關於商務英語書信的格式與結構
關於商務英語書信的格式與結構
我國實行對外開放以來,對外貿易得到迅速發展。WTO的成功加入,使我國的對外貿易事業有了突破和發展。作為對外貿易中的一種基本的通訊聯絡方式,商務英語書信也得到廣泛應用。對於外貿專業的學生以及從事對外貿易的工作者來說,熟練掌握商務英語書信的格式與結構並加以應用,是不可或缺的一項技能。
商務英語書信有自己獨特的格式與結構。雖然現在的人們喜歡標新立異,喜歡以一種更隨意、更友好的方式進行交往,但是,為了避免寄信方和收信方之間由於格式、結構的不統一而引起的混亂,以及由此而帶來的查詢不便、使雙方花費不必要的時間,所以,最安全、最有效的方法就是遵循國際上常用的、約定俗成的格式與結構。一旦選定一種格式與結構,最好是堅持使用,不能想改就改,想換就換,否則就會給對方一種不穩定、不踏實的感覺,會引起一些意想不到的麻煩,有可能最後導致交易的失敗。
一般來說,現在使用的商務英語書信的格式主要有兩種:傳統的縮頭式(the conventionalindented form) 和現代的齊頭式(the modern blocked form) 。
根據英國傳統做法,縮頭式要在信文每一段縮排五或六個字母的空間,有時可能會縮排更多。現在,齊頭式在商務英語書信中使用得非常普遍。它的突出特點就是所有信的內容都從信紙的左邊開始,段落與段落之間要比縮頭式多空出兩到三行,以便於區分。這種格式被稱作齊頭式(the fullblocked form) 。但是,有時把日期放在信紙的左邊會給查詢帶來不便,所以,人們使用了一種改良的齊頭式(the modifiedblocked form) ,即把日期放在右邊,而把其他內容放在左邊。
一般來說,我們通常使用單行距來佈局一封信,這會使我們所寫的信有一種緊湊感,但有些人在寫簡訊的時候,更喜歡用雙行距。
根據個人或公司的喜好,可以選擇使用齊頭式或縮頭式。但不論選擇哪一種格式,一般商務英語書信的結構都包括以下幾部分內容:
(1) 信頭(the letter - head)
(2) 案號和日期(the reference and date)
(3) 封內名稱和地址(the inside name and address)
(4) 開頭稱呼語(the salutation)
(5) 信文(the message or the body of the letter)
(6) 結尾敬語(the complimentary close)
(7) 寫信人簽名或簽署(the writer’s signature and designation)
(8) 注意事項(the attention line)
(9) 事由、標題(the subject line)
(10) 經辦人代號(the reference notation)
(11) 附件(the enclosure)
(12) 抄送(the carbon copy notation)
(13) 附言(the postscript)
在商務英語書信中,上述每一部分內容都有自己固定的位置,包含自己獨特的內容,它們是不能隨意互換的。
信頭所包含的是寫信人的基本情況,包括他的姓名、地址、電話號碼、電傳號碼以及傳真號碼甚至E - mail 地址。信頭在信紙的最上方,有的公司把信頭直接印在所使用的信紙上。質量優良的信紙以及一個整潔、勻稱的信頭,可以展示一個公司的風采,增強公司的信譽。
案號是寫信時所給的、以便查詢的字母或數字。經常以“Our ref”和“Your ref”來區分。它的位置一般是在信頭的右邊。而日期在信頭以下三行或四行,不管是齊頭式還是縮頭式,一般把日期放在右端,這可起到行尾的作用,使信看上去更整齊。在商務英語書信中,日期一定要寫全,不能用數字的形式,因為美國和英國的日期標示法是不同的。英國的日期標示法是“24thMarch. 2002”, 而美國的'日期標示法則是“March24 ,2002”。月、日的後面用逗號,年份後面不用標點。
封內名稱和地址即收信人的名稱和地址,要放在信紙的左上方,在日期以下三行或更多行,這可根據信的長短來定。
封內名稱和地址要用齊頭式,
緊靠信紙的左邊,這樣會使信看上去整齊。
開頭稱呼語是寫信人開始信文的禮貌用語,一般商務英語書信中多用Dear Sir , Dear Sirs 或Gentlemen ,並且獨立成行,在封內名稱和地址以下三行。在Dear Sir 或Dear Sirs 後面用逗號,而在Gentlemen 後面用冒號。
信文是實質性的內容,信文的書寫要求是簡潔、清晰、禮貌;語法正確,切中要點;段落劃分明確,每段集中於一個話題;列印準確,佈局要有藝術性,使你的信件看上去賞心悅目。尤其注意頁邊空欄,它是信文的框架。信文多用單行距,有些簡訊可用雙行距。
結尾敬語是信件結束時的一種禮貌用語。它只是一種禮貌用語,在信中沒有實際意義,傳統使之成為必須,並已成為習慣,所以一直沿用至今。傳統的結尾敬語有: Yours faithfully , Yours truly(多用於美國) 等,也有人用倒裝的Faithfullyyours , Truly yours 等。結尾敬語必須和信文緊連一起,不能分開,更不能把它單獨放到另一頁。如遇此種情況,則信件必須重新安排、列印。
簽署是寫信人或其所代表公司的名稱或標記。公司名稱可以列印,而主管人簽名則必須是手寫,兩者都不可用印章代替。這部分在結尾敬語以下三行,大約留出五行或更多的空間。
注意事項的習慣用語是:For the attention of 或簡單的Attention ,下面一般要加上橫線。當信件是寫給特定的人或主辦部門時,則用此用語。它在開頭稱呼語以上兩行。除齊頭式外,可放在信文以上中間。
事由或標題在開頭稱呼語以下兩行,下加橫線,除齊頭式外,一般放在信文以上中間。經常是用一詞或簡單的幾個詞來表示信文的主題,讓收信人先對所談內容有所瞭解。
經辦人代號在簽署以下兩行。是打字員名字的首字母縮寫,可用小寫,也可用大寫。
附件在經辦人代號以下兩行。寫信人可標示出一個或多個信中所提到的附件。經常使用的形式有: Enclosure , Enclosures ,Encl. ,Enc. 等。
抄送在附件以下兩行。抄送有明、暗兩種方式。明示的標記為cc ,後面加上收件人或公司的名字,可列印在原件和影印件上。暗示的標記為bcc ,後加收件人或公司的名字,只打印在影印件上,並且只有寫信人和收信人知道。
附言在抄送以下兩行。如寫信人想增加些信中忘記提到的內容,可用此方式,但應儘量避免使用。因為它可能會給人一種錯覺,即在寫信前,你未能很好地安排你的信件。這可能會影響到你的信譽。
在上述十三部分內容中,前七部分是每一封商務英語信件所必需包含的內容,而後幾部分則是可有可無的。
總之,當你書寫商務英語書信的時候,必須謹記:選定一種格式,堅持使用,不能變來變去;結構中的內容要安排合理得當,所必需的七部分內容一個都不能少。佈局好的信件是雙方交易的好的開始。一封佈局優雅、端莊勻稱的信件,會留給人一種良好的印象,促進雙方的進一步往來,直至交易的達成。