，其他人查閱需營銷副總批准部門經理批准；個人級客戶檔案由銷售人員負責管理，他人查閱需部門經理批准。
二、檔案的儲存
公司檔案以客戶檔案管理系統進行管理，營銷總監為系統管理員，每月1日對資料進行備份，以防止資料丟失。
三、客戶檔案的查閱
1、查閱公司的客戶檔案必須經過審批。填寫《查閱檔案審批表》，經本部門經理簽字，總經理批准後，檔案管理負責人才可以讓其查閱。
2、未經審批私自檢視客戶檔案，每次處50元罰款；未經審批，擅自將客戶檔案賬號提供給人查閱，每次處50元罰款。
公司檔案管理制度4
第一條為加強公司行政事務管理，理順公司內部關係，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。
第二條公文承辦部門或承辦人員應保證經辦檔案的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案後及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的檔案材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷燬。
第三條凡本公司繕印發出的公文(含定稿和兩份列印的正件與附件、批覆請示、轉發檔案含被轉發的原件)一律由辦公室統一收集管理。
第四條檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。
第五條歸檔範圍：
1、公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄(包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等)、決定、委任書、協議、合同、專案方案等具有參考價值的檔案材料。
2、本公司的請示與上級機關的批覆以及對外的正式發文與有關單位來往的文書。
3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄影等。
第六條檔案的借閱與索取：
1、借閱檔案要認真填寫《借閱檔案登記薄》。
2、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁塗改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和複製，凡屬密級檔案，必須由總經理批准方可摘錄和複製，一般內部檔原因總經理辦公室主任批准方可摘錄和複製。
3、歸還檔案時，檔案管理人員要嚴格檢查，如發現遺失、汙損、或隨意塗改情況的，要追究借閱者責任，並及時報告公司主管領導。
第七條檔案的銷燬：
1、任何組織或個人非經允許無權隨意銷燬公司檔案材料。
2、若按規定需要銷燬時，必須編制《檔案銷燬清冊》，屬密級檔案須經總經理批准後方可銷燬，一般內部檔案，須經公司辦公室主任批准核對清楚後方可銷燬。
3、經批准銷燬的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷燬清單，由專人監督銷燬。
公司檔案管理制度5
一、人事檔案管理範圍：專業技術幹部、管理幹部、工人等各類人員(包括出國不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工)的人事檔案。
二、除人事檔案管理人員外，無關人員不得進入檔案庫。
三、檔案的管理
(1)根據氣候的不同變化，經常注意檔案的通風、溫度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。
(2)對所管理的人事檔案必須逐人登記註冊。
(3)每季度核對一次檔案的分類、編目、序號，發現編錯或放錯位置需糾正;裝卸檔案要按登記冊全面檢查檔案，發現漏缺檔案需查詢。
(4)任何人不得私自儲存他人的檔案材料，對私自儲存他人檔案材料拒不交出者，應追究其責任。
(5)要不斷研究和改進檔案的管理方法和技術，逐步實現檔案管理的科學化。
四、人事檔案是全面應幹部、工人歷史和現實情況的實物材料，構成包括下列十項內容。
(1)履歷表及其他簡歷材料等。
(2)自傳材料;報告個人有關事項的材料。
(3)各種鑑定;審計工作中形成的材料;
(4)各類考核、評價材料及畢業成績單、學歷證明等。
(5)歷史審查材料及甄別複查材料，更改或姓名認定材料等。
(6)黨、團組織建設工作中形成的材料。
(7)表彰獎勵材料
(8)執紀執法部門形成的涉及個人的材料。
(9)任免呈報表，確定或晉升技術職務、學位、學銜審批表，出國人員審批表，調整工資審批表，工資級別登記表，離休、退休、退職審批表等。
(10)健康檢查和處理工傷事故工作中形成材料。
五、查閱和借用人事檔案，應遵守下列規定：
(1)不得隨意查閱人事檔案，如必須查閱有關人員檔案情況，需辦理借閱手續由檔案管理人員提供。
(2)必須查閱檔案時，只限於組織、人事部門派出的中共黨員幹部到檔案室查閱所需情況。
(3)任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案。
(4)查閱檔案者，必須填寫對查閱問題，查閱日期等逐項進行登記。
(5)查閱檔案，必須嚴格遵守保密制度，嚴禁在檔案卷內塗改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無關人員洩漏被查檔案內容，違者應追究責任。
(6)查閱檔案時，不得抄錄檔案內容，如特殊情況，須經人事部門負責人允許後方可抄錄，抄錄的材料應儘快送回檔案室處理。
(7)外調人員一般不得查閱檔案，如特殊情況需查閱時，必須持縣級以上組織、人事部門介紹信，並有兩名正式黨員方能查閱。
(8)檔案在特殊情況下，經批准可以借出，但借出時要及時登記，按期歸還，如不按時歸還，要及時催收，以免遺失。
六、轉遞檔案應遵守下列規定：
(1)檔案要透過機要交通或派專人轉遞，不能公開郵寄或本人自帶。
(2)檔案轉出要及時追收回執，以防檔案丟失。
(3)收到外單位的檔案，要及時核對，核對無誤差後，在回執上簽名蓋章後退回回執。
七、凡歸檔的材料，均應經過認真的鑑別;屬於歸檔的材料，必須手續完備，完整無缺把好"入口關";需經組織審查蓋章和本人簽字的，應蓋章簽字後才能歸檔。
八、凡歸入檔案的材料，均應按照組織部《關於幹部檔案材料收集，歸檔的暫行規定》整理，不應歸入幹部檔案的材料，不得入檔;
九、保管檔案工作人員守則如下：
(1)嚴格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或洩露檔案內容。
(2)嚴禁在檔案庫吸菸，保護檔案安全，經常打掃和保持檔案室的清潔衛生。
(3)不得擅自轉移、分散和銷燬檔案材料。
(4)熱愛本職工作，忠於職守，刻苦鑽研業務，努力提高業務水平和工作能力。
(5)堅持黨的原則，認真貫徹執行黨的政策，嚴格按照檔案工作的各項規章制度辦事。
公司檔案管理制度6
一、目的
加強檔案管理，規範公司檔案的收集、歸檔程式和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效執行的證據。
二、適用範圍
1、公司內部經營形成的各種資料。
2、外部政府機關、行業部門形成的與公司經營或行業有關的公文、通知、批覆等資料。
三、術語和定義
1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有儲存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦碟片、聲像、膠捲、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑑定、保管、統計、提供利用等活動。
四、職責
1、行政部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，並負責督促指導部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類、鑑定、統計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷燬管理，監控檔案利用和銷燬的全過程，確保公司檔案的安全；指導公司的檔案管理工作；
5）提高檔案資訊的利用效率，促進資訊傳遞和溝通；
6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關人員：
