關於運用管理軟體實現預算管理的解決方案
關於運用管理軟體實現預算管理的解決方案
隨著財務軟體在企事業單位的廣泛運用，很多企事業單位實現了從憑證處理、記賬、到報表輸出等基本會計業務的電算化。如何深化計算機在會計中的運用，特別是如何運用管理軟體實現預算管理，是當前財會人員所關心的問題。本文以蘇州新蘇綸紡織有限公司為具體案例，分析了企業預算管理模式的基本思想，並提出瞭如何將企業預算管理模式與管理軟體相結合實現預算管理的解決方案。
一、蘇州新蘇綸紡織有限公司預算管理模式分析
企業要實現預算管理，首先根據企業現階段的發展水平和管理需求選擇其預算管理模式。蘇州新蘇綸紡織有限公司是一個傳統型的紡織企業，其市場相對穩定，企業處於穩步發展階段。在這一時期，採用擴大銷售的方法來提高企業的利潤不是非常有效，因此，提高企業利潤的重心就放在加強成本費用的管理上。
與企業的發展階段相適應，在進行預算管理時採用以成本費用為中心的預算管理模式，對企業的成本費用進行事前、事中和事後管理，下面對新蘇級預算管理模式進行分析。
要實現以成本費用為中心的預算管理模式，蘇州新蘇綸紡織有限公司設計瞭如下預算管理框架，其預算管理流程如圖1所示：
（一）預算的編制
蘇州新蘇綸紡織有限公司採用零基預算的方法，每月由各部門對其資金收支情況進行預算，總會計師和總經理確認預算合理以後，財務部門將全公司的預算進行彙總，形成企業的月份資金使用總預算。
由於預算是建立在對企業業務情況的一定假設基礎上的，而企業的實際業務情況不一定內含在假設範圍，因此各部門有時需要根據業務發展態勢調整本月預算。出現這種情況時，要求追加用款的部門填寫“月度用款追加計劃申請表”，說明申請追加用款的理由及金額，總經理審批通過後，方可加入預算範圍內。
（二）預算的'執行和控制
該公司對預算的執行情況採用雙軌制進行記錄，即對每一筆支出，需要財務人員填制憑證，在總賬子系統中自動登記總賬和明細賬；同時，經手人必須填寫“申請領用支票及申請付款工作聯絡單”（此單設有申請人簽字、申請部門負責人簽字、公司主管副總審批、公司總經理審批欄），並在“限額費用使用手冊”上進行登記，控制成本費用的發生。限額費用使用手冊類似於為預算管理所設計的責任會計賬。
（三）預算的考評
月末對限額費用使用手冊進行彙總，得到資金費用使用匯總表，隨後將彙總表和預算進行比較，找出二者的差異，並進一步分析差異形成的原因。
新蘇綸對各部門的費用支出在預算的基礎上進行了有效的控制，對整個企業的成本費用確實起到了非常好的監控作用。而且事後的差異分析為各部門的業績考核提供了依據，企業的獎懲制度有了實施的基礎。
二、計算機環境下實現預算管理的解決方案
當企業選擇了一種預算管理模式，並設計了滿足企業管理需求的預算管理框架後，如何在計算機環境中應用管理軟體建立預算管理的解決方案呢？下面，我們討論該公司在計算機環境下應用“用友管理軟體”實現預算管理的解決方案。
（一）利用管理軟體的功能構建滿足預算管理單軌制流程
蘇州新蘇綸紡織有限公司在預算管理的流程中採用雙軌制，即對每一筆支出，需要財務人員填制憑證，在總賬子系統中自動登記總賬和明細賬；同時，經手人都必須填寫“申請領用支票及申請付款工作聯絡單”，並在“限額費用使用手冊”上進行登記，透過責任會計賬控制成本費用的發生。這種方法雖然存在著很多問題，如一筆費用支出後必須進行兩次記錄，增加了財務人員的工作量；所提供的雙重資料之間缺少直接聯絡甚至還可能導致兩種核算之間的資訊衝突等。但是，在手工方式下這種模式是必不可少的。在計算機環境下，解決方案不能簡單模仿手工預算管理流程，而是應該結合管理軟體的功能，充分發揮計算機資料處理的優勢，在設計新的解決方案的同時，保證企業預算管理目標的實現。首先，對於新蘇綸紡織有限公司預算管理的雙軌制流程進行改造，將雙軌制流程改為單軌制流程，如圖2所示：
採用單軌制流程，在期初（月初或年初）定義預算，日常發生的每一筆支出只需透過憑證錄入一次，計算機將按照預算管理的要求，按科目和部門歸集和彙總實際發生額，並儲存在賬務資料檔案中。當需要預算考評時，計算機自動從賬務資料檔案中提取實際數，並與預算數進行比較，高速、準確生成各種預算管理分析表（如，部門預算分析表、專案預算分析表、科目預算分析表、成本費用預算分析表、利潤預算分析表等）。這樣免去了大量的重複工作，而且其產品成本和責任成本之間的聯絡增強，便於合理考核預算執行主體的工作業績。因此，如果採用單軌制流程進行預算管理，能以更低的預算管理成本獲取更高的預算管理效益。
（二）用預算管理的觀念設定科目
為了進行預算控制，需要對各部門差旅費、業務招待費等各種控制專案用相應的科目和部門進行反映和控制。因此，在管理軟體中需要進行預算管理科目的設定，如“差旅費”設定為“部門核算”，如下表所示：
以便在各費用發生的同時，可以在總賬中按部門錄入其發生額；在進行資料處理時，可以按照部門進行歸類彙總；在將資料轉化為資訊輸出時，按部門、按科目將預算和實際發生額進行對比分析。
（三）按預算管理觀念編制部門預算
在科目設定完後，啟動“財務分析系統”編制預算。先選擇預算型別，預算型別分為粗放預算和精細預算，所謂精細預算是指對某個部門或某個專案中的核算科目制定預算數；而所謂粗放預算就是將某個部門或某個專案裡需要進行預算控制的各科目按照已選定的控制方向，制訂一個部門或專案的總預算數，而並不對每個科目制訂預算數。企業可根據實際情況確定預算型別。下表選擇“精細預算”型別。確定預算型別以後可以在預算初始錄入各科目的部門預算金額（精細預算）或者各部門的總的預算金額（粗放預算）。編制部門預算數如下表所示。當各部門需要調整預算金額時，在“追加”欄中錄入調整金額即可。
（四）按預算管理觀念處理日常業務和實時控制
財務人員錄入反映各種經濟業務的單據時，如果涉及到與預算管理科目有關的業務，則系統提示需要錄入相應的部門；如果部門的實際發生額大於預算數，計算機彈出視窗警告不允許處理。據此可實現對預算專案的實時控制。
（五）預算考評
當管理者需要對企業的生產經營活動進行動態考評或綜合考評時，可以直接在“財務分析系統”中選擇“預算管理”，此時，計算機自動從賬務資料檔案中獲取預算執行實際資料並與預算數進行對比，按月、按季或按年輸出各種預算管理分析表。例如，希望得到部門預算分析表，以考核各部門預算的完成情況，評價各部門的工作業績，此時選擇“預算管理”，其結果如下：
總之，預算管理是一種行之有效的綜合管理方法，但只有在它與管理軟體相結合時，才能得以更有效地運用和推行，並以更優的成本效益比實現對企業各部門的預算管理和對企業整個業務流程的控制。