傳送催款函需要注意哪些事項

傳送催款函需要注意哪些事項

　　催款函是一種催交款項的文書，是交款單位或個人在超過規定期限，未按時交付款項時使用的通知書。那麼傳送催款函需要注意哪些事項?下面就隨小編一起了解了解吧。

　　傳送催款函需要注意哪些事項

　　催款函是一種催交款項的文書，是交款單位或個人在超過規定期限，未按時交付款項時使用的通知書。催款方在製作中應注意以下事項：

　　一、催款函應包括以下內容：

　　1、欠款方名稱

　　2、欠款事項

　　3、欠款時間

　　4、欠款原因

　　5、欠款金額

　　6、發票編號

　　7、催款方的銀行賬號

　　8、最後付款期限

　　二、催款函催款方的資訊要明確方便欠款方還款，包括以下

：

　　1、催款方的聯絡人

　　2、聯絡電話

　　3、聯絡地址

　　三、催款函催款的語氣，根據催款性質不同，注意如下：

　　1、通知催款函欠款方並告知付款時間將要到或已經到，讓對方企業準時付款。此時是通知性質，催促語氣不宜強烈。

　　2、催款函欠款方未按時付款或已長時間拖延付款，收款方不僅是通知，更有嚴重警告的意思，催促語氣比前者強烈，催款的內容、時間更為明確。

　　出於保持催款單位與欠款方的友好合作關係，催款函可以分階段發出，如第一階段予以提醒，第二階段直接催款，第三階段“最後通牒”。

　　四、催款函尾部寫明催款方的處理意見

　　在催款函尾部可以增加欠款方經催款函提醒仍不付款，催款方可根據相關規定(如合同約定、銀行規定)加收罰金，或是透過法律途徑解決付款事宜。

　　綜上，傳送催款函的目的是向欠款方催收款項，在書寫過程中，催收方必須對催款函上的各項內容給予明確，尤其是欠款時間、欠款金額、催款方的銀行賬號、最後付款期限等，方便欠款方還款，從而最大限度的保障催款方的合法利益。

　　催款函的形式

　　①便函式：以信函的形式寫作。

　　②表格式：人們在長期實踐基礎上約定俗成的固定表格，使用時直接填寫即可。

　　催款函的作用

　　①查詢：催款函可以及時瞭解對方單位拖欠款的原因，溝通訊息，以便採取相應的對策和措施，協調雙方的關係。

　　②催收：債權方為了加速資金流動以及合理週轉，擴大再生產，會對債務有意或無意拖欠付款的行為採取催款措施。透過催款可以及時追回拖欠款，儘可能避免或減少經濟損失。

　　③憑證：如果由於拖欠付款給債權方造成了實際經濟損失，催款函又可以起到記載憑證作用，即當催款單位在想有關方面提出追查對方的經濟責任時，催款函可以作為一種有力的憑證。

　　催款函的結構

　　催款函的結構一般由標題和編號、催款和欠款單位的名稱和賬號、催收內容、處理意見、落款等五部分組成。

　　(1)標題和編號

　　如果催收的是緊急的款項，可在標題前寫上“緊急”二字。標題一般要註明編號，以便於查詢和聯絡，並且一旦發生了經濟糾紛而走上法庭時，它也是一份有力的憑證。也有的'不編號

　　(2)催款和欠款單位的名稱和賬號

　　催款函要清楚、準確地寫上雙方單位的全稱和賬號。必要時，要寫明催款單位的地址、電話及經辦人的姓名，若是銀行代辦催款的，還必須寫明雙方開戶銀行的名稱及雙方賬號名稱和賬號。

　　(3)催收內容

　　這是催款函的主體部分，應清楚、準確、簡明地寫出雙方發生往來的原因、日期、發票號碼、欠款的金額及拖欠的情況，比便使受文單位明確情況，及時地交款。

　　(4)處理意見

　　催款方在催款函上提出處理辦法和意見。這種意見一般都是從以下三個方面予以說明：

　　①要求欠款戶說明拖欠的原因。

　　②重新確定一個付款的期限，希望對方按時如數交付欠款。

　　③再次逾期不歸還欠款將採取的罰金或其他措施。

　　(5)落款

　　寫明催款單位的全稱，並加蓋公章，然後註明發文日期。