1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，並及時通知行政部；
2）向行政部移交合同或檔案資料原件或影印件；
3）負責本部門檔案資料或合同影印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務管理部負責按國家財政制度規定獨立建檔保管財務檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
1）負責部門檔案的管理。
4、各部門負責人
1）批准對自己部門資料或合同影印件的處置；
2）負責對本部門檔案管理的監督檢查。
5、各公司總監/副總
1）負責對檔案管理監督檢查報告的審批。
五、工作程式
1、檔案資料的收集
1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及檔案資料進行收集，並編制部門《檔案（合同）管理記錄目錄》。
2）各部門檔案、合同等資料原件需要儲存的，各部門分別進行整理，並編制《移交目錄》，每季度向行政部移交。
a)歸檔範圍及移交時間：每季度結束後次月10日前。
b)檔案資料的標識行政部及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規則見《公司檔案管理規定》。
c)檔案資料的日常管理：
⑴電子類合同或其他需要保管的電子檔案，應當及時存放於檔案室指定電腦硬碟內或製作專門光碟進行編號儲存；
⑵檔案、合同資料要登記詳細資訊，並編制《檔案（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用；
⑶檔案資料、合同要科學排列，按編號順序存放於檔案盒內，並加以標識，整齊排放在檔案／檔案櫃中。
d)檔案借閱
⑴借閱檔案要履行借閱手續，填寫《借閱審批單》。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的必須經部門主管、副總經理和行政部批准，且只帶影印機，不帶原件；
⑵檔案外借一般只借影印件，需借原件者須經總經理批准，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級；
⑶借閱檔案用完後，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續；
⑷借檔人必須愛護檔案，嚴禁擅自塗改、汙損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、影印、攝影，不得轉借或損壞行為，如發現一次罰款200-20xx不等的罰款元。情節嚴重者，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構成犯罪的，依法追究刑事責任。
⑸非本公司職工或單位需查閱檔案時，必須持單位介紹信或本人身份證影印件，經本公司高管領導批准後，方能在閱覽室閱覽，不可將檔案帶出檔案室。
e)檔案銷燬
⑴對已失去利用價值的檔案，銷燬時，必須寫申請銷燬報告，編制銷燬目錄，報部門經理和部門分管副總鑑定，最後報總經理的批准，方可銷燬。
⑵執行銷燬任務時，必須由行政部人員監銷，監銷人不得少於二人，並在銷燬目錄上簽字。最後，把銷燬目錄和部門經理、部門分管和總經理的批准手續檔案，一併存檔永久儲存。
2、檔案管理細則
1）檔案資料的歸檔範圍
⑴公司對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等；
⑵公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核准檔案、證書等檔案；
⑶本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；
⑷公司領導的批示、指示等；
⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；
⑹反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；
⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統計報表及簡報；
⑻本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等檔案正本及過程材料；
⑼本公司幹部任免的檔案材料、員工獎勵、處分、考核的檔案材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的檔案材料等人事檔案資料；
⑽本公司釋出的各類廣告、宣傳材料；
⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄影等；
⑿外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；
⒀財務檔案資料；
⒁各種實物檔案；
⒂其他具有利用和儲存價值的檔案資料。
3、檔案資料的歸檔要求
⑴歸檔的檔案資料必須完整、真實、準確，如請示和批覆、影印本和正式稿和附件等必須齊全。
⑵一般資料按一份原件歸檔，重要檔案和高使用率檔案可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存影印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批准後妥善儲存，行政部以影印本歸檔。
⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔複製件。
⑷電子檔案應有相應的紙質檔案、資料一併歸檔儲存，並做好電子檔案儲存裝置資訊的備份工作。
⑸各種實物檔案（獎品、獎盃、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，並保持其完好無損。
4、檔案資料的歸檔時間
⑴即時歸檔下列檔案（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得後即時歸檔：
a)公司規定的密級檔案；
b)重要檔案，如政府批文、核准檔案、證照等；
c)合同、協議書等正本及過程資料；
d)公司幹部任免的檔案材料以及關於職工獎勵、處分、考核的檔案材料；
e)其他認為需要即時歸檔的資料。
⑵定期歸檔
a)部門應在每月底前整理歸檔當月檔案，編制檔案清單交行政部；
b)部門每年3月底前歸檔上年度檔案與資料，並移交公司行政部；
⑶電子聲像檔案的歸檔
a)重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。
b)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次製成光碟離線保管。
c)每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子檔案資料集，行政部核實後刻錄成光碟等載體離線保管。
5、檔案交接
⑴部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤後簽字，行政部見證。
6、檔案移交公司的流程
a)移交前，應對破損、字跡擴散或紙張太小的檔案進行修裱、複製或加邊，對大小不一、長短不齊的檔案摺疊理齊。
b)採用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準確。
c)結合文書材料的形成時間、彼此聯絡進行排列。批覆在前，請示在後；
正件在前，附件在後；
正本在前，定稿在後；
結論在前，依據在後。
d)經辦部門檢查檔案或檔案，編制移交清單；
e)行政部根據移交清單，查收案卷與檔案，並與部門每月提交的檔案清單核對；
f)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質移交清單及電子檔移交清單，確認無疑後雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各儲存一份；
7、檔案保管
⑴檔案編號
a)檔案按類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，並且要有一定範疇，不能籠統含糊。
b)檔案分類各級名稱經確定後，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
