醫療科技檔案管理工作調研分析

醫療科技檔案管理工作調研分析

　　醫療科技檔案管理工作是醫院科研活動的基礎和真實記載，是提高醫療科研質量、促進醫療科研進步，為醫院現代化建設服務的重要保證。同時，醫療科技檔案是醫院綜合檔案的重要組成部分，加強對醫療科技檔案的管理是醫院科研管理的一項重要工作，尤其是在醫院體制改革和現代技術高速發展的今天，醫療科技檔案在整個醫院檔案中所佔的比例也顯著增加，在醫院科學管理中所處的地位也越來越重要。目前，醫院檔案工作已打破了文書檔案、科技檔案等各門類檔案分開管理的模式，向著適合於醫院整體宏觀管理、綜合管理的方向發展，從原來行政檔案管理的單一模式轉變為主要以科技成果檔案、科技課題檔案管理綜合的模式，這一管理模式提高了課題的中標率，促進了醫院科技成果的獲得及轉化，為醫院的現代化發展起到了重要作用。本文就醫院醫療科技檔案的管理進行思考和探討。

　　一、轉變觀念，重視科技檔案管理在醫院科研教學工作中的作用

　　（一）醫療科技檔案管理工作的認識要統一。醫院要做好醫療科技檔案管理工作，關鍵是要統一思想，統一觀念，統一認識，加強領導，互相協作，克服科技檔案管理工作中的落後思想和傳統觀念，使各級領導、科技管理部門和科技人員真正認識到科技檔案管理工作對保證和促進醫院科技工作所起到的重要作用；要充分認識到醫院科技檔案的作用是多方面的。如何合理利用科技檔案資訊並最大限度地發揮它在科研管理中的作用，對提高醫療質量和科研水平都將產生重要的影響。由於科技檔案真實地記錄、儲存著各項科研課題的立項申報書、科技成果簽定證書、計劃任務書，技術總結報告、合同書、課題專案評審意見書、評審報告、實驗記錄、經費使用、效能檢測報告以及標準等有關學術活動的全部過程，因此，成為科研成果鑑定和申報乃至科研成果推廣應用的重要依據。檔案人員要針對醫學研究和科研人員的需要，設定不同專題，篩選、編輯醫務人員的科研成果、醫學論文及資料，介紹新技術、新方法、新專案和醫療業務發展動向，為醫務人員科研活動提供指導性服務。近年來，各級醫院特別是各大中型醫院在"科研興醫，科教興院"戰略方針的指導下，充分利用科技檔案，將科研計劃管理與科研計劃檔案管理相結合，嚴把科技檔案的質量關，使之在科研成果的鑑定申報以及科研成果的推廣利用過程中發揮了重要作用。同時，醫務人員在科研活動中，要想加快科學研究的程序，取得更多的科研成果，就必須擁有大量充分可靠的科研資料。因此，醫院要切實加強科研檔案的管理，把靜態的檔案變成動態的資訊，活化科研資料，為醫務人員開展醫療、科研、教學工作服好務。

　　（二）醫療科技檔案工作的理念要創新。檔案工作的創新是指檔案管理體制、檔案工作執行機制、檔案管理與利用活動等方面的制度創新。因此，醫院科技檔案工作的理念要創新，觀念要改變，要較好的運用現代資訊科技和科學的管理模式，順應當前時代的發展需要。尤其是《中華人民共和國檔案法》頒佈和實施以來，科技檔案工作正向法制化、規範化、標準化管理方向邁進，這就要求我們醫療科技檔案工作也要堅持與時俱進，走改革與創新之路，要把提高創新能力、創新觀念真正落實到醫療科技檔案實際工作中，做好平時科技材料的收集、整理、歸檔工作，作到常做常新。同時要把醫療科技檔案工作當作一門學問，研究它、認識它、探討它，以尋找其科學規律，改變以往傳統落後的工作方法，使醫療科技檔案工作的重點從每年立卷歸檔多少、利用服務多少轉變為醫院前沿科學發展需要和檔案資訊資源的充分開發和利用，以科學的精神和求實的態度拓寬科技檔案管理工作的領域，以求醫療科技檔案工作獲得實際效益和最高利用價值，探索一條醫療科技檔案管理工作的新路子，從而推動醫療科技檔案管理工作不斷向前發展。

　　（三）醫療科技檔案工作的方法要與時俱進。醫院檔案工作的許多傳統做法和管理方法在不同時期的檔案工作中起到了積極作用，但傳統的做法已不能適應醫院當前醫療體制改革的需要，由於過去觀念和管理方法的落後，必須對檔案工作進行大膽的創新和改進。就醫療科技檔案工作而言，人們對其醫療科技成果檔案的價值和認識還不到位，管理體制和管理隊伍還有待健全和完善，從某種意義上說醫療科技成果檔案仍然是目前醫療科技檔案工作中需要加強和特別要重視的環節。隨著醫療衛生事業的不斷髮展和進步，醫療科技成果數量和質量逐年攀升，對科技檔案的要求越來越高，涉及的面也越來越廣，科技檔案也越來越表現其較強的專業性和廣泛的群眾性。針對醫院檔案工作人員對業務部門的科技活動情況不熟悉的狀況，醫院的綜合檔案管理部門應以醫療科研管理部門為核心，互相協助，互相配合，分級管理，制定適合於醫療科技檔案統一管理的範圍和標準，尤其是醫院的科技檔案工作方法要更新，要與時俱進，充分發揮業務部門和醫療科技人員的積極性，以克服醫院原有檔案室科技檔案材料不足、業務不熟的缺陷。透過實踐，探索在資訊時代市場經濟不斷髮展的新形勢下醫療科技檔案工作的新方法、新規律，開創醫療科技檔案工作的新局面。

