無紙化會議方案相關內容

無紙化會議方案相關內容

　　無紙化會議方案有哪些內容?無紙化會議又有哪些優勢?下面是CN人才公文網小編給大家整理的無紙化會議方案相關內容，供大家閱讀參考。

　　客戶需求

　　隨著傳統的會議組織都會涉及會前準備、會中研討、會後彙總等繁瑣的工作。加之的特殊性質，很多會議涉及不同等級的資料保密。目前，公司各類會議均採用傳統的政府組織方式，所以存在會前紙質資料與銘牌準備過程繁瑣、工作量大且缺乏應變能力;會場排位手工管理、機動性差、效率低;演講資訊集中於傳統大螢幕，距離遠者觀看困難，且不便實時互動;會議中資料修改情況難以記錄，討論過程無法儲存;與會人員與服務人員間溝通不暢;紙質材料可能導致洩密，安全無法保障，對高階機密會議造成嚴重威脅，可能導致重大損失等等問題。隨著資訊化會議時代的來臨，對智慧會議需求不斷提高，網路的應用、輕薄高畫質顯示裝置面世、觸控技術的不斷提高等使智慧化會議普及成為了可能。

　　同時，會議資料管理還處在傳統的文件管理方式。會議資料列印成冊，既浪費了人力、財力，又增加了內部會議資料洩露的風險。無紙化會議管理系統的建設可提高自動化辦公效率，實現無紙化會議、無紙化案件討論，可降低行政辦公費用，提高協同辦公效率。

　　方案簡介

　　無紙化會議系統管理平臺，可提供豐富的會議功能，協助會議主辦方對整個會議流程進行高效便捷的控制，對會前準備，會中管理以及會後歸檔操作提供多種服務功能，保證會議正常、有序、安全地進行。無紙化會議系統終端配備會議應用，可支援電子桌牌顯示、簽到影象採集、多媒體播放、視訊會議、投票表決、呼叫服務、辦公文稿閱讀等多種常見的會議功能，又整合有電子白板、手寫批註、同步文稿演示、文稿導讀、共享到投影儀等高階會議功能，充分滿足參會者的各項需求。在整個會議過程中，無紙化會議系統可以為參會人員提供絕佳的數字化辦公體驗，所有的操作均透過一臺終端完成，簡化了紙質檔案的使用，極大推進無紙化會議辦公水平的發展與進步。

　　方案組成

　　無紙化會議系統全部採用標準的網線或無線路由裝置進行連線及擴充套件，對各種規格的會議室均具有良好的適應性，施工難度低。

　　有線聯網方式：採用千兆骨幹網+百兆分支網配置方式，使用Cat.6/Cat.5e網線進行連線。

　　無紙化會議系統解決方案

　　無線聯網方式：採用千兆骨幹網+無線分支網配置方式，使用CAT.6/CAT.5E網線，無線通訊元件進行連線。

　　n 中央節點連線採用鏈型拓撲結構，由千兆乙太網提供可靠保證，支援超大規模併發。

　　終端透過無線通訊元件接入，可以直接應用於臨時場所及不適合佈線的會場，極大提升了系統的複用性。

　　系統功能

　　管理與設定

　　無紙化會議系統管理端擁有豐富的管理與設定功能，包括裝置管理、座位編輯、考勤管理與背景設定等功能。分別對會議室座位、終端裝置及會議考勤等進行管理與設定

　　裝置管理：可以新增或刪除參會平板電腦的Mac地址，編輯席位編號、新增或刪除席位等。

　　座位編輯：用於管理會議室參會者的'席位排布，與會者名稱等資訊。

　　考勤管理：可以實時檢視全體參會者出席情況，能夠看到具體席位的出勤人姓名與簽到時間。同時可以將此次會議的出勤情況全部匯出。

　　資料管理：會議資料可以進行分級管理，會議助理使用管理端上傳資料時可以設定資料使用許可權。參會者可自由檢視、標註有許可權的文件資料。

　　背景設定：會議助理可以選擇會議室背景，也可以自定義新的模板，設定後，統一將背景傳送給全體參會者。

　　資料閱讀

　　參會者可以對現有文件進行查閱，查閱過程中可以做同步的手寫批註。

　　主講人將本地操作同步全體人員時，全體參會者可以選擇同步觀看會議檔案演示，也可以在觀看的同時，自主檢視其他會議資料。

　　(主要包括常用的word、PPT等文件)

　　會議議程

　　會議助理可以在管理端編輯會議議程，併發佈會議議程，釋出會議議程後，全體參會者都可以在本地Pad檢視會議議程的具體內容;會議助理也可以將會議議程切換到大螢幕，全體參會者無需自己動手操作，即可看到大螢幕的會議議程全部內容。

　　會議投票

　　需要全體參會者參與意見表決時，會議助理在管理端可以直接發起投票，投票內容均為選擇題，由會議助理統一編輯投票內容和選項，參會者選擇具體選項即可，無需輸入漢字。會議助理編輯好後可以傳送至參會者終端，大家各自使用終端投票;也可以將投票內容和選項顯示至大屏，進行現場投票。投票結束後，會議助理可以將投票結果進行儲存，也可以將投票結果顯示至大螢幕，讓全體人員檢視投票結果。

　　便捷的資訊傳送

　　會議過程中會議助理可以透過“傳送訊息”功能，向全體人員或者某位參會者傳送訊息，參會者收到訊息後，可以選擇回覆訊息。比如開會時，有緊急事件需要領導馬上處理，此時，會議助理可以單獨向領導傳送訊息，既不影響會議正常進行，領導又可以及時處理緊急事件。

　　會議存檔

　　支援會議內容存檔，包括會議中使用的會議檔案存檔、會議結論存檔、檔案標註存檔等，同時，會議助理可在會議結束後對儲存的存檔內容進行管理。

　　無紙化會議系統的優勢:

　　節能環保-會議全過程實現真正無紙化，節約能源、助力環保。

　　智慧高效-對會議資料進行統一管理，無需列印，做到移動辦公、移動會議，提高會議效率。

　　保密安全-資料均儲存於會議現場伺服器電腦終端，IPAD等平板電腦線上瀏覽，保證資料安全。

　　經濟實用-一次投資，長期穩定使用，節約會務成本。

　　資料相容-相容各種資料格式檔案，常見的DOC、PPT、XLS、PDF、TIFF、JPG、GIF、MP4、Project、CAD等文件均可支援。

　　操作簡便-人性化的介面設計，一流的操作感受，幾乎不需要培訓即可掌握系統使用，帶來更好的參會體驗。

　　清晰管理-會前、會中、會後有序管理，會務組織工作層次分明，一目瞭然。