c)檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。
d)檔案分類及編號的增補、修訂等由行政部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。
e)建立《檔案目錄》存於案卷盒內，便於查閱。
8、附則：本辦法由公司行政部制定並負責解釋。
公司檔案管理制度7
一、目的
加強檔案檔案管理，規範公司檔案檔案的收集、歸檔程式和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效執行的證據。
二、適用範圍
適用於公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術語和定義
1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有儲存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦碟片、聲像、膠捲、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑑定、保管、統計、提供利用等活動。
四、職責
1、行政人事部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，並負責督促指導部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類、鑑定、統計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷燬管理，監控檔案利用和銷燬的全過程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案資訊的利用效率，促進資訊傳遞和溝通；
6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關人員：
1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，並及時通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或檔案資料原件或影印件；
3）負責本部門檔案資料或合同影印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務部負責按規定獨立建檔保管財務檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
負責部門檔案的管理。
4、各部門負責人
1）負責對部門檔案管理監督檢查。
五、工作程式
1、檔案資料的收集
1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及檔案資料進行收集，並編制部門《檔案（合同）管理記錄目錄》 。
2）各部門檔案、合同等資料原件需要儲存的，各部門分別進行整理，並編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。
a）歸檔範圍及移交時間：每季度結束後次月10日前。
b）檔案資料的標識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規則見後。
c）檔案資料的日常管理：
⑴電子類合同或其他需要保管的電子檔案，應當及時存放於指定電腦硬碟內。
⑵檔案、合同資料要登記詳細資訊，並編制《檔案（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。
⑶檔案資料、合同要科學排列，按編號順序存放於檔案盒內，並加以標識，整齊排放在檔案／檔案櫃中。
d）檔案借閱
（1）借閱檔案要履行借閱手續，填寫《借閱審批單》 。借閱檔案原件只限在公司內，不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱許可權由相關領導批准；
⑵檔案外借一般只借影印件，需借原件者須經總經理批准，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級；
⑶借閱檔案用完後，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續；
⑷借檔人必須愛護檔案，不得擅自塗改、汙損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、影印、攝影，不得轉借或損壞；
e）檔案銷燬⑴對已失去利用價值的檔案，銷燬時，必須寫申請銷燬報告，編制銷燬目錄，報部門總經理批准，批准後方可銷燬。
⑵執行銷燬任務時，必須由行政人事部人員監銷，監銷人不得少於二人，並在銷燬目錄上簽字。最後，把銷燬目錄和批准手續檔案，一併存檔永久儲存。
2、檔案管理細則
1）檔案資料的歸檔範圍
⑴公司對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等；
⑵公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核准檔案、證書等檔案；
⑶本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；
⑷公司領導的批示、指示等；
⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；
⑹反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；
⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/ 總結、報告、統計報表及簡報；
⑻本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等檔案正本及過程材料；
⑼本公司幹部任免的檔案材料、員工獎勵、處分、考核的檔案材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的檔案材料等人事檔案資料；
⑽本公司釋出的各類廣告、宣傳材料；
⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄影等；
⑿外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；
⒀財務檔案資料；
⒁各種實物檔案；
⒂其他具有利用和儲存價值的檔案資料。
3、檔案資料的歸檔要求
⑴歸檔的檔案資料必須完整、真實、準確，如請示和批覆、影印本和正式稿和附件等必須齊全。
⑵一般資料按一份原件歸檔，重要檔案和高使用率檔案可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存影印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批准後妥善儲存，行政人事部以影印本歸檔。
⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔複製件。
⑷子檔案應有相應的紙質檔案、資料一併歸檔儲存，並做好電子檔案儲存裝置資訊的備份工作。
⑸各種實物檔案（獎品、獎盃、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，並保持其完好無損。
4、檔案資料的歸檔時間
⑴即時歸檔下列檔案（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得後即時歸檔：
a）公司規定的密級檔案；
b）重要檔案，如政府批文、核准檔案、證照等；
c）合同、協議書等正本及過程資料；
d）公司幹部任免的檔案材料以及關於職工獎勵、處分、考核的檔案材料；
e）其他認為需要即時歸檔的資料。
⑵定期歸檔
a）部門應在每月底前整理歸檔當月檔案，編制檔案清單交行政人事部；
b）部門每年3月底前歸檔上年度檔案與資料，並移交公司行政人事部；
⑶電子聲像檔案的歸檔
a）重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。
b）一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次製成光碟離線保管。
