電子公文管理系統的相關方案

電子公文管理系統的相關方案

　　1、 引言

　　公文是政府軍隊等各類部門請示彙報、命令下達等工作中的重要部分。傳統的公文歸檔以紙質原件為主，存放在檔案局等部門，當歸檔公文數目逐漸增多時，公文的查詢就存在效率較低等缺點。尤其是當用戶記不清楚公文的具體年份、標題等內容時，在紙質歸檔公文中進行基於內容的模糊查詢幾乎無法實現。另外，紙質公文的管理、維護、防腐等，也需要大量的人力物力支援。

　　隨著計算機硬體、區域網設施的普及以及使用者計算機水平的不斷提高，當前公文的撰寫基本都是先完成電子版本，然後再列印傳達。因此，將公文的電子版進行歸檔成為可能[1-2]。實施電子公文的歸檔管理[3-4]，與傳統方法相結合，可以在幾乎不增加額外勞動量的前提下，對公文的管理、查詢、維護工作起到大大的改善效果。

　　2、 系統設計

　　《電子公文管理系統》就是在這樣的背景下產生的`。其目的是在不改變使用者公文撰寫流程的前提下，完成電子公文的歸檔、查詢等功能。此外，對歷史公文的充分借鑑，還可以提高使用者公文撰寫格式的規範以及公文內容風格的一致性等。

　　系統採用標準的客戶端-伺服器模式（c-s模式），由oracle資料庫伺服器[5]對電子公文的儲存、查詢提供支援。客戶端軟體由delphi實現，包括公文模板管理、公文歸檔、公文撰寫、臨時公文管理、公文查詢和系統設定六大模組，如圖1所示。

　　“公文模板管理”可以將常用的空白公文模板儲存到資料庫中，使用者可以據此撰寫新的公文。“公文撰寫”模組可以依據公文模板或已經歸檔的歷史公文，撰寫新的公文。使用者只需修改其中的內容即可，而不用再過多關心其格式等內容，提高公文撰寫的效率。“臨時公文管理”對新撰寫的公文以及尚未定稿的公文進行管理，支援同一公文的多個不同版本，並可以將臨時公文及時上傳備份到伺服器以防丟失，同時能夠方便地從其它機器閱讀修改公文。“公文歸檔”對於已經完成的公文，可以歸檔錄入資料庫，以方便將來查閱。系統提供單個公文歸檔、批次歸檔等多種歸檔方式，並能夠透過“公文自動分析”功能解析出公文中的專案，如標題、關鍵字等，減少公文歸檔的工作量，提高系統可用性和效率；同時還可以將領導簽字照片等附件一同錄入，以提高公文歸檔的完整性可用性。“公文查詢”模組能夠對所有已歸檔的公文進行高效查詢。除了支援靈活的按照各種專案自定義條件查詢外，還支援基於內容的查詢，即可以查詢內容中包含指定文字的所有公文。最後，“系統設定”模組包括不同部門、不同級別使用者的使用者管理及許可權控制功能，靈活的資料庫連線引數配置功能等。 3 關鍵技術 系統實現的主要難點和創新包括以下幾個方面：

　　1）公文在oracle資料庫中的存取控制；

　　2）公文內容的自動解析和批次歸檔；

　　3）基於公文內容的全文檢索查詢；

　　4）本地文件與資料庫備份文件的比較及版本控制。

　　3、公文在資料庫中的存取

　　一個公文由很多元素組成，如標題、發文機關、公文種類、年份、主題詞、引發說明、承辦說明、正文等等[2]。在資料庫中的存取有兩個方案：一是將各種元素分開儲存，使用者預覽全文時再按照公文格式要求合併成一個文件。該方案的好處是分開儲存便於使用者的查詢；不足是當合成新文件是需要考慮公文的格式要求。因為公文型別繁多，因此恢復新文件的操作複雜，而且往往難以完全恢復原樣。第二個方案是將整個文件採用二進位制方式儲存在資料庫中。這樣的好處是文件的恢復比較簡單，但是由於各個元素沒有分離，因此在公文的查詢方面存在不足，需要解析文件內容並逐個分離出元素資訊，效率較低，難以滿足快速、靈活的查詢需求。

　　透過分析比較，系統採用了一個折中方案：對於除正文以外的其它元素，如標題、發文機關、年份等，在資料庫中分別在不同欄位中分離儲存，以方便使用者的查詢；同時又將文件本身進行儲存，以便於公文的恢復。該方案以一定的儲存開銷為代價，較好地照顧了查詢操作和公文恢復操作。因為除正文以外的其它元素內容很少，透過資料庫中的日期型欄位、 varchar欄位等即可滿足要求，因此引入的額外開銷非常校實驗部分證明了該方法的有效性。