在辦公室系統工作會議上的意見講話
在辦公室系統工作會議上的意見講話
同志們：
今天的會議形式很好，是一次務實的會議，把各單位的辦公室主任召集在一起開會，能夠更好地瞭解各單位的實際工作情況，今後這樣的會議要一年一次定期召開。此外，還應不定期地召開各種專業研討會，進一步加強辦公室工作的交流。下面，我講三點意見。
一、充分肯定公司辦公室系統的工作成績，進一步堅定工作信心。
近一個時期以來，公司辦公室系統圍繞著公司的改革、發展穩定大局，做了大量的工作，取得了顯著的成績，主要表現在這幾個方面，一是辦公室基礎建設取得了新的進步，公司總經部按照省公司總經部的安排部署，積極開展標準化辦公室建立工作，並在全省第一個通過了標準化辦公室驗收。在總經部的帶動和指導下，公司系統的標準化辦公室建立工作得到全面深入的開展，夷陵區公司辦公室在全省率先通過了縣級企業標準化辦公室驗收，為公司系統各單位強化辦公室基礎建設樹立了良好的榜樣。二是業務管理效率大幅提高，督辦、檔案、信訪、外事、資訊、保密、接待、法律、公文、車輛等辦公室業務管理的效率大幅提高，取得了包括省公司檔案工作先進單位、宜昌市建議提案辦理工作先進單位等榮譽。尤其是在強化車輛管理方面想了很多辦法，為降低車輛管理使用成本發揮了積極的作用。三是圓滿地完成了多項重大任務。特別是接待工作方面，規範、得體地完成了包括國網公司主要負責人來宜檢查指導工作等一系列高規格的接待任務，為樹立企業良好形象發揮了積極的作用，得到了省公司領導的高度好評。四是企業規劃工作方面，在立足國網公司“一強三優”發展目標、“三抓一創”工作思路和省公司“三型二化一強”發展規劃的基礎上，總經部彙集了公司上下智慧，制訂了《宜昌供電公司20__年至20__年發展戰略規劃》、《宜昌供電公司第一屆總經理任期目標》等遠景目標體系，為科學規劃公司今後一個時期的發展方向和發展目標做出了積極的貢獻。
這些成績的取得，是公司辦公室系統廣大工作人員積極思索、勇於實踐創新的結果。這些成績，為推動企業的改革和發展、保持和鞏固企業安定團結的局面產生了積極而深遠的影響。在此，我代表公司，向長期以來在辦公室崗位上兢兢業業工作的同志們表示衷心的感謝。
二、深刻認識公司面臨的形勢，增強工作的責任感和緊迫感。
儘管辦公室工作取得了顯著的成績，但是我們要認識到，隨著企業內外部形勢的發展變化和電力體制改革的不斷深入，國網公司系統自上到下的工作步伐和節奏越來越快，對工作效率的要求越來越高。辦公室系統是企業非常重要的綜合管理部門，是企業對外聯絡的主要視窗之一，是聯絡企業領導與職工的重要橋樑和紐帶。在企業中擔任著“參謀部、事務部、服務部”的職能，公司的辦公室系統，要更好地適應企業形勢發展變化的要求，要更好地勝任工作，還有很多地方需要改進和完善。如在履行參與政務的過程中，一些同志僅停留在當領導傳聲筒的層面，少有深入實際、總結單位情況、向領導決策提供有價值的資訊。把領導的一些工作思路和觀點，深化、細化、量化成可以實際執行的工作制度的事例更加少見。在處理事務的過程中，工作方式方法比較單一，很多時候都是被動的、機械式的應付，對工作進行深層次思索和創新的舉措不夠。行使服務職能，服務物件較多地體現在領導幹部身上和單位事務上，對一般職工群眾的服務意識不夠。
要更好地適應新的時期，我們要努力實現各級辦公室由事務型向參謀型轉變、由被動型向主動型轉變、由傳統型向開拓型轉變，要力爭把辦公室建成把握全域性的參謀中心、傳達政令的指揮中心、管理事務的協調中心、渠道暢通的資訊中心和工作一流的服務中心，切實發揮好參與政務，處理事務，搞好服務三項職能。希望大家深刻認識形勢，深入地理解領會辦公室工作的重要性，不斷增強工作的責任感和緊迫感，從思想和行動上積極做好開創辦公室工作新局面的準備。
三、全面加強能力建設，努力開創辦公室系統工作的新局面
下一步的辦公室工作，要立足參與政務、處理事務、搞好服務三個基本職能的要求，全面提高辦公室工作能力。