c）每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子檔案資料集，行政人事部核實後刻錄成光碟等載體離線保管。
5、檔案交接⑴部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤後簽字，行政人事部見證。
6、檔案移交公司的流程
a）經辦部門檢查檔案或檔案，編制移交清單；
b）行政人事部根據移交清單，查收案卷與檔案，並與部門每月提交的檔案清單核對；
c）檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各儲存一份；
7、檔案保管
⑴檔案編號
a）檔案按類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，並且要有一定範疇，不能籠統含糊。
b）檔案分類各級名稱經確定後，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
c）檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。
d）檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。
e）建立《檔案目錄》存於案卷盒內，便於查閱。
8、附則：本辦法由公司行政人事部制定並負責解釋。
六、相關記錄
1、 《檔案（合同）管理記錄目錄》
2、 《檔案檔案移交目錄》
3、 《檔案移交清單表》
4、 《檔案借閱審批單》
5、 《檔案分類編號表》
6、 《檔案管理流程》
公司檔案管理制度8
一、目的
更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便於高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。
二、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個人簡歷
員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證影印件、學歷學位證影印件、離職證明、合同及協議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關係，死亡等情形。
三、檔案規定
1、基礎管理
1．1原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規範。
1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。
1．3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，並登記於《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），並在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久儲存。
1．4當在職員工的資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應將資料影印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。
1．5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新的檔案都應登記。
1．6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑑別，材料的、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字後歸檔。
1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案儲存原則上三年後方可銷燬（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。
1．9檔案應分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經理批准後方可查、借閱。
2．2任何垮查、借閱人事檔案，下級員工查、借閱員工的人事檔案。
2．3公司級、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2．4所有批准後借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱後到期未歸還者、歸還損壞、私自影印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規定。
2．5人力資源部查、借閱登記，並在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意
3．1塗改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3．2擅自影印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。
3．3查、借閱者擅自洩露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷燬
4．1公司任何個人和非經同意銷燬員工檔案資料。
4．2某些檔案到了銷燬期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷燬審批登記》（附表五），經行政人力資源部經理批准後銷燬。
4．3經批准銷燬的人事檔案，人力資源部須核對，將批准的《公司員工人事檔案銷燬登記》和將要銷燬的人事檔案登記並歸檔，登記表永久儲存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經行政人力資源部經理批准後，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。
公司檔案管理制度9
一、目的
為了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規範人事檔案的管理，特制定本制度。
二、範圍
本制度適用於對公司人事檔案的執行管理。
三、職責
3.1 人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、儲存、定期檢查核對、轉遞、保密、統計等工作。
3.2 人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門負責管理工作。
3.3 集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負責指導監督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實執行工作。
3.4 集團公司企業委員會負責本制度的審議及授權主管人籤核，總裁負責本制度的批准執行。
四、人事檔案管理的內容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應聘申請表》及相關證件（畢業證書、身份證、各類技術認證證書）影印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關資料）並及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進行鑑別，其次按新員工的所在部門以及職務、性別等進行分類並確定其歸檔的具體位置並且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關內容，最後將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以後的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況影印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務歸類。員工終止/解除勞動關係時，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。