　　二、醫療科技檔案管理工作存在的問題及原因

　　（一）醫療科技檔案收集不齊全的原因之一是多數醫療科研人員在科研過程中，重視科學研究實踐活動，重視科技成果的論文發表與獲獎，輕視科技檔案資料的平時積累工作，認為這是檔案部門的事，與己無關。

　　（二）醫療科技人員缺乏檔案意識，與一種錯誤的觀點認為，自己在科研活動中形成的材料不一定要歸檔，歸到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便，於是以關鍵技術資料保密為藉口，在科研過程中或科技成果獎勵後應歸檔的資料不願上交或找理由不主動上交。

　　（三）醫療科技檔案的歸檔工作缺乏系統、完整的制度保證，不能做到上、下集中統一管理。醫院檔案管理沒有真正實行“三納入”、“四同步”制度，在科技檔案歸檔管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使醫療科技歸檔管理工作處於失控狀態。

　　（四）醫療科技檔案還存在紙質材料多、電子檔案少、檔案室裝置簡陋等問題，不能有效地開發和利用醫療科技檔案材料，已完成的科技成果、科技專案材料沒有隨時歸檔，即使是代表醫院科技實力的重點、重大科技專案和部分獲獎成果材料也因科研人員的種種原因不能及時歸檔或缺失；有些科技專案結題後，沒有提供完整的專案研發過程中產生的全部技術材料。由於以上原因，醫療科技檔案中出現了四多四少現象，即一般性技術材料多，關鍵性技術材料少；鑑定、審批性材料多，工藝技術性材料少；文字材料多，光碟、磁碟、圖表、照片、錄影少；影印件多，原件少。這些問題嚴重影響了醫療科技檔案的收集、整理工作，制約了醫療科技檔案自身價值的發展和資訊資源的開發利用。

　　三、加強醫療科技檔案管理工作的幾點思考

　　（一）建立科學管理制度，理順醫療科技檔案歸檔程式。科技檔案是科技課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅侷限於某一項科技課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科技檔案的4個特點：專業性、系統性、集體性和階段性。為了規範科技檔案管理工作，就必須遵循國務院釋出的《科學技術檔案工作條例》規定的.“完整、明確、系統、安全和有效利用要求”歸檔。由於一項科技課題完成的時間長（有的專案往往需要幾年），涉及的範圍廣，參加的人員多（集體完成），檔案內容複雜，造成了科技檔案材料形成的週期長，積累材料需跨年度進行，加之課題的進展，其形成的檔案材料就會發生變化，檔案材料也就難以產生連續性，易造成割裂現象。另外，申報科技成果獎有時受到科技申報制度的制約，必須由科技管理部門出具有關證明方能申報，但也有許多已結題而不報獎和暫緩報獎的成果專案就不受制度條款的約束，從而也有可能造成大量科技檔案材料零散在外。為此，必須把科技檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，走實現科技工作與科技建檔工作兩者協調發展的道路，建立合理的歸檔程式，掌握科技檔案管理工作的規律，保證醫療科技檔案的準確、完整、系統，最終使醫療科技檔案工作走上科學化、規範化的軌道，達到提高科技檔案歸檔的質量和效率。因此，醫療科技檔案應實行集中統一管理，可根據《科學技術研究檔案管理暫行規定》，結合本單位實際，制定和完善科技檔案積累和科技歸檔的各科規章制度，理順醫院檔案部門、科技管理部門、科技檔案形成部門之間的工作關係，共同形成一個相互聯絡、相互制約、相互滲透的聯合體。

　　（二）加強重點、重大科技專案的檔案管理。重大、重點專案及高級別獲獎成果最能反映一所醫院的科技能力和對醫院醫藥衛生事業的突出影響力，重點、重大科技專案的研究時間較長，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術進步和新的成果，這些檔案材料既是學校的歷史見證，又是新技術、新創新的基礎，因此對重點、重大科技專案應從立項起立卷歸檔，然後將每個階段產生的技術進步、最新成果、新立項的子課題分年度補充到科技檔案中去，以免遺漏，這對專案研究人員和醫院檔案管理部門都有重大意義。

　　（三）提高醫療科研人員的科技檔案歸檔意識。科研人員是科技檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使醫療科技檔案的管理走上規範化、科學化的良性迴圈的軌道，將會使醫療科技檔案管理工作邁上一個新的臺階。

　　（四）提高科技檔案管理專、兼工作人員的綜合素質。人的素質是關係到工作成敗的最重要的因素，因此科技檔案工作人員綜合素質的提高，是當前醫院提高科技檔案工作的根本保證，一方面要提高工作人員的業務素質，另一方面要培養工作人員愛崗敬業、開拓創新、服務管理、團結奉獻的高尚意志和工作作風。

　　（五）加快科技檔案資訊的開發和利用。檔案工作已進入了資訊時代，我們必須抓住歷史機遇，切實做好科技檔案資訊資源的開發利用工作。目前，醫院綜合檔案室最緊要的是加強和開發利用好自己的軟體系統，在確保科技機密和檔案安全的情況下，實行網上檔案資訊資源共享。網上提供必要的電子檔案，建立健全醫療科技檔案資訊資源管理機制，實現科技檔案資訊資源共享。總之，要透過多渠道，採取各種方法加大科技檔案工作的宣傳力度，增強醫院廣大醫療科研人員的檔案意識，做好醫療科技檔案的平時收集、整理、開發利用等檔案管理工作，提高醫療科技檔案的現代化管理水平，讓醫療科技檔案為醫療科技工作再出成果，推動醫療衛生事業健康、快速發展。