（一）提高管理事務的業務能力
與其他業務部門比較，辦公室工作的特點比較突出：一是體現整體工作的計劃性與日常工作的多變性上。在辦公室的實際工作中，很多時候是計劃不如變化快，這就要求辦公室在工作計劃安排上必須高度靈活才能適應實際工作變化的需要。二是體現在工作職責的定性化與日常工作安排的隨機化上。辦公室是公司的綜合管理部門，既有固定的工作職責，又要管理企業中一些臨時性的、突發性的事務，大家剛才在發言中也談到了，企業中一些沒有人管理的事務，很多時候都要由辦公室來實施，辦公室在企業裡充當著“不管部”的角色，對人員的素質和技能要求比較高；三是體現自身工作的主動性與服務工作被動性之間的矛盾性上。辦公室是服務部門，工作要講主動性，但是在發揮主動性的同時，還要注意處理服務物件的被動問題，要主動克服困難，滿足服務物件的需要，否則容易出現費力不討好的結果。所以，從這個角度上講，辦公室業務對工作人員的工作作風和工作態度的要求是很高的。
辦公室工作的這些主要特點，決定了辦公室工作必須要高度重視業務能力建設。對辦公室業務能力建設的重點，我主要想強調一個程式化和制度化的問題。辦公室的日常性、事務性工作，不僅多，而且比較雜，提高辦公室工作效率的一個基本途徑就是規範工作辦理的程式和制度。一方面要堅決按照程式辦事，該是那一級領導負責，那一級管理的事要嚴格劃分職責，實施分級負責，對口管理。如果不是特別急迫或者是有特殊意義的事，不宜越級彙報和越權辦理，不要把本單位大大小小的事情都推向主要領導，影響他們對企業經營等主要工作的思索和研究，這就是辦公室服務領導的一個主要內容。我們要配合領導提高工作效率。另一方面，辦公室工作要注重走制度化的道路，要善於在工作中總結經驗，摸索規律，對於一些在工作中比較成熟的做法，應該考慮透過制度的形式，把它固定下來。走制度化道路，不但能夠減少在工作辦理中的隨意性，增強業務辦理的'正確率。而且，有制度作為準繩，可以避免在工作中的一些人為的內耗環節，提高工作效率。
（二）提高參與政務的參謀能力
提高參謀能力要著力提高大局意識、團結意識、服務意識、責任意識、效率效益意識和創新意識。
在思想認識上要牢固樹立大局意識，辦公室主任在某種意義上代表著公司的黨政一把手，必須要有全域性意識、大局意識和把握全域性的能力。辦公室是企業的綜合協調部門，對維護企業團結、維護企業班子成員之間的團結負有重大責任，可以這麼說，辦公室在企業中發揮著潤滑劑的作用。所以，辦公室不僅內部自身要加強團結，而且要積極維護好企業的團結。辦公室的服務職能，全面體現在對內、對外、對上、對下各個方面，必須要進一步強化服務意識。再一個是責任意識，我們要把自己的本職工作做好，把我們自己的一畝三分地種好，把我們自己該做的工作做好。在當前的工作中，有一種不好的現象，有些同志在工作中遇上問題和困難時，缺乏責任意識，不經過思考，把困難和問題直接推向領導，這就是一種不負責任的表現。我們還要強化效率和效益意識，我們是企業，我們的辦公室是企業的辦公室，企業的中心任務是實現價值的最大化，很多事情辦與不辦，要以成本和效益為標準，辦公室主任在很多時候是代表公司黨政一把手在思考問題，要有效率和效益意識。還有一個創新問題，現在我們各個口都在強調創新，在創一流同業對標工作中，都在努力樹立標杆。辦公室系統的同志們，要透過學習，探索辦公室工作一些新的管理模式和管理方法，爭取做創新辦公室管理的標杆。