4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關部門負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無遺留問題；員工相關檔案調入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉移單》及其它有關材料，轉至調入單位並歸檔。相關手續《員工入職試工轉正辭退作業管理制度》。
4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進行檢查核對並在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查核對：突發事件後，如被盜、遺失、或水災火災之後；對有些檔案發生疑問之後，如不能確定某份材料是否丟失；發現某些損失之後，如發現材料變酶、發現蟲蛀等；檢查完畢後必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。
4.3 轉遞（員工異動）：檔案轉遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案並在檔案帳冊上登出該員工的人事檔案並填寫《轉遞人事檔案通知單》，按發文要求包裝、密封。在轉遞過程中應遵循保密原則並且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷燬，並且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
4.5 統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統計並填寫《員工人事檔案統計表》。
4.5.1人事檔案統計分類：履歷及相關證件材料、鑑定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統計資訊要及時更新，人力資源部根據人員流動情況每月25日必須將相關人事檔案的統計情況更新並填寫《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監稽核。
五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關規定。
查閱員工人事檔案應經人力資源部總監（或總裁）批准，並辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、塗改、洩露檔案材料內容。
六、相關支援檔案及記錄
員工應聘申請表
轉遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統計表
公司員工人事檔案管理制度
第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供資訊和依據，特制定本制度。
第二條、本制度適用於公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。
第四條、新員工第一次建檔後，日後所有有關個人人事資料都隨時歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的`完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報到後按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書
3、學歷證、職稱證、計算機等相關資格證的影印件。
4、身份證影印件
5、照片
6、員工轉正申請表
7、聘用合同
8、獎懲材料
9、任免、升降、調薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應由專人負責並建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動情況。
第七條、要做到分類準確、編號規範、排列有序、定期核對。
第八條、所有人事檔案都屬秘密檔案，應妥善保管，不得隨意洩密。
第九條、人事檔案不允許無關人員查詢。部門負責人有權查閱本部門員工的檔案。總經理有權查閱任一員工的檔案，除總經理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得塗改、拆散、抽出、圈劃、汙損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。
第十三條、離職人員檔案儲存期為一年。
公司檔案管理制度10
一、目的
為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密；同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便於高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。
二、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證影印件、學歷學位證影印件、離職證明、各類合同及協議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關係，死亡等情形。
三、檔案相關規定
1、基礎管理
1.1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規範。
1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。
1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，並及時登記於《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），並在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久儲存。
1.4當在職員工的基本資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應及時將相關資料影印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。
1.5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新建立的檔案都應登記。
1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑑別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字後歸檔。
1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案儲存原則上三年後方可銷燬（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。
1.9檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。
2、檔案的查、借閱
2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經過行政人力資源部經理批准後方可查、借閱。
2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。
2.3公司級領導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。
2.4所有經過批准後借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱後到期未歸還者、歸還損壞、私自影印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規定處理。
2.5人力資源部做好查、借閱登記，並在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閱檔案注意事項
3.1不得塗改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3.2不得擅自影印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。
