傳送催款函需要注意哪些事項

傳送催款函需要注意哪些事項

  催款函是一種催交款項的文書,是交款單位或個人在超過規定期限,未按時交付款項時使用的通知書。那麼傳送催款函需要注意哪些事項?下面就隨小編一起了解了解吧。

  傳送催款函需要注意哪些事項

  催款函是一種催交款項的文書,是交款單位或個人在超過規定期限,未按時交付款項時使用的通知書。催款方在製作中應注意以下事項:

  一、催款函應包括以下內容:

  1、欠款方名稱

  2、欠款事項

  3、欠款時間

  4、欠款原因

  5、欠款金額

  6、發票編號

  7、催款方的銀行賬號

  8、最後付款期限

  二、催款函催款方的資訊要明確方便欠款方還款,包括以下

  1、催款方的聯絡人

  2、聯絡電話

  3、聯絡地址

  三、催款函催款的語氣,根據催款性質不同,注意如下:

  1、通知催款函欠款方並告知付款時間將要到或已經到,讓對方企業準時付款。此時是通知性質,催促語氣不宜強烈。

  2、催款函欠款方未按時付款或已長時間拖延付款,收款方不僅是通知,更有嚴重警告的意思,催促語氣比前者強烈,催款的內容、時間更為明確。

  出於保持催款單位與欠款方的友好合作關係,催款函可以分階段發出,如第一階段予以提醒,第二階段直接催款,第三階段“最後通牒”。

  四、催款函尾部寫明催款方的處理意見

  在催款函尾部可以增加欠款方經催款函提醒仍不付款,催款方可根據相關規定(如合同約定、銀行規定)加收罰金,或是透過法律途徑解決付款事宜。

  綜上,傳送催款函的目的是向欠款方催收款項,在書寫過程中,催收方必須對催款函上的各項內容給予明確,尤其是欠款時間、欠款金額、催款方的銀行賬號、最後付款期限等,方便欠款方還款,從而最大限度的保障催款方的合法利益。

  催款函的形式

  ①便函式:以信函的形式寫作。

  ②表格式:人們在長期實踐基礎上約定俗成的固定表格,使用時直接填寫即可。

  催款函的作用

  ①查詢:催款函可以及時瞭解對方單位拖欠款的原因,溝通訊息,以便採取相應的對策和措施,協調雙方的關係。

  ②催收:債權方為了加速資金流動以及合理週轉,擴大再生產,會對債務有意或無意拖欠付款的行為採取催款措施。透過催款可以及時追回拖欠款,儘可能避免或減少經濟損失。

  ③憑證:如果由於拖欠付款給債權方造成了實際經濟損失,催款函又可以起到記載憑證作用,即當催款單位在想有關方面提出追查對方的經濟責任時,催款函可以作為一種有力的憑證。

  催款函的結構

  催款函的結構一般由標題和編號、催款和欠款單位的名稱和賬號、催收內容、處理意見、落款等五部分組成。

  (1)標題和編號

  如果催收的是緊急的款項,可在標題前寫上“緊急”二字。標題一般要註明編號,以便於查詢和聯絡,並且一旦發生了經濟糾紛而走上法庭時,它也是一份有力的憑證。也有的'不編號

  (2)催款和欠款單位的名稱和賬號

  催款函要清楚、準確地寫上雙方單位的全稱和賬號。必要時,要寫明催款單位的地址、電話及經辦人的姓名,若是銀行代辦催款的,還必須寫明雙方開戶銀行的名稱及雙方賬號名稱和賬號。

  (3)催收內容

  這是催款函的主體部分,應清楚、準確、簡明地寫出雙方發生往來的原因、日期、發票號碼、欠款的金額及拖欠的情況,比便使受文單位明確情況,及時地交款。

  (4)處理意見

  催款方在催款函上提出處理辦法和意見。這種意見一般都是從以下三個方面予以說明:

  ①要求欠款戶說明拖欠的原因。

  ②重新確定一個付款的期限,希望對方按時如數交付欠款。

  ③再次逾期不歸還欠款將採取的罰金或其他措施。

  (5)落款

  寫明催款單位的全稱,並加蓋公章,然後註明發文日期。

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