如何正確開始你的專案計劃書
如何正確開始你的專案計劃書
導語:出色的專案通常都是以出色的希望和期待來開始的。接下來小編將跟大家一起來分享如何正確開始你的專案計劃書。文章僅供大家的借鑑參考!
1. 甚麼是專案的起動呢?
讓我們從起點開始,並且定義我們的詞彙吧。首先就是專案的起動,甚麼是專案的起動呢?專案的起動就是專案生存週期的第一個階段。在這點上,專案標機會或者理由確定了下來,以及專案的開發會帶來那些機會的好處。
在專案的這階段中,團隊會組成,同時商業案例會建立起來,定義專案的細節。
2. 甚麼是商業情況?
商業情況是用來解釋開始專案的理由的,商業情況展示出財務和其它資源,在支援商業需要上的使用。一個商業情況會是有適應性、配合計劃書的大小和風險的,但從一個專案到另一個專案,架構上都是一樣的。這並非涉及技術性的事宜,而是專案中的商業關注,同時是需要廣泛性的。
理想的是,商業情況應該是很容易理解、清晰、合乎邏輯和相關的。這關鍵的方向是需要被追縱、量度和合理的。這亦必須對作出的交付和涉及的成本,負責和承諾。
商業情況的架構應該就像是以下的:
a. 序言
b. 目錄
c. 行政簡介,包括專案是甚麼、專案會有甚麼結果、以及為何這是應該要承擔的
d. 解釋商業驅動、專案範籌、和財務的引言
e. 以假設來分析,成本和得益是甚麼,包括風險
f. 注意到下個步驟會是甚麼的結論
g. 附錄
3. 作出可能性的研究
一旦商業情況被接受了,下個步驟就是作出可行性研究,記錄對於機會,或者專案計劃要處理的商業問題上的潛在解決方案。這會引導你找到適當的方法,來面對專案。
一個可行性研究會探討機會,以及記錄完成一個成功的專案所要求的東西。這亦會確認任何一個其它的解決方案,如果有的話。
風險和事件在這時要概括出來,如果它們發生了,對於每個所提出的解決方案。
4. 建立起專案章程
專案章程會概括專案的.目的,以及它會如何架構和執行。在其中,專案的願景、目標、範籌和交付物,所有都要詳細,專案團隊和股東的責任,亦要描述。
這個步驟會有助於清晰的確認專案的願景和目標,這定義了專案的範籌,同時列出了所有的交付物。
專案章程亦會列出專案團隊的職責和責任,記錄專案計劃以及列出所有的風險、事件和假設。
5. 組成團隊
一個專案的起動,是不能沒有團隊去做各種任務的。所以,下個就是那些,會實施專案計劃的人的工作描述了,這包括他們的目標和責任。
建立專案團隊要求定義每位成員的職責,儘可能清晰的讓工作流暢。透過列出所有位置的責任,以及在這個職位上的人要向誰報告來作開始。
製作出詳細的組織結構表是很有幫助的,透過列出每個位置所需要的技能和經驗,就會更輕鬆的填補那些位置,這亦會對注意是否還有任何要求的資格有所幫助。當然,表現的條件、薪酬和工作環境,亦必須要定義好。
6. 設定專案辦公室
專案辦公室是辦公室,或者工作場地中的一個實體的空間,在專案期間專案經理和支援的員工會在那裡工作。那是溝通基礎建設,以及專案所需要的技術的所在地。
第一件要做的事,就是解決專案辦公室應該在哪裡,然後要確保在那裡的基礎建設,是以正確的專案管理辦公室工具和器材,適當的建立起來。
現在就是概括那些在辦公室中,的職責和責任時候了,同時要確認適當的標準和行為。在這點上,專案辦公室可以其照顧的專案提供服務了。
7. 回顧起動階段
以養成經常回顧任何行為的習慣,來確保沒有遺漏的步驟,在專案的起動階段特別正確,因為這對於專案的成功至為重要,是在決定專案的起動要求是否達到了的時候了。
但在整件專案的生存週期中,還是要經常回顧每個階段的。這是為何你可以監控和報告專案的進度,同時能確保它是保持在道上的原因。
首先,專案是按著時間安排的嗎?然後注意在這專案的階段預算是否足夠,有甚麼交付物是要生產和批准的呢?
檢視確認了的風險亦很重要,同時要看看有沒有發生,如果發生了,它們要怎樣去控制和解決。這些在任何專案中都是會變化的,所以要檢視這些變化是否適當,以保持專案能在軌道上。