3.3查、借閱者不得擅自洩露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷燬
4.1公司任何個人和部門非經同意不得銷燬員工檔案資料。
4.2某些檔案到了銷燬期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷燬審批登記》（附表五），經行政人力資源部經理批准後銷燬。
4.3經批准銷燬的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批准的《公司員工人事檔案銷燬登記》和將要銷燬的人事檔案做好登記並歸檔，登記表永久儲存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經行政人力資源部經理批准後，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。
公司檔案管理制度11
一、文書檔案歸檔制度
1、各部門在各項活動中形成的具有價值的檔案、材料均屬歸檔範圍，交行政部統一管理。
2、各部門形成的檔案、材料由兼職檔案員收集、審定、整理 、立卷。
3、歸檔的檔案材料應齊全、完整、準確可靠無缺頁、破損現象。
4、下發檔案不僅要在硬碟、軟盤中儲存留檔，還應留有書面材料存檔。
5、凡歸檔的檔案必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。
6、重要檔案如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。
7、機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的檔案、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位責任制
1、認真學習專業知識，貫徹執行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠於職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規章制度。
2、負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑑定、銷燬、移交等工作，均由文書部門或業務部門進進整理、歸檔，並定期向本機關檔案室移交。
三、機關領導人和承辦人員辦理完畢的檔案材料應及時交給辦公室文書人員，統一進行歸檔檔案整理。
四、凡本單位參加外出學習、考察、參加各種會議的人員返回單位後，三日內必須將所帶回的資料、材料、檔案的原件交給辦公室文書人員，統一進行歸檔檔案整理。
五、各業務科室在辦件過程中形成的材料、檔案和所需的要件,按一件一卷的原則，由本科室進行整理、立卷、歸檔。
六、機關文書部門或業務部門應在第二年上半年向本機關檔案室移交檔案，並辦理移交手續。
七、機關財務部門應把會議檔案保管二年期滿後，在三月末之前移交本機關檔案室，並辦理移交手續。
國土資源專業檔案立卷歸檔制度
為了做好國土資源專業檔案的立卷歸檔工作，不斷提高立卷質量，制定本制度。
1、凡是在國土資源管理辦件過程中形成的各種檔案材料，按照歸檔範圍和一件一卷的原則，由形成部門統一立卷。
2、要保證歸檔材料齊全完整，堅持誰主審，誰立卷的原則，做到案結捲成。形成檔案的有機聯絡，便於查詢和利用。
3、國土資源專業檔案的立卷，以國土資源專業檔案的形成單位為單元，在保持專案材料的完整性、成套性的基礎上，按照辦件程式所需的要件和批件，組成案卷。
4、卷內材料要準確一致，整卷內不能有鉛筆、圓珠筆和複寫5、案卷內要填寫卷內目錄和備考表，卷內目錄置於卷首，備考表置於卷尾。目錄和備考表都不算頁數。
6、編頁號。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號，不能有誤和遺漏。
7、卷內檔案材料要去掉金屬物，並對破損材料要修補。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁，採用三孔一線的裝訂方法。
8、擬寫案卷標題。案卷標題要簡明確切，能夠正確反映案卷的內容和成份。
9、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要求填寫案卷封皮，註明專業檔案的種類，按保管期限、時間順序，並編寫案卷目錄並要求列印，一式三份，於每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向本單位檔案室移交文書檔案歸檔檔案整理制度為做好檔案材料的歸檔檔案整理工作，按照《歸檔檔案整理規則》進行整理、歸檔，結合我局具體情況，特制定本制度。
1、凡本單位工作中形成的各種檔案材料，按照歸檔範圍，由各科室統一交到辦公室進行歸檔檔案整理。
2、多份檔案為一件的檔案材料必須要用卷繩三孔一線裝訂到一起，永久或定期的檔案材料都要裝訂。要求永久的單份檔案材料也要用卷繩裝訂，檔案材料張數特別少的要在檔案的左上角用膠水粘好。定期的單份檔案材料可用書釘裝訂，不許有散頁。
3、多份檔案為一件的檔案排序，來文首先是檔案閱辦單，然後是正文；發文首先是正文，然後是發文籤批單，最後是底稿；轉發文在前，被轉發文在後；批覆在前，請示在後。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。
4、採用年度一-保管期限-一問題分類法進行分類。即在同一年度下將歸檔檔案按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面按問題分為黨群類、行政類、業務類。
5、元件後在歸檔檔案的首頁上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內要註明全宗號、年度、室編件號、問題、保管期限
6、按保管期限對歸檔檔案材料進行編號，一個保管期限排一個流水號。在同一保管期限內重要的檔案材料排在前邊。檔案材料的排序一定要規範，黨、政分開，排列清晰，便於查考。
7、歸檔檔案目錄和卷盒封面內容要填寫淸楚完整，不得漏項,填寫歸檔檔案日期單位數要用0佔位。
8、歸檔檔案目錄要求列印，一式六份，以備檔案進館時所用
9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔檔案目錄向本單位檔案室移交。
會計檔案立卷歸檔制度
會計檔案是國家檔案的組成部分，機關會計檔案是機關在經濟管理和會計核算活動中產生的，是記錄和反映機關經濟業務的重要史料和證據。
1、機關會議檔案的整理原則是：財務部門每年形成的財務檔案應由財務部門按照會計檔案的歸檔範圍和歸檔要求，負責裝訂成冊，整理立卷。
2、機關會計檔案的歸檔範圍是機關內其職能活動中形成的會計報表、會計帳簿、會計憑證、銀行對帳單、工資表等有關會計核算專業材料。
3、 整理會計檔案時鑑於過去沒有在報表、帳簿、憑證的封面或背面上設計檔號的，在整理時應該補上，檔號主要包括機關名、全宗號、目錄號、案卷號、盒號、保管期限等專案。
4、對於破損、缺頁、裝訂不牢固或不規範的案卷，應由財務部門負責修補和裝訂，使其達到歸檔要求，保證歸檔檔案宗卷的質量。
5、會計檔案案卷的編號，應以每一本報表、一本帳簿、一本憑證各自給一個案卷號。
6、會計檔案的排列，要在年度內先把內設機構按先後順序排好，然後將各內設機構中的報表、帳簿、憑證按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列，一年編一個案卷流水號。
7、擬製案卷標題，要根據會計檔案每卷的具體內容進行批制,使其能完整、準確的反映卷內內容。
8、編制會計檔案案卷目錄，要在整理立卷的基礎上進行。逐卷填寫。一式三份，一份備日常使用，其餘兩份一併交給檔案室。
9、會計檔案的歸檔時間是當年會計檔案，在會計年度終了後,可在財務科保管二年期滿後，由會計部門編制案卷目錄及清冊，在三月末之前移交給檔案室，並辦理移交手續。
聲像檔案立卷歸檔制度
聲像資料是國家檔案資料的重要組成部分，為做好聲像檔案立卷歸檔工作，結合我局情況特制定本制度：
1、聲像檔案的歸檔範圍是機關在職能活動中反映主要事件、會議、人物、主要活動及有歷史價值的資料。