提高參謀能力的另外一個重要途徑是要創新資訊報送制度，力爭透過一定的形式和內容，藉助一定的載體，進一步加強企業內部的聯絡。包括我剛才提的縮短會議週期，加強辦公室工作資訊調研等。資訊報送要規範，我建議我們可以建立企業內部參考資訊報送制度，明確必須向公司上報資訊的範圍和內容，以制度的形式，進一步規範資訊報送工作。國網公司在資訊報送方面的要求越來越嚴格，最近專門下發了一個《國家電網公司關於對外關係若干問題的暫行規定》，對國網公司系統各級領匯出席各類慶典活動進行明確的規定，參與重大慶典活動必須向國網公司上報，由國網公司辦公廳統一協調。要圍繞企業的中心工作開展調查研究，辦公室系統要下發工作要點，明確研究課題，結合企業在改革發展中的重點難點問題，深入基層和一線去調查研究，尋找問題的來龍去脈和結症所在，探索解決問題的辦法，為領導解決這些問題提供有實際價值的建議。當前，多經發展問題、線損和均價管理問題、企業管理流程的理順最佳化問題等都是企業亟需解決的重大問題，希望大家對這些問題進行專題的調研，整理出有見地、有價值的調研材料供領導參考。要根據領導意圖抓好文稿起草工作，對企業發展遠景目標、工作報告、領導重要場合講話等重要文稿的編制撰寫工作要高度重視，努力做個有心人，提高文字能力。文字能力是辦公室工作的一項最基本能力，辦公室各個崗位的工作人員尤其是辦公室主任，更要高度重視自己的文字能力，要能夠撰寫工作總結、報告等。我們千萬不能給領導和其他部門的同志留下這麼一個印象，就是辦公室是一個打雜部門，是一個真正的“不管部”。包括在各種場合的發言，辦公室的同志們都要力爭做到邏輯清晰、條理分明。
（三）提高服務大局的執行能力
強化執行力是王總最近在宜昌調研時談到的一個重要問題，也是我感觸比較深的問題。執行力是治企力的基礎和保障。對於辦公室工作而言，保證領導班子的決策能夠得到全面落實是執行力的重要體現。強化執行力最關鍵是要抓好督辦工作。在這方面我提一個要求，辦公室系統要建立督辦制度和定期通報制度，對公司的各種重要會議明確下來的重大任務和各級領導調研指導工作時提出來的工作要求，要及時準確地派出工作督辦任務，做到有部署、有檢查、有落實。此外，還應建立資訊定期通報制度，結合同業對標工作的要求，最少在一個季度內，要對辦公室工作進行一次通報，通報的主要內容包括企業改革情況、穩定情況等等，並將相關的資訊報送相關領導。提高執行力，要高度重視協調工作。在具體的辦文、辦會、辦事中，協調工作十分重要，如果協調工作沒做好，就形成不了各方面的合力。同時，要按照“凡事有人負責、凡事有人監督、凡事有章可循、凡事有據可查”的原則，加快公司辦公室系統工作制度體系的建設完善力度。綜合管理修章建制的職責在辦公室，我們要力爭做到辦公室的每一項業務，從受理到落實到考核，都按照既定的程式流轉，使辦公室的工作流程簡明、條理清楚、銜接緊密、運轉高效。比如說我們的接待管理和會議管理等，要建立相關的管理臺帳、讓領導瞭解每一個時期的工作情況，包括接待了多少客人？是什麼級別的？開了多少會，費用開銷情況如何等，讓領導對公司的這些工作有個總體瞭解。
此外，要高度重視辦公室隊伍建設，要加強學習，透過建立“工作學習化、學習工作化”的機制來提高工作人員的綜合能力。剛才很多同志也提了，要進一步加強辦公室工作人員的培訓工作。請總經部認真思考培訓工作，下一步要加強對辦公室系統的業務培訓力度，包括辦公室主任的輪崗輪訓以及禮儀培訓等。要加強對辦公室幹部的培養力度，在辦公室人員的選擇上要注重內在素質和外表形象，要注意跟蹤培養，防止人才斷層。由於長期在領導身邊工作，地位比較特殊，辦公室人員要更加嚴格地要求自己，做到自警、自省、自重、自勵，正確處理好各方面的關係，尤其是要把好廉潔從業的關口。在這裡我也給同志們表個態，在下一步的工作中，我們將給辦公室的同志們更多的關心、鼓勵、支援和開通，充分調動大家的積極性。包括大家談的待遇問題、基本工具裝置問題尤其是辦公自動化問題，要下決心解決，從各個方面儘量多關心大家、多愛護大家，讓大家安心崗位工作，努力把辦公室系統建成五個中心，全面發揮三項職能。借今天的機會我還要強調一個具體問題，就是VI系統的推廣工作，這是公司企業文化建設的重要組成部分，公司已經在全面安排部署，各單位要高度重視，並且在工作中積極配合。
希望透過今天的會議，對大家更新觀念起到一種促進作用，更希望大家在今後的工作中積極探索辦公室管理的規律，不斷提高管理辦公室工作的能力，帶領辦公室更好地服務企業的改革與發展。