2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案，由形成部門統一立卷，在每年五月前向檔案室移交。
3、歸檔的聲像資料要根據形成的時間、作者、內容、重要程度，形成規律和聯絡組卷，使聲像檔案能正確反映工作實際，便於查詢利用。
4、按要求填寫好卷內目錄，編好號碼。
檔案利用制度
1、凡本單位人員利用檔案，須嚴格履行查閱登記手續，註明查閱目的，用後及時反饋利用效果。
2、外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信並辦公室主任批准方可查閱。
3、因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經辦公室主任同意並經檢查校對後方可帶出。
4、檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時,須經辦公室主任同意。借出時間不得超過兩週，到期仍需繼續使用，要辦理續借手續。
5、如查閱秘密、機密的檔案，須請示本部門領導並由檔案辦公室主任批准；查閱黨委會議記錄、班子會議記錄的須經主管jU長批准。
6、對借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴禁私自拆卷、勾畫、塗改、撕頁、照相。借出的檔案要嚴格保管，不準轉借他人，對將檔案丟失者視情節輕重給予處罰。
7、查人員要遵守保密制度，嚴禁把檔案內容向無關人員洩漏,違者按有關規定，給予批評教育或紀律處分。
檔案利用效果登記制度
一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時進行利用效果的收集工作，對不能當場體現的，利用接待人員要跟蹤收集。
二、凡利用者利用檔案即時取得效果的，請利用者當場填寫利用效果，並簽名確認。
三、利用者在利用檔案後，無法當場確定利用效果時，應將”利用效果登記表”帶回，而接待人員要及時催繳”利用效果登記表”。
四、檔案員收回的"利用效果登記表"，應及時整理。
公司檔案管理制度12
一、嚴格執行黨和國家的保密、安全制度，確保檔案和案卷機密安全。
二、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案並履行清交手續。
三、各部室應明確規定檔案責任人，檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。
四、各類規章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發文、工作計劃和工作總結以及添置裝置、財產的產權資料由辦公室負責歸檔。
五、各工程專案立項、國土、規劃、設計、監理、質監及技術等圖紙文字技術資料、質量資料由投資發展部負責歸檔。
六、各類承包合同、商務合同、協議的正本原件由財務部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔並由資訊中心實行電腦化管理。
七、各招商引資貸款專案申報資料、徵地、拆遷批覆、國土規劃等技術、圖紙分別由投資發展部、城建資產部、專案技術部、市場營銷部等業務部門按業務分工負責歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求：
①檔案材料齊全完整;
②根據檔案內容合併整理、立卷;
③根據檔案內容的歷史關係，區別儲存價值、分類、整理、立卷，案卷標題簡明確切，便於保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續，重要資料借閱需先請示分管領導。
十、由分管領導定期組織檔案責任人、業務部門組成檔案鑑定小組對超期檔案進行鑑定，提交檔案報告，並根據有關規定的酌情處置。
十一、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
公司檔案管理制度13
1、檔案檔案的管理:
1.1檔案檔案主要是指公司各種有價值的憑證信函,文字記錄和業內資料等內容。
1.2公司各部門負責本部門歸檔檔案材料的收集,保管,整理和立卷,並定期交檔案室集中管理。
1.3歸檔的檔案材料必須完整、準確、系統,檔案書寫和載體材料必須耐儲存,檔案材料整理符合規範。
1.4檔案資料如因特殊情況,需修改,影印,摘抄,塗改等,屬絕密或機密檔案的必須由總經理審批,屬秘密檔案的必須由公司主管領導審批,各部門保密檔案由各部門部長審批。
1.5歸檔的檔案檔案以列印方式或手寫方式形成,手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。
1.6檔案檔案紙張的規格以a4紙為標準,特殊型別的紙張經整理後達到210mm*297mm尺寸標準。
2、電子文件的管理:
2.1收集、積累要求:
■記錄了重要檔案的主要修改過程,有查考價值的電子檔案應被保留。當正式檔案是紙質時,如果保管部門已開始向計算機全文處理的轉換工作,則與正式檔案定稿內容相同的草稿性電子檔案應當保留,否則可根據實際條件或需要,確定是否保留。
■儲存與紙質等檔案內容相同的電子檔案時,要與紙質等檔案之間,相互保證準確、可靠的標識關係。
■在'無紙化'計算機辦公或事物系統中產生的電子檔案,應採取更嚴格的安全措施,保證電子檔案不被非正常改動。同時必須隨時備份,儲存於光碟或行動硬碟類能夠離線儲存的載體上,並對有存檔價值的電子檔案製作紙質複製件保留。
■用文字處理技術形成的電子檔案,收集時應註明檔案儲存格式和屬性。
■用掃描器等裝置獲得的影象電子檔案,如果採用非標準壓縮方法,則應將相關軟體一併收集。
■用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子檔案,收集時必須保證其對裝置的依賴性,以及易修改性等問題,不可遺漏相關軟體和各種資料。
■用影片裝置獲得的動態圖象檔案,收集時必須保證收集其壓縮
方法和軟體;用音訊裝置獲得的檔案,收集時必須保證收集其屬性標識和相關軟體。
■由計算機多媒體技術製作的檔案,其中包含前面所示的兩種以上的資訊形式,收集時必須保證引數準確、資料完整。
■通用軟體產生的電子檔案,收集時應注意收集其軟體型號和相關引數。專用軟體產生的電子檔案,收集時必須連同專用軟體一併收集。
■計算機系統執行和資訊處理等過程中涉及的各類引數、管理資料等應與電子檔案一同收集。
2.2收集、積累方法:
■及時按照要求製作電子檔案備份。
■每份電子檔案均需在電子檔案登記表中登記。
■電子檔案登記表應與電子檔案的備份一同儲存。
■電子檔案登記表如果製成電子表格,應與備份檔案一同儲存,並附有紙張列印件。
2.3歸檔要求:
■把帶有歸檔標識的電子檔案集中,製成歸檔資料集,複製至耐久性的載體上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時,複製第三套,異地儲存。對於加密電子檔案,則應解密後再完成上述工作。
■本標準推薦採用的載體按優先順序分別是:只讀光碟、一次寫光碟、可擦寫光碟、磁帶等。禁用軟磁碟作為歸檔電子檔案長期儲存的載體。
■儲存電子檔案的載體或包裝盒上必須貼有標籤,標籤內填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬體及軟體環境等資訊。
■將相應的電子檔案機讀目錄、相關軟體、其它說明等一同歸檔並附歸檔電子檔案登記表。
■需要長期儲存的電子檔案應當把歸檔電子檔案與相應的機讀目錄存在同一載體上,如果是自行開發的應用軟體,也應將軟體及相關資料存在同一載體上。
■原電子檔案資料集的載體在完成電子檔案歸檔後,保留時間至少一年。
3、聲像檔案的管理:
3.1聲像資料的收集整理,原則上要儲存聲像資料原件(底片),重要資料要附文字說明。
3.2文字說明的編寫要求:
■基本內容應包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝製者)等。
■應能準確解釋檔案材料的內容,概括其反映的全部資訊,標註專案正確齊全。
■照片的自然張應由檔案管理員按拍攝時間順序編寫文字說明。
3.3聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進行檢查。
3.4底片冊、錄音、錄影帶、軟盤,應放在專用架內,嚴禁擠壓堆放,並避開磁場源。對存放的照片要定期檢查。
3.5原版聲像檔案一般不得借出檔案室,如有特殊需要,需由部門領導批准,方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將複製件外借使用。
公司檔案管理制度14
1目的
規範分公司檔案資料的管理工作。
2適用範圍
適用於分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責
3.1行政部負責分公司的檔案、資料的列印、歸類、發放及登記工作,並儲存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.3分公司總經理負責上報分公司檔案、對外公開檔案的發放審批工作。
3.4分公司總經理負責審批已過儲存期檔案資料的銷燬工作。
4實施程式
4.1歸檔儲存的檔案
4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來檔案、報告、質量記錄及與工作有關的圖表、統計資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案。
4.1.3在專門業務活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。
4.2檔案、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的檔案資料必須字跡清楚工整,紙張及檔案格式符合國家標準。
4.2.2歸檔的檔案材料要完整齊全。
4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其檔案材料(含有關圖紙等)完整性、準確性、系統性進行鑑定和驗收。
4.2.4保持歸檔檔案材料之間的歷史聯絡,並進行科學分類、立卷和編號。
4.2.5案卷題名應確切反映卷內檔案內容,並區分保管期限。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專用櫃架,在排列上架時,應按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便於管理和查詢。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改後的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,並在檔案資料盒內的面層上註明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄影帶、軟盤、磁帶要用特製的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片櫃或防火資料櫃內。必要時採取複製、複製。
4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,並對庫藏檔案進行清理核對和質量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質檔案,要及時進行修補和複製,發現檔案發黴或蟲害要及時消殺。
4.3.6檔案資料櫃需做好防盜等設施。
4.3.7質量記錄儲存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續。
4.4.3在借閱檔案資料時,應做到以下幾點:
4.4.3.1按規定辦理登記手續,定期歸還;
4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意摺疊和拆散,不得對檔案隨意更改、塗寫;
4.4.4借出和歸還檔案時,應辦理清點手續,由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或洩密,要立即追究當事者責任。
4.4.6調離或辭職的人員,必須辦理文件移交後方可辦理調離手續。
4.5檔案鑑定和銷燬
4.5.1檔案鑑定工作由檔案鑑定小組負責進行,鑑定小組由分公司總經理、各部門經理、資料檔案員和有關業務管理人員組成,日常的鑑定工作由行政部資料檔案員負責。
4.5.2檔案鑑定小組的任務:
4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術圖紙、操作說明書等),並能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久儲存。
4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期儲存。
4.5.4鑑定工作應該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑑定中發現檔案不準確、不完整,應及時責成有關人員負責修改和補充。
4.5.6銷燬檔案的程式包括:
4.5.6.1鑑定小組應列出需銷燬檔案的清單和撰寫銷燬報告分公司總經理審批,銷燬清單及報告要儲存。
4.5.6.2檔案銷燬時,由行政部經理進行監銷並在銷燬清冊上簽名。
4.5.7銷燬檔案資料時,要嚴格執行保密規定,對在銷燬檔案過程中出現失密或對分公司造成損失的,將根據有關規定進行處理。
5相關檔案和質量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規定》
5.3《檔案發放登記表》
5.4《檔案借閱登記表》
公司檔案管理制度15
一、客戶資料管理辦法總則。
為了提高客戶資料的有效性和利用率，加強客戶資料管理，做好客戶服務品質提升和客戶關係維護的基礎工作，提升客戶滿意度和忠誠度，使公司對客戶的管理規範化、有效化，保證穩定開展，特制訂本客戶資料管理辦法。
二、客戶資料管理辦法管理範圍。
1、公司已合作客戶（老客戶）、未合作客戶、潛在客戶、流失客戶等客戶資料都納入本管理辦法範圍。
2、客戶資料的管理包括客戶資料的收集、整理、查閱、分析等方面。
3、公司客戶為與公司有業務往來的供應商和經銷商及合作的重點客戶、品牌客戶。
三、客戶資料的內容。
完整的客戶資料包括以下資料資訊：
1、公司資訊部負責公司所有客戶基本資訊的彙總、整理。
a、客戶基本資料的收集是業務拓展的基礎，也是客戶資料管理的第一步。客戶基本資料的收集主要由市場人員完成，市場人員要熟練掌握各種客戶資料收集的有效方法，積極主動的收集客戶資訊。
b、客戶基本資訊包括客戶的企業名稱、地址、所有者（法人代表）、成立時間、企業性質、所屬行業、註冊資料、聯絡人、聯絡方式（電話、傳真、郵箱）等方面。
C、對經銷商、重點/品牌資料要在ERP中規範管理。建立必要的資訊系統，如客戶性質/客戶合作年限/經營品牌/信用評估/財務狀況/人員狀況等。
2、建立客戶檔案，並編制客戶一覽表供查閱。
1）、每發展、接觸一個新客戶，均應建立客戶檔案戶頭；
2）、客戶檔案適當標準化、規範化，摸清客戶基本資訊，如客戶名稱、法定代表人或不夫代表、地址、郵編、電話、傳真、經營範圍、註冊資本等。
3）、建立客戶特徵資料，客戶特徵資料包括企業規模（營業額、員工人數）、採購決策特徵、具體需求、決策者個人資訊（愛好或偏好、生日等）、業務發展趨勢等。
3、客戶檔案的更新、修改。
1）、客戶單位的重大變動事基、與本公司的業務交往，均須記入客戶檔案；
2）、對客戶單位的重大變動事項、與本公司的業務交往，均須記入客戶檔案；
3）、積累客戶年度業績和財務狀況報告。
4）客戶在財務上的開戶、更改戶名需提供紙製申請，並做好檔案記錄（銷售中心及財務部存檔，公司ERP做好記錄和分類，及時和相關人員溝通，並做好記錄）
4、建立客戶交易資料
客戶與競爭對手合作資訊（合作方式、交易額、付款方式）、客戶與公司歷史交易資訊（合作方式、交易額、付款方式、合同編號、流失原因）等。
四、公司各部門與客戶接觸的重大事項，均須報告資訊部（除該業務保密外），不得侷限在業務人員個人範圍內。
五、員工調離公司時，不得將客戶資料帶走，其業務部門會同資訊部將其客戶資料接收、整理、歸檔。
六、建立客戶資訊查閱權限制，未經許可，不得隨意調閱客戶檔案。
七、客戶管理。
1、接待客戶，按公司對外接待辦法處理以及招待費用管理辦法進行審批接待。
2、與客戶的信函、傳真、長話交往，均應按公司各項管理辦法記錄在案，並整合在客戶檔案內。
3、對一些較重要、未來將發展的新客戶，公司要有兩個以上的人員與之聯絡，並建立聯絡報告制。
4、負責與客戶聯絡的員工調離公司時，應由公司及時通知有關客戶，產指派其員工頂替調離員工迅速與客戶建立聯絡。
八、客戶資料管理辦法附則。
本客戶資料管理辦法由公司銷售中心解釋、補充，經總經理批准頒行。